በሠራተኛ አፈጻጸም መቼ, ለምን, እንዴት እና ምን እንደሚይዙ ማወቅ ጠቃሚ ምክሮች
ሰነድዎ ለአስተዳዳሪዎች እና ለ HR ሰራተኞች በጣም ወሳኝ ስለሆነ በሠራተኛዎ የስራ ታሪክ ውስጥ ያሉትን ሁሉንም ክስተቶችን ለመመዝገብ ከፍተኛ ጥረት ማድረግ ያስፈልጋል - በአዎንታዊ እና አሉታዊ የአፈፃፀም ክስተቶች.
የአመራረጣችን እና የሰራተኛ ሀላፊዎች ሁሉንም ክስተቶች በጥንቃቄ ለመመዝገብ ስለሚፈልጉ ነው.
ለምን ሰነዱ?
- ማስረጃ ማቅረብ የአፈፃፀም ጉዳዮችን ከቅጥር ጋር ተያይዞ በወቅታዊ እና አጭር ሂደቶች ላይ ተብራርቷል .
- ሰነዶች የሰራተኞቹን መሻሻል ወይም ሂደት ከጊዜ ወደ ጊዜ ለማሻሻል ያደረጉትን ታሪክ ያቀርባል. የሰራተኛ ድርጊቶች, የአስተዳዳሪው ተግባራት, እና ክስተቶች እንደተፈጸሙ የጊዜ ቅደም ተከተልና መግለጫው ነው.
- መዛግብት እንደ ዲሲፕሊን ወይም ሰራተኛ ማቋረጥ የመሳሰሉ ተገቢ ያልሆኑ እርምጃዎችን ለመውሰድ የአስተዳደር ውሳኔዎችን የሚደግፍ ማስረጃ ይሰጣል.
- መዛግብቱ አንድ ሠራተኛ በተጨማሪ ብቃት ላላቸው ሌሎች ሰራተኞች የቀረበ ማስተዋወቅ ወይም እድል ሊሰጠው እንደሚገባ የሚያሳይ ማስረጃ ይሰጣል.
- ሰነዶች የደመወዝ ጭማሪን , መቀነስ, ወይም አንድ ሰራተኛ ያልተነጠፈበትን ምክንያት ለማሳየት ማስረጃዎችን ይሰጣል.
- በፍርድ ሂደቱ ላይ, የተሟላ እና ጥልቅ ሰነዶች የአሠሪን ጥቅም ይከላከላሉ. ሰነዱ ያልተሳካ ሰራተኛን ለማቆም የአስተዳደር ድርጊቶችን ሊደግፍ ይችላል. እንዲሁም ሰራተኛው ህገ-ወጥነት እንዳለ የመሳሰሉ በተቃራኒ ህጋዊ ሆነው የተቋረጡ መሆኑን ሊያረጋግጥ ይችላል.
ምን ይያዙ
አስተዳዳሪዎች የሰራተኞች አፈፃፀም, አዎንታዊ አስተዋፅዖዎች እና የአፈፃፀም ብልሽቶች መዘገቡን መዘገብ አለባቸው ሰራተኛው ምን እንዳደረገና ምን እንደተናገረው በትክክል ምን እንደደረሰ በትክክል መዘርዘር እንዳለበት እና በሂደቱ ወይም በውይይቱ ወቅት ያከናወኑት ኃላፊ እና የተናገሩት.
በውይይቱ ወቅት የተደረጉ ስምምነቶች, ግቦች , የተጠበቁ እና የሚጠበቁ ማሻሻያዎች እና ለማሻሻል የጊዜ ሰንጠረዥ መመዝገብ አለብዎት.
ሰነዱ ሥራ አስኪያጁ ሰራተኛውን ለመርዳት የሚወስደውን ግዴታዎች ሊኖረው ይገባል.
እንዴት ሰነድ ማቅረብ
መዛግብቱ ከተመሳሳይ ሰራተኛ ጋር ተገናኝተው ወይም ወዲያው ከተፃፈበት ጊዜ ጋር መፃፍ አለባቸው. መቼ በተከሰተበት ቀን ውይይቱን በጭራሽ ላለመቅመስ መሞከር የለብዎትም. ቆይተው እስከሚቆዩ ድረስ የሰነዱን ጥራት ላይ ተጽዕኖ ያሳድራል ምክንያቱም በማስታወስ ላይ የተመሰረተ ነው.
በጣም አስፈላጊ ከሆኑት ስህተቶች አንዱ ሥራ አስኪያጆች እንደ አስፈላጊነቱ የሰራተኛ የምክክር ታሪክን እንደገና ማዘጋጀት ይችላሉ ብሎ ማመን ነው. የትኛውም የቅንጦት ልምድ እና ወቅታዊ መረጃ ያለው ልምድ ያለው ሰው በታሪክ መዝገብ ውስጥ የተሞኘ የለም. አንድ የማስታወስ ችሎታውን እንደገና የሚገነቡ አስተዳዳሪዎች ለድርጅታቸው አላስፈላጊ እና ሊቀበሉት የማይችሉ አደጋን ያስከትላሉ.
በደንብ የተደራጀ, የተጣራ እና የተደራጀ ለመመስረት የሰነድዎ ማረጋገጫ ያስፈልገዎታል. ለሶስተኛ ወገን ታሪካቸውን እያወሩ እንደሆን አድርገው ሰነዶችን ይጻፉ. ዶክመንትህን አንድ ቀን ማን ሊያነብልህ እንደሚችል አታውቅም, ስለዚህ ሙያዊነትህን እንዲያንጸባርቅ አድርግ. (የኬክለር የጣፋጭ ቅርጽ, ፖስታ, ወይም ተጣባቂ ማስታወሻዎች እንደ ሙያዊ ሰነዶች ብቁ አይደሉም.)
ሰራተኛው አዲስ ሥራ ወይም እርስዎ በድርጅትዎ ውስጥ ካገኙ ሰነዱ ወደ አንድ አዲስ ሠራተኛ ሊሄድ ይገባል.
ለማስታወስዎ እና ለሠራተኛው አዲስ ሥራ አስኪያጅ ለማሳወቅ የሠራተኛውን ስም እና ርዕስ, ስምዎን እና ርእሱ እንዲሁም በእያንዳንዱ ሰነድ ላይ ሙሉ ቀን ማስገባት ያስፈልግዎታል.
እውነት, ፍትሃዊ, ህጋዊ, ተጨባጭ, የተሟላ እና ያልተወሳሰበ ሰነድ ያትሉ. አመለካከቶችን ያስወግዱ (ማይክ ጭካኔ ነው, አሊስ ደካማ ነው, ቶም በእኔ ላይ የተናፈሰ ነው), ስም መጥራት, አርታዒያን (ጆርጅ ነው, ማርክ የአመለካከት ችግር አለው.), እና ስያሜ (ሜሪ ሃላፊነት የለውም) ጆርጅ ቡድን አይደለም ተጫዋች.).
የሰራተኞችን ባህሪ ለመተርጎም መሞከር ያስቀሩ. (Marsha ይህን ስራ አልወድም. ፓውላ ከራሷ በላይ የሆነ ይመስላል.) እንደ ገላጭ እና ተውላጥሞች (ቀስ ብሎ, ባለጌ, ደስተኛ, ብስጭ, ብልግና) ያሉ ገላጭ ቃላትን መጠቀም መቀነስ. የሠራተኛውን የተለየ ባህሪ እና ድርጊቶች ይናገሩ, አስተያየትዎን ወይም ትርጓሜዎን አይደለም.
በሰነድ ውስጥ, የሚያስፈልገው ነገር ስለ ውይይቱ ትክክለኛ ዘገባ ነው. እውነታዎቹን አጣጥፈው የተናገሩትን እና ሰራተኛው ምን እንደተናገረ ይፃፉ. የእርስዎ ሰነድ ያልተሳካ መሆኑን እና እውነታውን በትክክል መያዙን ያረጋግጡ. (በማንኛውም የህግ ሁኔታ ውስጥ, በሰነድነት በተጠቀሱት ክስተቶች ውስጥ ያሉ ስህተቶች ሁሉንም ሰነዶች ተጠይቀዋል.)
በመጨረሻም ማንኛውንም ስምምነቶች, ግዴታዎች, የጊዜ ሰሌዳዎች, የተሻሉ ማሻሻያዎች, የመግቢያ ነጥቦች እና ከማህደረ ትውስታ ሊወገዱ የሚችሉ ሌሎች ዝርዝሮችን ይጻፉ. ለተሳታፉ ቀኖች እና ለቀን መቁጠሪያ ቀናትና ጊዜ ማብቃቱን ያረጋግጡ በዚህም አለመግባባት አይከሰትም.
በሠራተኛ ሠራተኛ መዝገብ ውስጥ ምን ዓይነት ዶኩመንቶች እንደሚያስፈልጉ የሚነግሮትዎን የሰራተኛ መምሪያ መምሪያ ሰነድ መመሪያዎን ይወቁ. ማንኛውም የዲሲፕሊን እርምጃዎች ሰነዶች መካተት አለባቸው.
የሰራተኛ ሰነዶችን ለማከማቸት
ስለ ሰራተኞች የሚቀርበው ሰነድ ምስጢራተኛ እና ለሠራተኛው ምሥጢራዊ ስለሆነ, ማንኛውም ሰነድ ለሂደተሩ, ለ HR እና ቀጣይ ሥራ አስኪያጅ ሊኖረው የሚችል ምስጢራዊ ስለመሆኑ ጥንቃቄ ማድረግ አለብዎት. በመሆኑም በትዊተር ኮምፒተር ላይ የተጻፈ ሰነድ ማመሳከር አይመከርም. በእጅ የተጻፉ ሰነዶች እና የአስተዳዳሪው ሰነዶች የታተሙት በተሸሸገው ማከማቻ ውስጥ ነው.
እነዚህን መመሪያዎች ከተከተሉ ወደ HR ሂደው በሚሄዱበት ጊዜ አንድን ሠራተኛ በተሻለ ሁኔታ በተገቢው መንገድ ወደ ሥራ ለመቅጠር, ለመቋረጥ, ወይም ለሌላ ሰው ማስተላለፍ እንዲረዳዎት መጠየቅ ሲፈልጉ, ችግሩን ለመፍታት ወይም ሁኔታውን ለማሻሻል ይረዳዎታል. የሰራተኛው ሰነድ ሰነድ, ዶክመንት, ዶክመንት ወይም ሊረዱዎት እንደማይችሉ ሲነግርዎ ሁሉም የመሠረትዎ ክፍሎች ይሸፈናሉ.
የኃላፊነት ማስተማሪያ- እባክዎን ያቀረቡት መረጃ ትክክለኛነት እና ሕጋዊነት እንደማይሰጥ እባክዎ ልብ ይበሉ. ጣቢያው በዓለም አቀፍ ደረጃ ታዳሚዎች እና የሥራ ህጎች እና ደንቦች ከአንዱ ክፍለ ሃገር የሚለያዩ እና ከስቴት እና ከሀገር ወደ ሌላ ይለያያሉ. እባክዎ የህግ ትርጓሜዎና ውሳኔዎ ለአካባቢዎ ትክክለኛነት ለማረጋገጥ የህግ ድጋፍ, ወይም ከስቴት, ከፌደራል, ወይም ከዓለም አቀፍ የመንግስት መርጃዎች እርዳታ ይፈልጉ. ይህ መረጃ መመሪያ, ሃሳብ እና ድጋፍ ነው.