ውጤቶችን ለማምረት ስብሰባን ማቀድ, መምራት እና ማቀናበር ይችላሉ
ከእነዚህ የስብሰባ አዳራሾች እድሎች ውስጥ አንዱን ችላ ካሉን, ስብሰባዎችዎ እና ቡድኖቻችሁ ከሚፈልጓቸው ጊዜ የሚፈልጉትን ፍሬ ይዘው አይሰጡትም. ተሳታፊዎችዎ የሚጠበቁ, አዎንታዊ እና ገንቢ የሆኑ ውጤቶችን እንዲያገኙ እነዚህን 12 አስፈፃሚ አመራር ምክሮች ይውሰዱ.
ውጤታማ ስብሰባዎች ለማድረግ ስብሰባው ከመድረሱ በፊት ማድረግ ያለብዎት
ከስብሰባው በፊት የተከናወኑ ተግባራት የስብሰባ ውጤቶችን ለማሟላት መሰረታዊ ስራዎችን ያዘጋጃሉ. ሁሉንም አስፈላጊ ክትትልዎችን ማድረግ ይችላሉ ግን ለመጀመር ውጤታማ የስብሰባ እቅድ ሳይኖር ውጤቶቹ ያበሳጫዎታል. እነዚህ ምክሮች ስብሰባ ለማቀድ እና ተግባራዊ ለማድረግ ይረዳዎታል.
ስብሰባውን ያቅዱ
ውጤቶችን የሚያመርት ውጤታማ ስብሰባዎች በመሰብሰብ ዕቅድ ይጀምራሉ. መጀመሪያ, ሌሎች ሰራተኞቹን ስብሰባ ለማቀድ እንዲረዳዎት ይፈልጉ እንደሆነ ይለዩ. ከዚያም ስብሰባውን በመያዝ ምን እንደምታደርጉ ተወስኑ. ለስብሰባዎ ሊለታዊ ግቦች ያስቀምጡ.
እርስዎ ያስቀመጧቸው ግቦች ውጤታማ የስብሰባ እቅድ ለማዘጋጀት ማዕቀፍ ያዘጋጁታል. እንደ ስቲቨን ኮቨይ በከፍተኛ ደረጃ ውጤታማ በሆኑት በሰባቱ ልምዶች ውስጥ "በአእምሮው ይጀምሩ." የስብሰባዎ ዓላማ የስብሰባውን ትኩረት, የስብሰባውን አጀንዳ እና ዓላማውን ለማሟላት የሚያስፈልጉዎትን የስብሰባ ተሳታፊዎች ይወስናል.
ስብሰባ እንደሚያስፈልግህ አረጋግጥ
የስብሰባዎ ዕቅድዎን አንዴ ካዘጋጁት, ስብሰባው የተቀመጠውን ግብ ለማሳካት ተስማሚ ተሽከርካሪ መሆኑን ያረጋግጡ. ስብሰባውን ለማካሄድ እና ስብሰባ ለማካሄድ ሰዎች ለተገኛቹበት ጊዜ ሲከፍሉ በጣም ውድ ነው, ስለዚህ ስብሰባን ችግሩን ለመፍታት, ሂደቱን ለማሻሻል ወይም ቀጣይ የሆነ እቅድ ለማውጣት ጥሩ አጋጣሚ እንደሆነ ለመወሰን ጥረት ያድርጉ.
በኢሜይል ውይይት አማካኝነት የስብሰባዎትን ግቦች ማሳካት ወይም መረጃዎችን በማቅረብ እና በኩባንያው በራሪ ወረቀት በኩል በመጠየቅ ማግኘት ይችላሉ. ስብሰባው አስፈላጊ እና ለእርስዎ ምቾት ብቻ ሳይሆን - ፍላጎቶቻቸውን በትክክል ካሟሉ ከስብሰባዎችዎ የተሻሉ ውጤቶችን ያገኛሉ.
በስብሰባው ወቅት አግባብነት ያለው ተሳትፎን ማረጋገጥ
ግባዎችዎ ግቦችዎን ለማከናወን ተገቢው መንገድ ከሆነ, በስብሰባው ላይ ተገኝተው ተሳታፊዎች በስብሰባው ላይ መገኘት አለባቸው. በስብሰባው ላይ ለመገኘት የሚያስፈልጉት ተሰብሳቢዎች መገኘት አለባቸው.
ወሳኝ የሆኑ የአስተዳደር አባላትን ስብሰባ ከማካሄድ ይልቅ ስብሰባውን ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ. አንድ ልዑካን በጣም ወሳኝ የሆነ የውሳኔ ሰጪ አካል ያለበት ቦታ ሲገኝ የተሰጠው ሰራተኛ አባል ውሳኔን የማድረግ ሥልጣን እንዳለው ወይም ስብሰባውን ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ መቻሉን ያረጋግጡ.
ከስብሰባው በፊት አስቀድመው ሥራውን ማሰራጨት እና መገምገም
ከስብሰባው አመቻች ጋር የተጀመረውን ስብሰባ የሚጀምሩት ስንት ስብሰባዎች ነው? ድብደባ? የምትጫወተው. ስብሰባው ለቡድን ስኬት የማይነቃነቅ ቡድን ይሆናል.
ስብሰባ ለመያዝ የተቀመጡት ዓላማዎች የውሳኔ አሰጣጥ እና ለጥያቄዎች መልስ ሲሰጡ, የቡድን ንባብ ማለት የሰዎችን ጊዜ አስቀያሚ ነው.
ከእውነተኛው ስብሰባ ቀድመው አስፈላጊውን ቅድመ ሁኔታ በማዘጋጀት ስብሰባዎችን ይበልጥ ውጤታማ እና ማረጋገጥ ይችላሉ. ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት ከ 48 ሰአታት በፊት የቅድመ ስራ, ገበታዎች, ግራፎች እና የማንበቢያ ትምህርቶች የስብሰባውን ስኬት ያመጣል. ለትክክለኛ ጊዜ የሚዘጋጁልዎት የዝግጅት ጊዜ ጥሩ ዝግጅት ያላቸው ሰዎች ለስብሰባዎ ይሆናል.
የስብሰባ ግቦችን ለመምታት የሚያግዝዎት ዶክመንቶች ሪፖርቶችን ማካተት ይችላሉ. መረጃዎችን, ሰንጠረዦችን, እና ወደ አፎካካሪ መረጃ, የሽያጭ ወቅታዊ እና የምርት ዕቅዶችን አገናኞች, ቁልፍ የሆኑትን የውይይት ነጥቦች የሚያሳይ የ Microsoft PowerPoint ስላይዶች; እና ስብሰባዎች , ማስታወሻዎች እና ክትትል እና ተያያዥ ስብሰባዎች እና ፕሮጀክቶች.
መረጃን ለማንበብ ለመከታተል መከታተል የሚገባቸው አገናኞች እንኳን, በጊዜ ወቅታዊ በሆነ መልኩ ይሰጣሉ, ተሳታፊዎች ከስብሰባው በፊት የቅድመ ሥራውን እንዲያነቡ ስለሚጠብቃቸው, ስብሰባዎ ስኬታማ እንዲሆን ይረዳል.
ውጤታማ ስብሰባዎችን ለማካሄድ በስብሰባው ላይ
በስብሰባው ሰዓት ውጤታማ በሆነ መንገድ መጠቀም ለርዕሰ አንቀሳቃሽነት ይገነባል. የተሳትፎ እና የተሳትፎ ስሜት ከ ተሳታፊዎች ይፈልገኛል. ሰዎች ከተለመዱት የዕለት ተዕለት ጉዳያቸው የበለጠ የሆነ ነገር ያምናል. ስለሆነም ለክትትል ደረጃ ምደባ የሚያስቀምጠው በሚገባ የተቀናጀና ቀጠሮ ስብሰባ ስብሰባ ውጤቶች ውጤት ያስገኛል.
ውጤታማ የስምሪት ማሻሻያ
የመድረክ መሪው በስብሰባው ተሳታፊዎች መካከል መስተጋብር የሚፈጥሩ አዎንታዊ እና ውጤታማ የሆነ ቃና ያዘጋጃል. ውጤታማ የስብሰባ ማመቻቸት የሚጀምረው ግቦቹን, ወይም የተጠበቁ ውጤቶችን, እና አጀንዳዎችን በመገምገም ነው. አስተባባሪው የቡድን አባላት ትኩረታቸውን እንዲሰሩ እና ውጤታማ እንዲሆኑ ያግዛቸዋል.
የስብሰባ ንድፍ እና አጀንዳ ለስብሰባው መዋቅር ያስቀምጣሉ. ተሳታፊዎችን በትክክለኛው መንገድ የሚያከናውን ውጤታማ አስተባባሪ, የሚጠበቀው እና የሚጠበቁ ውጤቶችን ከስብሰባው ያረጋግጣል.
በስብሰባው ውስጥ ቅድመ-ሥራን ይጠቀሙ
በስብሰባው ወቅት ከስብሰባው በፊት የሚሰጠውን የቅድመ ሥራ እና ሌሎች መረጃዎችን ይጠቀሙ ወይም ያጣቅሱ. ተፈላጊውን ውጤት ለማሟላት ወሳኝ የሆኑትን ነገሮች ለመገምገም ለተሳታፊዎች የሚያስፈልገውን ጊዜ በፊት ላይ ለማካተት አስፈላጊውን ፍላጎት ያጠናክራሉ.
ተሳታፊዎችዎ በስብሰባዎችዎ ላይ ከመገኘት በፊት ያዘጋጃሉ, ውጤቶቹም ለትክክለኛ ዝግጅት እና አመራር መመሥከር ይችላሉ . ማንም በቡድን አይን ውስጥ ምንም ያልተዘጋጀ, ፍላጎት አይኖረውም ወይም አለመጣስ አይታይም.
እያንዳንዱ ተሳታፊ በተግባሮች ውስጥ እንዲሳተፉ ያድርጉ
እያንዳንዱ የሥራ ቡድኖች ለስብሰባዎች የተለያየ አካል አላቸው. ጸጥ ያሉ የስራ ባልደረቦች እና ሰዎች በእያንዳንዱ የመሣሪያ ስርዓት ላይ ለመቆጣጠር የሚሞክሩ አሉ. ስብሰባዎችን ማመቻቸት ወይም ስብሰባዎች ላይ መገኘት, ስብሰባ ስብሰባዎትን በማሟላት እያንዳንዱ ተሳታፊዎችን ማካተት ያስፈልግዎታል.
ይህም እያንዳንዱ ተሳታፊ ለስብሰባው እና ክትትል ውስጥ መዋዕለ ንዋይ እንዲፈጥር ያደርጋል. ሌላውን ከፍ ወዳለ ተራራ ላይ ሌላ ሰው ለመግፋት ከመሞከር ይልቅ አንድ ዋና ሠራተኛ ከመሳብ ይልቅ በሁሉም ቡድኖች ላይ ተጨማሪ ውጤቶችን ታከናውናለህ.
ውጤታማ የስብሰባ ዕቅድ ማዘጋጀት
በስብሰባው ጊዜ ከተግባራዊ እቃዎች ጋር የክትትል ዕቅድ ያዘጋጁ. ውጤታማ ዕቅዶች የሚከተሉትን ያካትታሉ.
- የተወሰነው እርምጃ ንጥል,
- የእርምጃው ንጥል ነገር ለመፈጸም የወሰደው ሰው ስም,
- የመርማሪው ቀን መከፈል, እና
- የትግበራ ንጥል ነገሮችን እንዴት እንደሚያጠናቅቅ ስምምነት.
የተፈለገውን ውጤት የሚያስገኙ ዕቃዎችን ለማከናወን ሲሞክሩ የቡድኑ አባላት ስኬት ሊያጋጥሟቸው የሚችሉ ስኬታማ የሕይወት ታሪኮችን እና ስኬቶችን ያብራሩ. አስፈላጊ ከሆነ, ለሚቀጥለው ስብሰባዎ, አስፈላጊ ከሆነ, ተሳታፊዎች በተገኙበት.
ውጤታማ ስብሰባዎች ለማድረግ ስብሰባው ካለቀ በኋላ
ስብሰባዎች በፊት እና ስብሰባዎች ውስጥ የሚጠበቁ, አዎንታዊ እና ገንቢ ውጤቶች እንዲያገኙ በማገዝ ረገድ ትልቅ ሚና ይጫወታሉ. ከስብሰባው በኋላ የምታደርጋቸው ድርጊቶች ወሳኝ ናቸው. በሚቀጥለው መርሐግብር ላይ ክትትል ማድረግ ውጤቶችን ለማረጋገጥ የሚያስችለውን ኢንቬስትመንት በቂ አይደለም.
የስብሰባ ደቂቃዎች አትም
ደቂቃዎችዎን እና የእርምጃዎን ፕላን በ 24 ሰዓታት ውስጥ በማተም ይጀምሩ. በተግባራዊ እንቅስቃሴዎች ላይ ወዲያውኑ ቢጀምሩ ሰዎች በተገኘው ውጤት ላይ ውጤት ይኖራቸዋል. አሁንም ቢሆን ስለ ስብሰባው አዲስ ትዝታ, ውይይቱን እና ለተመረጠው መመሪያ በቂ ምክንያት ይኖራቸዋል.
እነሱ በደስታ እና ዝግጁ ሆነው ለመጀመር ዝግጁ ናቸው. አብዛኛዎቹ ሰዎች ግዴታቸውን ለመወጣት ከመጀመራቸው በፊት ደቂቃዎች እስኪደርሱ ድረስ የሚጠብቁ ደቂቃዎች መዘግየት ውጤቶችን ይጎዳል.
ውጤታማ ስብሰባ ስብሰባ
ቀነ-ገደቦችን እና ክትትልን ማክበር እና መከታተል ከስብሰባዎችዎ ውጤት ለማምጣት ይረዳዎታል. ቀነ-ገቡ የተያዘው በስብሰባው ወቅት ነው. ከስብሰባው በኋላ እያንዳንዱ የእርምጃ ጉዳይ ያለው ግለሰብ ለገቡበት መሰጠት እቅድ እንዲያወጡ እቅድ ማውጣት አለባቸው.
እቅድዎቻቸውን በእቅድአቸው ላይ መጻፍ, ሥራውን ለሌላ ሠራተኛ ማስተላለፍም ይሁን ወይም ሥራውን ለመጨረስ ግለሰቡ የመከታተል ሃላፊነት አለበት.
ስብሰባ ስብሰባው እቅድ ነው. በስብሰባዎች መካከል መሃከለኛ በመሆን ከእያንዳንዱ ግለሰብ ጋር በመከታተል የስብሰባውን ውጤት ማሻሻል ይችላሉ. ግብዎ ሂደት መፈተሸን ለማረጋገጥ እና ስራዎች እየተካሄዱ መሆኑን ለማረጋገጥ ነው. የሚጠይቁዋቸው ነገሮች ይከናወናሉ.
በሚቀጥለው ስብሰባ ውስጥ ለክትትል ተጠያቂነት
እያንዳንዱ ተሳታፊ ለቡድኑ የገቡትን ቃልኪዳቸውን ለማሟላት ያልቻሉት በክትትል ስብሰባ ውስጥ ተቀምጠዋል? ውጤቱ አስከፊ ነው. ውጤቶችን ወይም የተጠያቂነት ባህሪን ማመቻቸት በመሰብሰቢያ ዑደትዎ መጀመሪያ ላይ ይጀምራሉ.
በስብሰባዎች መካከል በአመቻች አጋማሽ ዙሪያ ክትትል ማድረግ , ግን ቡድኖቹ የገባውን ቃል የማይቀበላቸው መሆን አለባቸው. በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ስለ ሂደቶች እና ውጤቶችን ሪፖርት እና ሁሉም ሁሉም ተከናውኗል ብለው ይጠብቃሉ. በአማራጭ, በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ ሂደቱን ይፈትሹ እና ለመሻሻል የታገደው የመንገድ እግድ ካለ ከቀጠሉ እንዴት መቀጠል እንዳለብዎ ይወስኑ.
ቀጣዩን ደረጃ ለማሻሻል የስብሰባውን ሂደት ማጠቃለል
እያንዳንዱን ስብሰባ የማብራራት ልምምድ ለቀጣይ መሻሻል ጥሩ መሣሪያ ነው. ተሳታፊዎች ስለ ወቅታዊ ጉባዔ ሂደቱ ውጤታማ ወይም ውጤታማ ያልሆነው ምን እንደሆነ ይነጋገራሉ. ቡድኑ ስብሰባው የተካሄደበትን ርዕሰ ጉዳይ በሚመለከት ላይ ስለሚያደርጉት ውይይትም ይነጋገራሉ.
ከሌላ ደረጃ ቀጣይ መሻሻልን በመምረጥ ስኬታማ ቡድኖች ውጤቱን እንዴት ማምጣት እንደቻሉ ለመወሰን አጠቃላይ ፕሮጀክቱን እና ሂደቱን አረጋግጠዋል. የወደፊት ስብሰባዎች ግምገማውን ያንፀባርቃሉ. ስብሰባዎች የድርጅት ውጤቶችን ለመፍጠር ይበልጥ ውጤታማ መሳሪያ ናቸው.
ማጠቃለያ
ውጤቶቹ ከተያዙ እና ከተተገበሩ ስብሰባዎች የተገኙ እና ሊፈጸሙ የሚችሉ ናቸው. በስብሰባዎች ላይ ከተሳተፉበት ጊዜ ጀምሮ የስብሰባ ተሳታፊዎች የሚጠበቁ, አዎንታዊ እና ገንቢ ውጤቶችን እንዲያገኙ ለማረጋገጥ እነዚህን 12 ምክሮች ይከተሉ. ድርጅትዎ ለሚያከናውኑት ስራ ሽልማት ያስገኝልዎታል, እና እነዚህን ውጤታማ የስብሰባ ምክሮች በሚጠቀሙበት ጊዜ የስራ ባልደረቦችዎ ይወዱዎታል.