ዝግጅትዎ ምኞትዎን እንዲያሳኩ ይረዳል
ከስብሰባ ደቂቃዎች ጋር , ተሳታፊዎች ስብሰባን ተከትሎ የሚሰጣቸውን ሰነዶች , አጀንዳው ለስብሰባው እና ለቀዳሚው ስብሰባ የተያዘ ሪፖርት ነው.
በአንድ መደበኛ ፕሮግራም ላይ ያልተያዘ ስብሰባ ላይ መድረክ በሚኖርዎት ጊዜ የሚከተሉትን እርምጃዎች ይረዳሉ. በዚህ ፅሁፍ ውስጥ ለዘልታዊ ስብሰባዎች አጀንዳ አብነት ያያሉ. ሁለቱ የስብሰባ ዓይነቶች ተመሳሳይ የአጀንዳ እቃዎችን ያጋሩ ነገር ግን ተመሳሳይ አይደሉም.
የስብሰባ አጀንዳ ማዘጋጀት
መጀመሪያ, ሌሎች ሰራተኞቹን ስብሰባ ለማቀድ እንዲረዳዎት ይፈልጉ እንደሆነ ይለዩ. ከዚያም ስብሰባውን በመያዝ ምን እንደምታደርጉ ተወስኑ. ለስብሰባዎ ሊለታዊ ግቦች ያስቀምጡ . እርስዎ ያስቀመጧቸው ግቦች ውጤታማ የስብሰባ እቅድ ለማዘጋጀት ማዕቀፍ ያዘጋጁታል. በስብሰባው የጊዜ ገደብ ውስጥ ሊደረስ ከሚችለው በላይ በሆነ መልኩ እንዳልተዘጋጁ ያረጋግጡ.
እንደ ስቲቨን ኮቪይ "በሰዎች ውጤታማነት ውስጥ ባሉ ሰባት ኣሠራሮች", "ከአዕምሮ ጋር ይጀምራል." የስብሰባዎ ዓላማ የስብሰባውን, የስብሰባውን አጀንዳ እና ስብሰባ ተሳታፊዎችን ይወስናል.
አጀንዳ መገንባት ለስብሰባው እቅድ ማዘጋጀት ላይ ነው.
ስብሰባውን በመያዝ ለማከናወን የሚፈልጓቸውን ዋና ግቦች ወይም አላማዎች ይጀምራሉ. አንዴ ግብዎን ከወሰኑ, አጀንዳዎን ለማቀድ ተጨማሪ ሰራተኞችን እርዳታ መፈለግ አለመፈለግዎን ማወቅ ያስፈልግዎታል. አዎ ከሆነ, ተጨማሪ ስብሰባ እንዲፈጠር ላለመፍጠር የስብሰባ አጀንዳዎን በኢሜል ወይም በጽሁፍ ለማዘጋጀት ይጋብዟቸው.
የስብሰባ አጀንዳዎን በሚያዳብሩበት ጊዜ የሚወስኑ ውሳኔዎች
አጠቃላይ ግቦችዎን ከወሰኑ በኋላ እርስዎ ወይም ቡድንዎ የሚከተሉትን ውሳኔዎች ማድረግ አለባቸው. ከስብሰባው ዓላማ ወይም ግብ በተጨማሪ, እነዚህ እቃዎች በስብሰባ አጀንዳ ውስጥ ይታያሉ.
- ለእውነተኛ ስብሰባዎች የሚያስፈልጉ ተሳታፊዎች,
- ዓላማውን ወይም ዓላማን ለማሳካት ውይይት ወይም እርምጃ የሚያስፈልጉ ነገሮች,
- የቡድኑን የጠበቁት የጊዜ መጠን ለእያንዳንዱ ንጥል ማብራሪያ ያስፈልገዋል,
- ለስብሰባው ቀን እና ሰዓት,
- ለስብሰባው ሁሉንም ተሳታፊዎች በተገቢ ሁኔታ እንዲይዙ የሚያስችል ተስማሚ ቦታ,
- ለስብሰባ ቅድመ ስራ. ይህም ማንኛውም የንባብ, የሰነድ , የውሂብ, ስብሰባ ቀጠሮዎች, ከቀዳሚ ስብሰባዎች, ወይም ከእውነተኛ ስብሰባዎቻቸው ጋር በስኬታማነት የሚዘጋጁ ሌሎች ዝግጅቶችን ያጠቃልላል. ይህ ዝግጅት ለተጋበዙ ተሳታፊዎች በሚያሰራጩበት ጊዜ ከስብሰባው ማስታወቂያ እና ከአጀንዳ ጋር ማያያዝ አለበት.
ከላይ ከተዘረዘሩት ውሳኔዎች በተጨማሪ የመደበኛ ስብሰባ ስብሰባ አጀንዳዎች የሚከተሉትን ማካተት አለባቸው:
- የስብሰባውን ዓላማ, አጀንዳ, እና የተጠበቁ ውጤቶች እና ምርት ይገምግሙ.
- የቀደመው ስብሰባ ሂደቱን ይመልከቱ.
- በቀድሞው ስብሰባ ላይ የተደረጉ ተሳታፊዎችን እና የድርጊት መርጃዎችን ተሳታፊዎችን መገምገም.
- የማስታወሻው ተሳታፊ ወይም መሪው በስብሰባው ወቅት በመጨረሻ ተሳታፊዎች የተደረጉትን መያዣዎች በመጨረሻው አጀንዳ ላይ በመገምገም መገምገም አለባቸው.
የስብሰባ አጀንዳዎን ለማሟላት ማን መተዳድር እንዳለባቸው መወሰን
አንዴ ግብዎን ሇማሳካት ስብሰባ ሇመሰብሰብ እንዯወሰኑ ከወሰኑ የተሳታፊዎችን ዝርዝር ማዘጋጀት ያስፇሌግዎታሌ.
እያንዳንዱ ሠራተኛ በእያንዳንዱ ስብሰባ ውስጥ መሳተፍ የለበትም ወይም አይደለም, ነገር ግን ትክክለኛውን ተሳታፊዎች መጋበዝ የመሳካት እድሎዎን ከፍ ያደርገዋል.
የስብሰባ አጀንዳዎን ለማሟላት ተሳታፊዎችን እንዴት መለየት እንደሚቻል
አንድ ጊዜ ወይም አጭር ተከታታይ ስብሰባዎች ተሳታፊዎችን ወይም ተከታዮቹን ለሚከተሉት ጥያቄዎች በመጠየቅ ለመደበኛ እና ቀጣይ ስብሰባ በመመደብ ይግለጹ.
- ቡድኖቹ የሚያዳግቱትን መፍትሄ ማን ማነው?
- ቡድኖቹ እየተወያዩበት ሂደት ባለቤት የሆነው ማነው?
- እያሰራጩ ያሉትን መረጃ ማወቅ ያለበት ማን ነው?
- የውሳኔ አሰጣጥን ለመምራት ውሂብን እና እውነታዎችን ማን ሊያቀርብ ይችላል?
- ለቡድኑ ለማጋራት ልምድ ወይም እውቀት ያለው ማን ነው?
- ለማንኛውንም መፍትሔዎች ወይም ተግባራት መተግበርን የሚደግፍ ማን ነው?
- የስብሰባውን ውጤት ለማከናወን ፈቃድ ወይም ምን ምን ማቅረብ አለብን?
- ማናቸውንም መፍትሔዎች ወይም አቅጣጫዎችን ተግባራዊ ማድረግ ማን ሊቃወም ይችላል?
በተደጋጋሚ የታቀዱ ስብሰባዎች የስብሰባ ስብሰባ ያስፈልግዎታል?
እያንዳንዱ ስብሰባ ብጁ የተደባለቀ አጀንዳ አያስፈልገውም. አብዛኛዎቹ ሰራተኞች ለት / ቤትዎቻቸው ወይም ለቡድን ሰራተኞች መደበኛ ስብሰባ መርሐግብር ይኖራቸዋል. በተጨማሪም እርስዎ የሚሳተፉበት ቡድኖች እና ፕሮጀክቶች አለዎት.
በመካሄድ ላይ ያለ ፕሮጀክት በእያንዳንዱ ስብሰባ ላይ አዲስ የተደራጀ አጀንዳ አያስፈልገውም, ነገር ግን የእርስዎ ቡድን ለስብሰባዎ መደበኛውን አቀማመጥ በመከተል በሚገባ ያገለግላል.
በመደበኛነት የተያዘው የሰራተኛ ስብሰባው በሶስት ክፍሎች የተከፈለባቸው እያንዳንዳቸው መደበኛ የአጀንዳ እቃዎች, ማለትም የመረጃ ልውውጦች, የተግባር እቃዎች, እና ወደፊት ማቀድ ናቸው.
በመደበኛነት የታቀዱ ስብሰባዎች ስብሰባ ስብሰባ ክፍሎች
የመረጃዊ እቃዎች
ለእያንዳንዱ ስብሰባ መረጃ ሰጪ የሆኑ ማንኛቸው አጀንዳ ክፍሎች ይፃፉ. ለምሳሌ, የሥራ አስፈፃሚው በቡድኑ ውስጥ በአስተዳደር ስብሰባ ውጤት ላይ ያተኩራል.
የእርምጃ ንጥሎች
በቡድኑ አጀንዳ ላይ የቡድኑ በየጊዜው በተያዘለት የጋለ ምልልስ ስብሰባ ላይ ለመገምገም የሚፈልጓቸውን ንጥሎች ያስቀምጡ. ለምሳሌ, ለጊዜ ወቅቱ በጀት ያከናውናል, እና የወሳኝ ቁጠባ መለኪያዎችን እና ቀጣይነት ያለው ማሻሻያዎችን ለመለየት.
ወደፊት እቅድ ማውጣት
ቡድኑ በቅድሚያ ለማቀድ ወይም ለማዘጋጀት የሚፈልጋቸውን እቃዎች አዘጋጅ. ለምሳሌ ለቀጣዩ ወር የአጭር ጊዜ ግቦች ወይም በሚቀጥለው የሥራ ምድብ ላይ የስራ ባልደረቦች ድጋፍ አስፈላጊነት.
የስብሰባ አጀንዳዎን ሲነቅሉ እነዚህን መመሪያዎች ከተከተሉ, ስብስብዎ ውጤቶችን ውጤት ያስገኛል የሚለውን ዕድል ያመጣሉ.
በመደበኛነት ለተያዘ ስብሰባ ስብሰባ ናሙና ስብሰባ
ስብሰባዎ እርስዎ የሚፈልጉትን ውጤት እንዲያመነጭ ለማድረግ ይህን የናሙና አጀንዳ ለመደበኛ ስብሰባ በተዘጋጁበት ስብሰባ ይጠቀሙ.
- ሞቅ ያለ አቀባበል እና ሰላምታ. ቡድኑ ምን ያህል በተደጋጋሚ እንደተገናኘ አመላካች የአረና ብረር ማቆሚያ ይመረጣል .
- የስብሰባውን ዓላማ, አጀንዳ, እና የተጠበቁ ውጤቶች እና ምርት ይገምግሙ.
- የቀደመው ስብሰባ ሂደቱን ይመልከቱ.
- ቡድኑ የሚያስፈልገውን ተገቢውን የክፍል እና የኩባንያ መረጃ ያቅርቡ.
- በተግባራዊ እቃዎች, የድርጊት እቅዶች, እና ግዴታዎች ላይ ያለውን ሂደት ይመልከቱ. በግቦች ላይ የቡድን ግስጋሴን ይመልከቱ.
- በዚህ ስብሰባ ላይ ስለ አጀንዳ ዝርዝሮች ተወያዩ እና ውሳኔዎች ያድርጉ.
- ቀጣዮቹን ደረጃዎች ይለዩ.
- ለሚቀጥለው ስብሰባ ዓላማ, ውጤትና አጀንዳ መለየት.
- ስብሰባው ሲያበቃ, ማስታወሻው ተሳታፊዎች በስብሰባው ወቅት ያደረጓቸውን ቃሎች መገምገም አለባቸው.
- የቡድኑ ካልሆኑ ሰዎች የሚያስፈልገውን ማንኛውንም ድጋፍ ይለያሉ እንዲሁም ተሳታፊዎችን / ግለሰቦች እንዲነጋገሩ ያደርጋል.
- ከስብሰባው ተሳታፊዎች ውጭ ግንኙነታቸውን እንዴት ማጠናቀቅ እንደሚችሉ ማወቅ እና መወሰን እንዳለባቸው ማወቅ.
- ስብሰባው ከተደረገበት ከ 24 ሰዓታት በኋላ ማስታወሻዎችን ይላኩ ወይም ማስታወሻው በኤሌክትሮኒክ መንገድ (ማስታወሻ) ይወሰዳል.
ውጤታማ ስብሰባዎችን በተመለከተ ተጨማሪ የሚዛመዱ