የፕሮጀክት ቦርዶች እና መሪዎ ች ፕሮጀክቶችዎን እንዴት እንደሚደግፉ
አስቀድመን የፕሮጀክት ቦርድ የማንኛውንም የፕሮጀክት ድርጅታዊ መዋቅር አስፈላጊ አካል በመናገር እንጀምር. ከሌለዎት, አንድ ማዋቀሩን ስለማዘጋጀት ለአስተዳዳሪዎ መንገር አለብዎት.
የፕሮጀክት ቦርድ በፕሮጀክቱ ስፖንሰር አማካኝነት የሚመራ ሲሆን ብዙውን ጊዜ በርካታ ሌሎች ከፍተኛ ባለድርሻ አካላትና የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅን ይይዛል .
በአብዛኛው በቦርዱ ውስጥ ከሶስት እስከ አምስት ሰዎች አሉ. ሁሉም ለፕሮጀክቱ ባለድርሻ አካላት እና ለፕሮጀክቱ ነገሮችን ለማከናወን ችሎታ ያላቸው ናቸው.
የታችኛው መስመር: ፕሮጀክቱን በበላይነት ለመከታተል የሚረዱ እና የሚረዱት ቡድኖች ናቸው.
የፕሮጀክት ቦርዶች በፕሮጀክቱ ዑደት ውስጥ ሲመሰረቱ እና እስከመዘጋው ድረስ በመላው ፕሮጀክቱ ውስጥ ይሠራሉ. የፕሮጀክት ቦርድ 4 ቁልፍ ሚናዎችን እንመልከታቸው.
የፕሮጀክቱ ቦርድ አስተዳደርን ያቀርባል
በመጀመሪያ, የፕሮጀክቱ ቦርድ ወሳኝ አስተዳደርን ያቀርባል. ፖሊሲዎች በድርጅቱ ደረጃ እና በፖርትፎሊዮ ወይም በፕሮግራም ደረጃዎች የተጠበቁ መሆናቸውን ያረጋግጣሉ. የፕሮጀክቱ ቡድን ምን እየተከናወነ እንዳለ በበላይነት ያስተናግዳሉ. የፕሮጀክቱ ስኬታማ ለፕሮጀክት ስፖንሰር አድራጊዎች እና ፕሮጀክቶች ተጠያቂዎች ናቸው. ይህ የፕሮጀክት ኃላፊነት የፕሮጀክቱ ቡድን ለሥነ-ምግባር ተስማሚ በሚሆን መልኩ እና በኩባንያው ተቀባይነት ባለው መንገድ እንዲሰራ ይደረጋል.
ይህንን የሚያደርጉት የፕሮጀክቱን ስራ አስኪያጅ በመጠየቅ እና ድጋፍ እና ድጋፍ በማድረግ ነው.
የፕሮጀክቱ ቦርድ መመሪያ ይሰጣል
በፕሮጀክቱ ላይ ብዙ ጊዜ ውሳኔዎች አሉ, እና ከነዚህ ውስጥ አንዳንዶቹ ከፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ማቅረቢያ ውጭ ይሆናሉ. የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ውሳኔውን ለመወሰን የማይችል ከሆነ እና ከዋና ባለድርሻዎች ይልቅ ከስፖንሰር አድራጊዎች ይልቅ ውይይት ሊደረግበት የሚገባ ጉዳይ ነው, ወደ የፕሮጀክት ቦርድ ይሄዳል.
የእነሱ ሚና ፕሮጀክቱ ለቡድኑ ተገቢውን መመሪያ በማቅረብ ሂደት ላይ በመሄድ ነው. በፕሮጀክቱ መጀመሪያ ላይ ራእዩን ለማስተካከል አስተዋፅኦ ያደርጋሉ እናም ፕሮጀክቱን ሙሉ በሙሉ ይከታተላሉ.
የፕሮጀክቱ ቦርድ ውሳኔ ይሰጣል
የፕሮጀክት ቦርድ በዋነኛነት የውሳኔ ሰጭ አካል ነው. የእነሱ ሚና ፕሮጀክቱ እገዳው በማቆም እና ፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ወደ ስኬታማነት የሚወስደውን ግልጽ መንገድ እንዲረዳው የሚረዱ ውሳኔዎችን መወሰን ነው.
የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ለፕሮጀክት ቦርድ ምክሮችን ያቀርባል. ይህ የሚከተሉትን ምክሮች ሊያካትት ይችላል:
- አደጋዎች ሊከሰቱ የሚችሉ ችግሮችን ለመቅረፍ እንደ ማስወገጃ ዕቅዶች ያሉ አደጋዎች
- ችግሮች
- ትክክለኛ ችግሮችን ማስከበር እንደሌለባቸው ያሉ ችግሮች ችግሮችን መፈፀም
- የዘገየትን መርሀግብር
- በጀት ተሻሽሏል.
የፕሮጀክት ቦርድ የፕሮጀክት A ስተዳደር A ስተዳደር ላይ የግድ መኖር የለበትም. በቡድን መልክ, ለወደፊት መንገድ ከሌሎች ሀሳቦች ጋር ሊቀርቡ ይችላሉ, እና በአብዛኛው እነሱ እንደሚያደርጉት. ብዙውን ጊዜ ይህ ትልቅ ፕሮጀክት የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ከፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ይልቅ ትልቅ እይታ ስለሚኖራቸው ነው, ስለዚህ አማራጭ መንገዶችን ማየት እና በወቅቱ ምርጡን መምረጥ ይችላሉ.
የፕሮጀክቱ ቦርድ ወጪዎችን ይፈጽማል
በመጨረሻም, የፕሮጀክት ቦርድ አጠቃላይ አጠቃቀሙን ያጸድቃል.
እያንዳንዱ የግዢ ትዕዛዝ ወይም የበጀት ንጥል በመደበኛነት የሚተዳደረው በፕሮጀክት አስተዳዳሪው ነው: እያንዳንዱ ክፍያ መጠየቂያ ደረሰኝ ለማስከፈል ወደ የፕሮጀክት ቦርድዎ መሄድ አያስፈልግዎትም.
ይሁን እንጂ በፕሮጀክት ደረጃ በአጠቃላይ የፕሮጀክቱ ቦርድ ገንዘቡን እንዴት እንደሚጠቀሙ (የጀት እቅዶችዎ) እና የፕሮጀክቱ መድረሱን ለማረጋገጥ በመካሄድ ላይ ያለውን ወጪ ለመቆጣጠር የመጀመሪያውን ሚና መጫወት አለባቸው.
የኃይል ተቆራጭ ገንዘብን ወይም የአስተዳደር ቅመራዎችን ማሟላት የሚያስፈልግዎት በሚመስልበት ጊዜ በፕሮጀክት ቦርድ ውስጥ መቅረብ ይኖርብዎታል. ተጨማሪ ክፍያዎችን እንዲያገኙ እና የፕሮጀክት ቡድኖች ተጨማሪ ገንዘብ እንዲያገኙ ሊፈቅዱላቸው ይችላሉ.
በአጠቃላይ, የፕሮጀክት ቦርድ ለፕሮጀክቱ ቡድን አስፈላጊ የሆነ አስተዳደራዊ እና የማሽከርከሪያ ተግባር ያቀርባል. የእነሱ መመሪያ እና ምክር የፕሮጀክቱ አስተዳዳሪ ፕሮጀክቱን በትክክለኛው አቅጣጫ እንዲመራው ያግዛሉ, እና አንዳች ስህተት ቢፈጠር ለመሄድ እና ለማገዝ ሙሉ ለሙሉ ይተዋወቃሉ.