የስብሰባውን ደቂቃ እንዴት (እና ለምን) መመዝገብ እንደሚቻል
ደቂቃዎች አብዛኛውን ጊዜ የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- የተሳታፊዎቹ ስም,
- የአጀንዳ ዝርዝሮች ,
- በተሳታፊዎች የተደረጉ ውሳኔዎች,
- በተሳታፊዎች የተደረጉ የክትትል ድርጊቶች,
- የመሰጠት ግዴታ የሚጠናቀቅበት ቀን, እና
- ለወደፊቱ ግምገማ ወይም ታሪክ የተመዘገቡ ሌሎች ዝግጅቶች ወይም ውይይቶች.
ምሳሌዎች የስብሰባ ደቂቃዎች በስብሰባው ጊዜ በሚሰጡት ውሳኔዎች እና በተሳታፊዎች የተሰጡ ስራዎች ላይ ያተኩራሉ. ግዴታዎቹ ከተገቢው ቀናት ጋር እና ለስብሰባ ተሳታፊዎች ለተሳሳተ ግንዛቤ ለማሟላት የሚያስፈልጉ ሌሎች ዝርዝሮች ጋር አብረው ይመጣሉ.
የስብሰባ ደቂቃዎች እንደ ታሪካዊ ሰነድ
እንደ ታሪካዊ ሰነድ, ውሳኔ ለመወሰን ምክንያት የሆኑትን ቁልፍ ሐሳቦች ወይም ውይይቶች ለማቅረብ ጠቃሚ ናቸው. ለምሳሌ, አንድ የቡድን አባል ሲገመግሙ, "እዚህ ግብ ላይ ስንሆን ምን እያሰብን ነበር?" ብለው ሲጠይቁ ቆይተው መልስ በመስጠት.
ውጤታማ የስብሰባ ደቂቃዎች ቡድኑ ያብራራቸውን አምስት አማራጮች እና አንዱ በሌላው መንገዶች ላይ እንዲመረጥ የተመረጠበትን ምክንያት ያመጣል.
የተለመደው የቢዝነስ ስብሰባ ስብሰባ ውጤታማ ስብሰባዎች እያንዳንዱን ውይይት መመዝገብ አይጠበቅባቸውም.
እነሱ ደግሞ ምን እንደተናገሩት ማን መሆን የለባቸውም, እና አይገባም. በተጨማሪም እያንዳንዱ ተሳታፊ በዝርዝር የሰነዘሩትን ሰነድ ማቅረብ አለባቸው. በተሰጠው ምሳሌ ውስጥ ውጤታማ ማስታወሻ የሚይዝ እያንዳንዱን ቃል ከመጻፍ ይልቅ ውይይቱን በአጠቃላይ ያጠቃልላል.
(ይህ ሕግ እንደ ህጋዊ እርምጃ, የፍርድ ችሎትና የመሳሰሉትን በመሳሰሉ ጉዳዮች ውስጥ ይህ ደንብ ከሌሎች የህግ ዓይነቶች የተለየ መሆኑን ይወቁ.
እነዚህ ደቂቃዎች የውይይቱ እና መግለጫዎች ትክክለኛ ዘገባ ይጠይቃሉ.) ግን ግን, የተለመደው የስራ ቦታ ስብሰባዎ ግን አይደለም.
የስብሰባውን ደቂቃዎች መቼ እና እንዴት ማካፈል እንደሚቻል
በአጠቃሊይ የስብሰባ ዯቂቃዎች በስብሰባው መጨረሻ ሊይ ሇኤችአካባቢያቸው ተሳታፉዎች ይሰራጫሌ. ይህን ለማድረግ ተሳታፊዎች ስለ ግዴታዎቻቸውና የጊዜ ገደብ ማስታወቂያዎች በፍጥነት ያስተውላሉ. ይህ የማይቻል ከሆነ (ለምሳሌ, ማስታወሻ ሰጪው ስህተቶቹን ለማጽዳት ሲፈልግ) ማስታወሻው ሰሚሱን ከስብሰባው በ 24 ሰዓት ውስጥ ማሳወቅ አለበት.
ስብሰባዎቹ በስብሰባው ወቅት የተደረጉትን የአባልነት አባላት ማስታወሻዎች ያገለግላል. ተሳታፊዎቻቸው የስብሰባዎቻቸውን ግዴታዎች ወደ ቀን መቁጠርያዎቻቸው እና ዝርዝሮችን እንዲያስተላልፉ ይረዳሉ. ከሚቀጥለው ስብሰባ በፊት ተሳታፊዎች ላይ መገኘት ያለባቸው ነገሮች ለማስታወሻነት ያገለግላሉ.
(ይህ ስብሰባን በተመለከተ በጣም አስፈላጊ ከሆኑት ችግሮች መካከል አንዱን በአጠቃላይ በስብሰባው ላይ በማስተላለፍ ተሳታፊዎች ስብሰባውን ከማንበብ ይልቅ በንባብ የሚነበቡትን ለመለየት ያስችላል.) በእርግጥ ስብሰባን መስተጋብር ማለት አይደለም? ለማንኛውም ነገር እንደ ኢሜይሎች እና እንደ ኤምመርም ያሉ መሳሪያዎች አለዎት.
በቀጣዩ ስብሰባ መጀመሪያ ላይ የቅድመ ጉባዔዎትን ደቂቃዎች ለመከለስ እና ሰዎች ትክክለኛ እና ቀጣይ ደረጃዎችን እንዲፈትሹ ይፈልጓቸዋል.
ደቂቃዎች በደንብ ሲፃፉ እና በጊዜው ሲሰራጭ ስብሰባ ስብሰባዎች ውጤታማ ስብሰባዎች ናቸው. በተለይም ቡድኑ የንግዱን ስኬታማነት የሚደግፍ ጠንካራ አቋም ሲኖረው ይህ በተለይም እውነት ነው.
ስብሰባዎች ስብሰባዎችን ማካሄድ እንዴት ነው?
ለስብሰባ ስኬት ወሳኝ , ማስታወሻ ሰጪው ወይም ምላጭ በስብሰባው ወቅት ምን እንደታየባቸው ማወቅ ለሚፈልጉ ተሳታፊዎች, ታሪክ እና ሰራተኞች ስብሰባ ያቀርባል. ስብሰባው ካልተሟጠጠ የስብሰባው ስኬት ግን እየቀነሰ ነው.
ስብሰባውን የሚወስደው ሠራተኛ በአብዛኛው የቡድኑ አባል ሲሆን ስብሰባውን በሚሳተፍበት ጊዜ ማስታወሻውን ይወስዳል. በሕጋዊ ወይም በመንግስት ጉዳዮች ላይ ክርክሮች, ስነስርዓቶች, ወይም እንደ ዳኝነቶች, የግድ የቡድን ቦርድ ስብሰባዎች ወይም ተቀማጭነት ያላቸው ስብሰባዎች ባሉ ስብሰባዎች ውስጥ ያልተሳተፉ ግለሰቦች ኦፊሴላዊውን ደቂቃዎች ይወስዳሉ እንዲሁም አብዛኛውን ጊዜ ሂደቱን ይመዘግባሉ.
ሚዲንደዉን መዝግቦ የሚይዝ ሰራተኛ በትክክል ዝርዝርን ለመመዝገብ ጆሮ ሊኖረው ይገባል. ሠራተኛው በደቂቃዎች ውስጥ በሚደረገው ስብሰባ ላይ ለመሳተፍ በርካታ ተግባራትን ማከናወን አለበት.
በአንዳንድ ስብሰባዎች ውስጥ, አንድ ሰራተኛ በእያንዳንዱ ስብሰባ ላይ ደቂቃዎችን ይወስዳል. በሌሎች ውስጥ ደግሞ የመሰብሰቢያ ሰጪ ሚና ሚና ከሠራተኛው ወደ ሠራተኛ ይተላለፋል. ልክ እንደ አመራር አመራር , ማስታወሻ ደብተር ያለው ሚና አመራርን , መግባባትንና ውጤታማ የስብሰባ አመራር ክህሎቶችን ያጠነክራል .
የስብሰባው አፈጻጸም ማሟያዎች የትኞቹ ናቸው?
የመዝገብ ወይም ማስታወሻ ተቀባይ የሚጠይቀው መስፈርቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- በድርጅቱ ውስጥ የተሰጡትን ውሳኔዎች, ግዴታዎች እና ዋና ውይይቶች በትክክል ይመዝግቡ.
- አባላቱ ሊያደርጉት ከገቡበት ቀን ጋር የሚጣጣሙ አባላት የሚሰጡትን የድርጊት መርጃዎችን መዝግብ. የድርጊት ዓይነቶች አንድ ስም አላቸው, ነገር ግን ጠቅላላ ውይይቶች መደበኛ ባልሆነው የስራ ቦታ ስብሰባዎች ውስጥ ማን እንዳለ መናገሩን አይገልጽም.
- ስብሰባውን ከመውጣቱ በፊት ተሳታፊዎች በሂደቱ ማብቂያ ላይ ዋና ዋናዎቹ ውሳኔዎችና ኃላፊነቶችን ወይም የፈቃደኝነት ግዴታዎችን እና እርምጃዎችን ይገመግማሉ.
- የስብሰባው መሪም ማስታወሻው ተሳታፊው በውይይቱ ወቅት ውይይቱን በየጊዜው እንዲያጠናቅቅ ይጠይቃል.
- ቀጣዩን ስብሰባዎች በሚቀጥለው ስብሰባ መጀመሪያ ላይ የቡድኑ ተሳታፊ ስብሰባውን የሚመለከቱ ደቂቃዎች ይወስዳል. የሚከታተሉት ሰራተኞች ከደቂቃዎች ጋር የማይስማሙባቸውን ነገሮች ማከል ወይም ማረም ይችላሉ.
- ከስብሰባው በ 24 ሰአታት ውስጥ የስብሰባውን ግልባጭ ቅጂ ማሰራጨት ለብዙ አመታት ለአመቻቾች አመታዊ መመዘኛ ነው . አሁን ግን መቅረዙ አብዛኛውን ጊዜ እንደ ላፕቶፕ ወይም አይፓድ የመሰለ ኤሌክትሮኒክ መሣሪያዎችን የሚወስድ ይመስላል. ስለሆነም ማስታወሻው ተሳታፊው በስብሰባው ላይ ወይም በአጭር ጊዜ ውስጥ የፊደል አጻጻፍ, ሰዋስውና ግልጽነት ከተደረገ በኋላ የስብሰባ ነጥቦቹን ማሰራጨት አለበት.
ሪኮርደሩ ስብሰባው ውጤቱ በተሳታፊዎች እንዲገለገሉበት እና እንዲተገበሩ ለማድረግ ስብሰባ ላይ አንድ ሚና መጫወት አለበት. ማስታወሻዎች ከሌሉ, ተሳታፊዎች በሌሎቹ ተሳታፊዎች ትውስታ ላይ መተማመን አለባቸው. ዋስትና ያለው ይህ ጥሩ እቅድ አይደለም.
የሰልጣኞች የስራ አፈፃፀም ለማሻሻል እንደ አስፈላጊነቱ ለክርክሩ ስኬታማነት ማስታወሻ ሰጭው ለስብሰባው ስኬት አስፈላጊ ነው.