የስብሰባ መሪዎቹ ግባቸውን ለማሳካት ላደረጉት ስኬታማ ስብሰባ ቁልፍ ናቸው
ስብሰባውን የሚመራው ማን ነው?
የስብሰባ መሪው ስብሰባዎችን እና ቡድኖችን ስኬታማ ለማድረግ ቁልፍ ነው.
እንደ አመራር መሪ ሆኖ የሚያገለግለው ሠራተኛ እጅግ ወሳኝ ነው. በአንዳንድ ስብሰባዎች ውስጥ መሪው የመምሪያው መሪ, የቡድን መሪ ወይም በአመራር የተሾመ ግለሰብ ተነሳሽነት ለመምራት ነው. እነዚህ ሰራተኞች እንደ አለቃ ወይም መሪነት ያላቸውን ችሎታ በመሳሰሉ ችሎታቸው ምክንያት ለእነሱ የአመራር ሚና ተመርጠዋል.
በሌሎች ጊዜያት, አንድ ሠራተኛ በተፈጥሮው እንደ መሪ ሆኖ ሊወጣ ይችላል. እነዚህ መሪዎች ሌሎች ሰራተኞች የሚፈልጓቸውን እና የሚያከብሯቸው ሰራተኞች ናቸው. በአንዳንድ ወቅቶች, አንድ ቡድን አባላት በአመራሮቹ መካከል የአመራር ሚናቸውን ለማዞር ሊወስኑ ይችላሉ. ይህ ሁሉም የቡድኑ አባላት ስብሰባዎችን መሪዎች በማድረግ ችሎታቸውን ማሳደግ እንዲቀጥሉ እና በአጠቃላይ ስኬታማ ስብሰባዎች እንዲፈጠሩ ያደርጋል.
የስብሰባ መሪው ኃላፊነቶች
የመሰብሰቢያ መሪ መሪ ሃላፊነቶች ናቸው.
- ሊከናወን የሚገባውን ግብ, ተግባር ወይም አላማ ይወስናል. ይሄ አብዛኛውን ጊዜ የሥራ ምድብ ወይም የመሪዎች የሥራ ዝርዝር መግለጫ ክፍል ነው.
- አንድ ግብ ለመድረስ ግብ ወይም ዓላማን ለማግኘት ወይም የተፈለገውን ውጤት ለማስገኘት የተሻለው ዘዴ እንደሆነ ይወስናል. ጥያቄውን ይመልሱ, ስብሰባ ያስፈልገዋል?
- ስብሰባውን ለማቀድ ለማገዝ ማገዝ እንዴት እንደሚያስፈልግ ይወስናል.
- በቡድን ወይም መሪ ሆኖ ለስብሰባ አጀንዳ ይወስናል. (በመካሄድ ላይ ያሉ ስብሰባዎች ይህ ተግባር በወቅቱ ስብሰባ መጨረሻ ላይ ይከናወናል.)
- የተጋራ የድርጅታዊ የቀን መቁጠሪያን በመጠቀም በጣም በተደጋጋሚ ጊዜውን, ሰዓቱን እና አካባቢን ይወስናል.
- እንደ ንባብ, የገንዘብ መረጃ, ታሪክ, ተያያዥ የቡድን ስብሰባዎች እና የመሳሰሉትን የመሰረቱ ቅድመ ስራዎችን ያሰባስባሉ.
- ተሳታፊዎችን በመጋበዝ ለስብሰባዎች ተሰብሳቢዎች ለመዘጋጀት በተቻለ መጠን ጊዜ እንዲፈቅሩ የሚሰጡ ስራዎችን እና ቅድመ ስራዎችን ያሰራጫል.
- ስብሰባው ሂደቱን እና ማንኛውንም ግዴታ, የድርጊት ቁሳቁስ, ወይም ውሳኔዎች ለመመዝገብ ስብሰባ አስኪያጅ ወይም የቀጠለ ተቆጣጣሪ እንዳለው ያረጋግጣል. ለስብሰባ አመቺ ሁኔታ አስፈላጊ ሆኖ ሲገኝ የጊዜ ቆጣሪን ይሾማል.
- ተሳታፊዎችን ለማሞቅ የበረዶ ብስክሌት መጠቀም እና የስብሰባው ተሳታፊዎች እርስ በርስ መግባባትን እና ሀሳቦችን እና መረጃዎችን መለዋወጥ የሚችሉበትን አካባቢ መፍጠር ነው.
- በእውነቱ ቀደም ብሎ መጣ እና ስብሰባውን ይመራዋል , በተግባር ላይ እና ሁሉንም ተሳታፊዎች በማሳተፍ በስብሰባው ላይ መገኘታቸው ወሳኝ እንደሆነ ይሰማቸዋል. ይህም በሚቀጥለው ስብሰባ መሳተፋቸውን ያረጋግጣል
- ተሳታፊዎች እንዳይሰለቹ እና እንዳይሰቃዩ ለማድረግ የኩባንያው ስብሰባ ያቀርባል . የበረዶ ብስክሌቶች, ቀልድ, ወይም አዝናኝ ምሳሌዎችን መጠቀም ምንም ሳያስቀሩ መቆም አለባቸው.
- የሚቀጥሉት እርምጃዎች እና የእርምጃ ንጥሎች ተመድበው እና እንደተያዙ ያረጋግጣል.
- ለስብሰባው አጭር መግለጫ እና ለሚቀጥለው ስብሰባ አጀንዳዎችን ያቀርባል.
- የበጎ ፈቃደኛው ችግር ካለበት የድርጊት መርጃዎች በትክክለኛው መንገድ ላይ እና እርዳታ እና / ወይም መርጃዎችን ለማቅረብ ከስብሰባዎች መካከል ተሳታፊዎች ይከታተሏቸው.
ተጨማሪ መሪ መሪነት
የስብሰባው መሪ እነዚህን ሃላፊነቶች ይወስድበታል, ከግንኙነት , ሪፖርት እና የቡድኑ አፈፃፀም ጋር የተያያዙ ሚናዎች አሉት.
እያንዳንዱ የቡድን ወይም ስብሰባ አባል የመስሪያ ወይም የመገናኛ ሰራተኛ ስለ ስብሰባው ወይም ቀጣይ ቡድኑ እንቅስቃሴዎች እና እድገትን በተመለከተ የአስተያየቱን ወይም የተግባር ተግባሩን እንዲቀጥል ግዴታ አለበት. በተጨማሪም በቡድኑ ውስጥ ወይም በስብሰባ ላይ ላልሆኑ የሥራ ባልደረቦች የግብዓት ሀሳብ የመጠየቅ ሃላፊነትም አላቸው. እያንዳንዱ ሠራተኛ በእያንዳንዱ ስብሰባ ላይ መገኘት አይችልም.
መሪው የተሳተፉ ከፍተኛ ባለስልጣናትን በመጠበቅ እና በውጤታማ ግንኙነት እና ግብረመልስ አማካይነት አስፈላጊውን የማድረግ ኃላፊነት አለበት.
ከቡድኑ ወይም ከስብሰባው ውጪ ካሉ ሰራተኞች ባለቤትነት መገንባት, በተለይም የድርጅቱ መሪዎች, ቡድኑ ወይም ስብሰባው መፍትሔዎቹን ወይም ሃሳቦቹን በመገንባት, በመተግበር እና በማዋሃድ ተሳክቷል.
በስብሰባው ላይ አንድ የስብሰባ ተሳታፊ በስብስበቱ ላይ ውጤታማ ካልሆነ ስብሰባው በሚካሄድበት ጊዜ ውጤታማ የስብሰባ መሪ መሪነት ቴክኒኮችን በመመዘን ከትክክለኛው ጉባዔው ውጭ በተገቢው ስልጠና ላይ ማስተካከል ይችላል. ግለሰቡ የስብሰባውን ስኬት ከማስወገዱ በፊት ስብሰባውን የሚያካሂድ ወይንም የሌሎችን አባሎች በሚንከባከበው ስብሰባ ላይ መገኘት አለበት.
እነዚህ ስብሰባዎች ተሳታፊዎች እራሳቸውን ችላ በማለታቸው እና ውጤታማ እንቅስቃሴዎችን ሲያቋርጡ እራሳቸውን ለማገዝ የሚያስችላቸው የመጽናኛ እና ብስለት ደረጃ እስኪደርስ ድረስ አስፈላጊ ናቸው.
ውጤታማ የስብሰባ መሪ አንድ ፕሮጀክት ወይም ቡድን በተሳካ ሁኔታ ውጤታማ መሆኑን ዋስትና አይሰጥም, ግን ፕሮጀክቶች, መምሪያዎች, ስብሰባዎች ወይም ቡድኖች ስኬታማ በሚሆኑበት ጊዜ እሱ ወይም እሷ ቁልፍ ሚናዎቻቸው ናቸው.
ደቂቃዎች በደንብ ሲፃፉ እና በጊዜው ሲሰራጭ ስብሰባ ስብሰባዎች ውጤታማ ስብሰባዎች ናቸው.