የሥራ ቦታ ስብሰባ ወይም ጉባኤ በጽሁፍ መዝገብ መያዝ
ይህን ተግባር በጥሩ ሁኔታ ለመያዝ የሚያግዙ አንዳንድ ጠቋሚዎች እነኚሁና. ከስብሰባ በፊት, በወቅቱ እና ከእሱ በኋላ ምን ማድረግ እንደሚችሉ ይረዱ.
ከስብሰባው በፊት
- የመቅጃ መሳሪያዎን ይምረጡ-መጀመሪያ ማድረግ ያለብዎት ማስታወሻዎን እንዴት እንደሚወስዱ ነው. ወደ ት / ቤት ትሄደዋለህ እና ቅጠልና ወረቀት ይጠቀማሉ ወይም በቴክ አፕስ ይገናኛሉ እና የላፕቶፕ ኮምፒተር, ታብሌት ወይም ስማርትፎን ይጠቀማሉ. እሱ ወይም እሷ የሚመርጡት አንድ ዘዴን እንዲጠቀሙበት ይፈልጉ እንደሆነ ለማወቅ ከአለቃዎ ጋር ይነጋገሩ. E ጅግ የማይቻል ቢሆንም ይቻላል.
- ምርጫዎ የመሳሪያዎ ስራ በትክክል ስራ ላይ እንደሆን እና የመጀመሪያው ቅጂዎ እንዳይሳካ እርግጠኛ ይሁኑ. አንድ ላፕቶፕ ይዘው ቢመጡ, ለምሳሌ, ብዕር እና ወረቀትም በእጅ የተሻሉ ናቸው. ኮምፒውተርዎ ከተበላሸ ለመጻፍ የሚፈልገውን ነገር ሲፈልጉ ስብሰባውን ማቆም አያስፈልግዎትም.
- ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት የስብሰባውን አጀንዳ ያንብቡ. ለደቂቃዎችዎ ዝርዝር ንድፍ ለማዘጋጀት ይፈቅድልዎታል. በእሱ ላይ በእያንዳንዱ ነገር ላይ የተወሰነ ቦታ ይተዉ እንዲሁም ማስታወሻዎን ይፃፉ. ይህ ማድረግ ስብሰባው የሚመራው ግለሰብ አጀንዳውን እስከያዘ ድረስ ስራዎን ቀላል ያደርገዋል.
በስብሰባው ወቅት
- አንድ የተጠባባቂ ወረቀት መዞር እና እያንዳንዱ ሰው መግባት እንዳለበት ያረጋግጡ.በስብስባሉ የስብሰባ ደቂቃዎች ውስጥ ሁሉንም ተሳታፊዎች ዝርዝር ማካተት ይኖርብዎታል.
- ማን እንደሆንክ ማወቅህን አረጋግጥ. በዚህ መንገድ እርስዎ መረጃውን የሚናገር እና በትክክል የሚቀይሩበትን ሁኔታ መለየት ይችላሉ.
- ስብሰባው የሚጀምርበትን ጊዜ ልብ ይበሉ.
- እያንዳንዱን አስተያየት ለመጻፍ አይሞክሩ. ዋናዎቹን ሀሳቦች ብቻ ማካተት አይከብድም. እርስዎ የማይስማሙባቸውን ዕቃዎች ላለመተው በጣም ይጠንቀቁ. አድሏዊነትዎ ተጽእኖ ማሳደር የለበትም. ያስታውሱ ይህ ይፋዊ መግለጫ ነው እና ስለተከሰተው ነገር ያለዎትን አስተያየት አይደለም!
- ሁሉንም እንቅስቃሴዎች, የፈጠራቸውን እና የምርጫ ውጤቶቹን ይጻፉ, ማንኛውም ካለ; አንድን ሰው ማን እንደማያስቀምጥ መጻፍ አያስፈልግዎትም. እርግጥ የድርጅትዎ ደንቦች ሊለያዩ ይችላሉ, ስለዚህ በመጀመሪያ ማረጋገጥ.
- ለማንኛውም የውይይት መድረኮች ወይም ውይይቶች እስከ ሚቀጥለው ስብሰባ ድረስ ተዘዋውረው ከሆነ ማስታወሻውን ያዙት.
- የስብሰባው የመጨረሻ ጊዜ መዝግብ.
ከስብሰባ በኋላ
- ከጥቂት ደቂቃዎች በኋላ ሁሉም ነገር በአእምሮዎ ውስጥ አዲስ በሚሆንበት ጊዜ ደቂቃዎቹን በደንብ ይፃፉ. በእርስዎ ማስታወሻ ውስጥ ስህተት ካጋጠመዎት ወይም ጥያቄ ካለዎት ከሌሎች ተሳታፊዎች ጋር በመነጋገር በቀላሉ በፍጥነት እንዲጸዳ ማድረግ ይችላሉ.
- በደረጃዎቹ የመጨረሻ ቅጂ ላይ, የድርጅቱን ስም, የኮሚቴሉን ርዕስ, የስብሰባ አይነት (በየቀኑ, በየሳምንቱ, በየወሩ, በየዓመቱ ወይም ልዩ) እና ዓላማውን ያካትቱ.
- የጀመረበትን እና ያበቃበትን ጊዜ ስጣቸው.
- የተሰብሳቢዎችን ዝርዝር እና ስብሰባውን ማን እንደሚያስተዳካው ማስታወሻ ያቅርቡ. እንዲሁም ደቂቃዎቹን እንደወሰዱ እዚህ ማሳወቅ ይችላሉ. ስምዎን በተሳታፊዎች ዝርዝር ውስጥ ይካተቱ, እና ከስምዎ ቀጥል በተሰሩ ቅንፎች አማካኝነት ደቂቃዎች እንደወሰዱ ይናገሩ. በአማራጭ, በሰነዱ መጨረሻ ላይ ስምዎን "በአክብሮት ተረክበው" በሚለው ጽሁፍ በመፈረም መፈረም ይችላሉ.
- ከማስገባትዎ በፊት ደቂቃዎች ተረጋግጣለሁ. የተካፈሎውን ሌላ ሰው እንዲመለከት ጠይቁ. ድንገት አንድ ነገር ወጥተው ከሆነ እሱ ወይም እሷ ሊያሳውቋቸው ይችላሉ.
- አለበለዚያ ለማይሄድ ካልሆነ በቀር ስብሰባውን ለሚመራው ሰው ያስረክቡ.