እነዚህ 10 ጠቃሚ ምክሮች ሰራተኞች ለስብሰባዎቻቸው አድናቆት እንዲኖራቸው ያደርጋል
ሰዎች ፍላጎት አላቸው, ነገር ግን በጣም ውጤታማ የሆኑ ስብሰባዎች በአሳቢነት በሚያነሳሱ ጥያቄዎች እና መልሶች, የድምጽ እይታ እና ተሳትፎ ትኩረት ያደርጋሉ. እነዚህ ምክሮች ለስኬት ያመጣሉ.
- ስብሰባዎችዎን, የዝግጅት አቀራረብዎን እና የስልጠና ክፍለ ጊዜዎችን በበረዶ ጠጣር ወይም በማቀዝቀዣ እንቅስቃሴ ይጀምሩ. በአንድ ትልቅ ስብሰባ ወይም በአጭር ስብሰባ, በረዶ ጠረፋ ከግለሰብ ጋር ማውራት እና መነጋገር የሚያስችለ አንድ ጥያቄ ሊሆን ይችላል. ለምሳሌ ያህል, ሰዎች እጆቻቸውን ወደ ላይ እንዲያነሳ የሚያነሳውን ጥያቄ ጠይቁ. የበረዶ መቆራረጡ ርዝማኔ በስብሰባዎ ርዝመት ላይ የተመሰረተ ነው, ስለዚህ በጥበብ ያቅዱ.
- የእርስዎን የዝግጅት አቀራረብ ዘዴዎች ይለያዩ. እያንዳንዱ ተናጋሪ ለህዝብ ታዳሚዎች በንግግር ቅርጸቱ ከተሰማ, ፍላጎት ያላቸው ፍላጎት ያላቸው ጭንቅላት እንኳን ሳይቀሩ ቶሎ ቶሎ ይመለከታሉ. በአነስተኛ ቡድኖች ሰዎች እንዲነጋገሩ ጠይቁ.
እንደ ቪዲዮ, ተንሸራታቾች, እና የ PowerPoint ዝግጅት አቀራረቦች እና ስዕሎችን የመሳሰሉ የድምጽ-እይታዎች ቁሳቁሶችን ይጠቀሙ. ስለአዲስ የቀለም ሂደት ከተናገሩ ሰራተኞቹን ቀለም ከተሞሉ እና ከመሳሪያዎቻቸው በፊት ያሳዩ. አዎንታዊ የደንበኛ መጠይቆች እና የአስተያየት ካርዶች ይለፍፉ. - ለተመልካች ተሳትፎ እና ለስኬት እንግዶች ተናጋሪዎችን ይጋብዙ . ደንበኞችዎ ለፍላጎትዎ ስለ ፍላጎቶችና የጥራት መስፈርቶችዎ ለመናገር ብዙ ማለት ይችላል. ለትርፍ ያልተቋቋሙ የበጎ አድራጎት ማህበራት ተባባሪ የሆነ አንድ ደንበኛ ድርጅት ልገሳዎቻቸውን ከሚቀበሉ ድርጅቶች የእንግሊዘኛ ተናጋሪዎችን ያቀርባል. የእርስዎ ሰራተኞች ከገንዘብ የሚደግፉ ድርጅቶች ዴቨሎፐሮች ጥቃቅን ናቸው.
- ውይይት ለመጀመር ጥያቄዎችን ያበረታቱ. ሰዎች ጥያቄያቸውን በጋዜጣውና በስብሰባው ወቅት እንዲጽፉ መጠየቅ. እርስዎ በሚሄዱበት ጊዜ ለእያንዳንዱ ተናጋሪዎች የሚነገርላቸው ጥያቄዎች ጊዜ ይጠብቁ.
ጥያቄውን ወዲያውኑ እና በትክክል መመለስ ካልቻሉ ትክክለኛው መልስ ሲኖርዎት ከእነሱ ጋር መልሶ እንደሚመለሱ ይንገሯቸው. ጥያቄዎች ጥያቄዎች ጊዜ ካለፉ, በርዕሱ ላይ አንድ ስብሰባ ያቅዱ.
- ብዙውን ጊዜ ችላ የተባለ ሆኖም ወሳኝ የሆነ የስብሰባ ዘዴዎች እያንዳንዱ ተናጋሪ እርሱ ወይም እርሷ በተጠየቀ ቁጥር ለሚጠየቁ ጥያቄዎች ሁሉ እንዲናገር መጠየቅ ነው. ጥያቄውን የሚያቀርበው ሰው ተናጋሪው ጥያቄውን ተረድቷል. በስብሰባው ላይ የሚገኙ ሌሎች ሰዎች ጥያቄውን ሊሰሙ እና ሊያውቁት ይችላሉ, ግን ጥያቄውን ከአስተያየቱ መልስ ብቻ ሳይሆን ምናልባትም በተሳሳተ መንገድ ያጥፉት.
- ለእርስዎ የወቅታዊ ስብሰባ ግብ ይለጥፉ. በአንድ የአንድ ሰዓት ስብሰባ ላይ የኩባንያውን እያንዳንዱን ገፅታ ማቅረብ አይችሉም. እንግዲያው, አስፈላጊ እና ወቅታዊ የሆኑትን ጉዳዮች ወስኑ እና ስብሰባዎቹን በእነሱ ላይ ያሳልፉ. የአብዛኞቹን ተሰብሳቢዎች ፍላጎቶችም ግምት ውስጥ ያስገቡ.
ያስታውሱ, እንደ Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, ኢሜል እና IM ያሉ እንደዚህ ያሉ ፕሮግራሞችን የሚያካትቱ የካምፓኒ መረጃዎችን ለመለዋወጥ ሌሎች ዘዴዎች አሉዎት. የስትራቴጂክ ኩባንያ መረጃን መገናኘት በስብሰባ ላይ መከናወን አያስፈልገውም. - አጀንዳውን በጥንቃቄ ይሙሉ. የአብዛኛውን ተሳታፊዎች ፍላጎቶች እና ጥቅሞች ለይ. ተሰብሳቢዎቹ ጥሩ ስሜት እንዲሰማቸው በሚያደርጉት የምሥራች ይጀምሩ.
በየወሩ በአጀንዳው ላይ የንግግሩን ቅደም ተከተል ይቀይሩ. ሰዎች በሰዎች መማረክ አይፈልጉም. ሰዎች በአጀንዳው ዙሪያ አስፈላጊ ነገሮችን ያሰራጩ, ስለዚህ ስብሰባው እስኪያበቃ ድረስ, ወይም የመጨረሻውን እቃዎች ያን ያህል አስፈላጊ እንዳልሆኑ ያስቡ. - ከብዙ ዓመታት በፊት በዎል ስትሪት ጆርናል ላይ የወጣ አንድ ጽሑፍ, የዩናይትድ ስቴትስ ሥራ አስኪያጆች ሁለት ነገሮችን በትክክል ካደረጉ የ 80 በመቶውን ጊዜ እንደሚያጠራቁ ተናግረዋል. የመጀመሪያው ሰው አጀንዳ ነበረው. ሁለተኛው ሰዓት በጊዜ መጀመር እና በጊዜ መጨረስ ነበር . እኔ እያንዳንዱ ተናጋሪ ርዕሰ ጉዳዩን ለመሸፈን አስፈላጊውን ጊዜ እንዲፈቅዱ መፍቀድ አለብዎት. በጊዜ ገደባቸው ያዙዋቸው - በመልካም ሁኔታ.
- ሰዎች ለስብሰባው ይዘት ትኩረት ለመስጠትና አካላዊ አካባቢውን ያደራጁ . ማንም በጀርባዎ ወይም ወደ ድምጽ ማጉያዎችዎ ጎን መቀመጥ የለበትም. እንዲሁም ለሁሉም ተሳታፊዎች መቀመጫዎች እንዳሉና ማስታወሻ መያዝ አስፈላጊ ከሆነም, ለመጻፍ የሚረዳው ወጭም እንዲሁ. ምስሎችን ማየት የሚቻል እና ሰዎች ሊሰሙት እንደሚችሉ እርግጠኛ ይሁኑ. ማይክሮፎን መጠቀም ሊኖርብዎት ይችላል. ለመመልከት በክፍሉ ዙሪያ ፔዳል ወይም ናሙናዎችን ማለፍ ይችላሉ.
- ስብሰባ ላይ ያለውን የምግብ ኃይል አቅልላችሁ አትመልከቱ. ምግብ አዘቅት አከባቢን ያዝናና, ሰዎች ለሰዎች ምቾት እንዲሰማቸው, ሰዎች መልካም የኃይል ደረጃ እንዲሰፍሩና የቡድኑ የቡድኑ አባላት እንዲገነቡ ያግዛል. የቡድንዎን የተለያዩ ፍላጎቶች በሚያቀርቡት ምግብ በኩል እንዲያገኙ ያድርጉ. ለምሳሌ ያህል, ከዶኔስ በተጨማሪ ፍራፍሬ እና ዱጎት ያቅርቡ. በመደበኛ ሸራዎች አማካኝነት ቬጂቴሪያን እና ኮዝር የሞቀ ውሻዎችን ይስጡ.
ለተሳካ ስብሰባ እንዲኖርህ የሚያስፈልግህ:
- የድምጽ ማቆሚያ ቦታ ወይም ሰንጠረዥ
- ማይክሮፎን
- አጀንዳ
- የሚታዩ ዕጾች