1. መልካም ምግባርዎን ያስተውሉ
ወደ ቀጣዩ ተግባር ለመሄድ በተቻለን ፍጥነት ለመጨረስ በሚቻለንበት ዓለም ውስጥ እንኳን, በኢሜል ውስጥ መልካም ምግባርን ለመጠቀም ጊዜ ይውሰዱ.
"እባክህ" እና "አመሰግናለሁ" ለማለት ቸል አትበል.
በደንብ የማያውቋቸውን ሰዎች, ወይም ከእሱ ጋር በመደበኛ ግንኙነት ላይ ብቻ ግንኙነት የሚያደርጉትን ሰዎች በሚነጋገሩበት ጊዜ, በሌላ መልኩ እንዲያደርጉልዎት ካልጠየቁ በቀር በርዕሱ እና በአባት ስም ይመልሱዋቸው. ለምሳሌ «ውድ ሚስተር ሳይት» ወይም «ውድ እህት ግሬይ» በል. ለኢሜይል እና ለኦርጅናሌው የመጀመሪያ መልእክቱ ከገለጹት የእሱ ወይም የእሷ የመጀመሪያ ስም ብቻ ከፈረሙ, እነርሱን በተመሳሳይ መንገድ መፍትሄ መስጠቱ ደህና መሆኑን መቀበል ይችላሉ.
2. ስሜትዎን ይከታተሉ
የፀሐፊው ፀሐፊ የኢ-ሜል መልእክትዎን እንዴት መግለፅ እንደሚቻል ነው. እንዴት እንደተቀበለው ተጽእኖ ያሳድራል. ብዙውን ጊዜ በተቀባዩ ሰው ፊት በአክብሮት, ወዳጃዊና በቀላሉ የሚቀረብ ሰው መሆንዎን እርግጠኛ መሆን ይፈልጋሉ. የድምፅ ማጉያ ወይም ማሰማት አይፈልጉም. ወደ ተልክ ከመላክህ በፊት መልዕክትህን ብዙ ጊዜ ደጋግመህ አንብብ.
ከዚህ በፊት ለማስታወቅዎለት ሰው ደብዳቤ ሲጽፉ ልክ እንደ «ደህና ነኝ ብዬ ተስፋ አድርጋለሁ» ማለት ይጀምሩ. ኢሞጂ በቀላሉ እንድትለዋወጥ ሊረዳዎ ይችላል, ነገር ግን በጣም ያልተለመደ ግንኙነት ላሎት ሰው ካልጻፉ በቀር በሙያዊ ኢሜይል ውስጥ ከመጠቀም ይቆጠቡ.
ወደ ቀጣዩ አሠሪ ስትጽፍ በጭራሽ አትጠቀምባቸው.
ኢሜል ወይም ሙሉው የአቢይ ሆሄ ፊደላትን አንድ ክፍል ለመጻፍ ደካማ የሆነ የኢሜይል ምግባር ነው. እርስዎ እየጮኹ ያደርጉታል.
3. ሰላማዊ ሁን
በሥራ የተጠመዱ ሰዎች አንድ ግለሰብ ኢሜይል ከአንድ ደቂቃ በላይ በማንበብ ጊዜውን አይወስዱም.
ተቀባዩ መልእክቱን በፍጥነት እንዲያነብ መፍቀድ ከፈለጉ እና አሁንም መረዳት ቢያስፈልግዎ, አጭር ማድረግ አለብዎ.
ይሁን እንጂ አግባብነት ያላቸውን ዝርዝሮች መተው የለብዎትም. መልእክቱ በመጀመሪያ የሚጽፈበትን ምክንያት በግልጽ የሚያስተላልፈው መሆኑን ያረጋግጡ. እርስዎ የገቡትን ዝርዝሮች ለማብራራት በሚሞክሩበት ጊዜ ወደኋላ እና ወደኋላ ቢያልፉ ማንም ጊዜ አያገኝም.
4. የጽሁፍን አጻጻፎች ከመጠቀም ተቆጠቡ
ምንም እንኳን ጊዜን ማስቀመጥ ቢፈልጉም በባለሙያ ኢሜይልዎ ውስጥ የጽሁፍ አህጽሮትን መጠቀም የለብዎትም. እንደ ብዙ ሰዎች የምታስተም ከሆነ ብዙውን ጊዜ ከጓደኞችህ ጋር ለመነጋገር አንድ ዓይነት አረፍተ ነገሮችን ትጠቀማለህ. ለምሳሌ, "you," "ur," እና "plz" በ "you," "your," እና "please" ምትክ መጠቀም ይችላሉ. ተቀባዮች ከሌላ ሰው ጋር ግንኙት ካልነበራቸው በቀር እነዚህ አህጽሮቶች በንግድ ተግባራቱ ውስጥ ምንም ቦታ የላቸውም.
5. ሙያዊ የኢሜይል አድራሻ ይጠቀሙ
ከአሁኑ ስራዎ ጋር የተያያዙ መልዕክቶች, ሁልጊዜ አሠሪዎ ለእርስዎ የተመደበውን ኢሜል ይጠቀሙ. ነገር ግን, ከስራዎ ጋር የማይዛመዱ መልዕክቶችን ለመላክ በፍፁም መጠቀም የለብዎትም, ለምሳሌ, አዲስ የሚፈልጉ ከሆነ. በምትኩ የግል የኢሜይል መለያ ይጠቀሙ.
ለምሳሌ, የግል መለያ ከሌልዎ ለምሳሌ, አገልግሎት ለማግኘት ሲመዘገቡ የእርስዎ ኢንተርኔት አገልግሎት አቅራቢ የቀረበው አንድ ነፃ የኢሜል አድራሻ ያገኛሉ.
ሙያዊ የሚመስል አድራሻ ለመፍጠር Gmail ወይም ሌላ አገልግሎትን ይጠቀሙ. ምንም ሳያስብ ወይም አስቀያሚ ነገር አይጠቀሙ. የእርስዎ የመጀመሪያው የመጀመሪያ እና የመጨረሻ ስም ወይም ሙሉ ስምዎ ትክክለኛዎቹ ምርጫዎች ናቸው.
6. የፊደል እና የሰዋስው ብዛትን አትዘንጉ
ኢሜልዎን በጥንቃቄ ማረም አስፈላጊ ነው. ምንም ያህል ስራ ቢሰሩም, ይህን ወሳኝ እርምጃ አይርሱ. ሊሰጡት የምትፈልጉት ነገሮች ትክክለኛ የፊደላት እና ተገቢ ሰዋሰው ናቸው. የተለመዱ ቃላትን በትክክል ከመጻፍ በተጨማሪ የአድራሻውን ስም እና የእርሱን ወይም የድርጅትዋን ስም ጨምሮ የአንድን ሰው ስም ትክክለኛውን ስም መጻፍ ይፈልጋሉ.
የፊደል አራሚዎችን በጣም በጣም በመተማመን ይጠንቀቁ. በተሳሳተ ሁኔታ ጥቅም ላይ ሲውሉ የቃላት የተሳሳተ ፊደል ላይሰጡ ይችላሉ. ለምሳሌ, የፊደል አራሚ በአረፍተነገሩ ውስጥ "ለ" የሚለውን ቃል አያመለክትም, "ለእርስዎ ጥያቄዎች ያስፈልጉኛል" ምንም እንኳን በዚህ ዐውደ-ጽሑፍ "ሁለት" መሆን አለበት. እንደ Merriam-Webster ያለ ነፃ የመስመር ላይ መዝገበ-ቃላት በመጠቀም እርግጠኛ አይደሉም.