የፕሮጀክቱ እቅድ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ በጥልቀት የተያዘ እቅድ የማድረሻ ውጤት ነው. ፕሮጀክቱ እንዴት እንደሚሰራ የሚመራው ዋናው ሰነድ ነው. እንደፕሮጀክት ማኔጅመንት ኢንስቲትዩት እንደሚገልፀው ፕሮጀክቱ በሁለቱም የፕሮጀክት አፈፃፀም እና የፕሮጀክት ቁጥጥር ላይ ለመተግበር የሚረዳ መደበኛ እና የጸደቀ ሰነድ ነው. ይህ በእቅዱ ውስጥ የታተመ የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ዓላማ ለእያንዳንዱ ቁልፍ ፕሮጀክት ዓላማ .
በበርካታ የፕሮጀክት ዕቅዶች ውስጥ የተካተቱትን ወሳኝ ነጥቦች ከታች የተዘረዘሩ ናቸው. ድርጅቶች በፕሮጀክት ዕቅድ ውስጥ ምን መሆን እንዳለባቸው እና በአጠቃላይ ፕሮጀክቶች እንዴት እንደሚሰሩ ያሉ ሂደቶች እና ፕሮቶኮሎች አሉት, ስለዚህ ሁሉም የፕሮጀክት አስተዳደር እቅዶች እነዚህን ነገሮች ያካትታሉ ማለት አይደለም. ይሁን እንጂ የፕሮጀክት አስተዳደሮች በፕሮጀክቱ አፈፃፀም ወቅት ግራ መጋባትና አስገድዶ ማደምን ለማስቀረት በሁሉም የዕቅድ አወጣጥ ሂደቶች ውስጥ ሁሉንም መቁጠር አለባቸው.
01 የፕሮጀክት ግቦች
02 ፕሮጀክት ወሰን
ልክ እንደ የፕሮጀክቶች ግቦች በቻርተሩ ውስጥ ይተረጉመዋል. ሆኖም የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ በፕሮጀክቱ ውስጥ ያለውን ስፋት የበለጠ ማሻሻል አለበት. ለፕሮጀክቱ ወሰን ያለው ምን እንደሆነ ለመለየት ከተሻሉ ዘዴዎች መካከል አንዱ ወሰን ምን አልፏል ማለት ነው. ለምሳሌ, በሰው ሥራ ማመቻቸት በራስ ተነሳሽነት የሚከናወነው ፕሮጀክት የፕሮጀክቱ ውቅሮች ያለባቸውን ተግባራት ለማካካስ እና ሥራው ከጀመረበት ቦታ ላይ ወሰን መወሰን አለበት. ይህ መረጃ የፕሮጀክት አቀናባሪው ወሰን ውስጥ እንዲገባ ይረዳል.
03 ዋና ዋና ነጥቦች እና ዋና ልገሳዎች
ለፕሮጀክቱ ቁልፍ ውጤቶች ስኬቶች ናቸው. ዋና የሥራ ውጤቶች ምርቶች ዋነኛ ምርቶች ተብለው ይጠራሉ. በፕሮጀክቱ ውስጥ ያሉትን ዋና የሥራ ክፍሎች ይወክላሉ. የፕሮጀክቱ እቅድ እነኝህን ንጥረ ነገሮች ለይቶ ማወቅ አለበት, መወሰን እና ለጨረሱ ቀነ-ገደብ ማዘጋጀት አለበት.
አንድ ድርጅት አዲስ ሶፍትዌሮችን ለማልማት ፕሮጀክት ያካሂዳል. እንደነዚህ ያሉ ፕሮጀክቶችም ሁለቱም ወሳኝ እና ውጤቶችን ያካትታሉ. ዋና ዋና ውጤቶችን የቢዝነስ መስፈርቶች እና የሥራውን መስፈርቶች የሚያሟሉ የተቀመጡ መስፈርቶች ዝርዝር ሊሆኑ ይችላሉ. እነዚያን ተከትሎ ፕሮጀክቱ የቢዝነስ ዲዛይን መጨረሻ, የስርዓት ሙከራው መጨረሻ, የተጠቃሚ ተቀባይነት መሞከር እና የሶፍትዌር ማስተላለፊያ ቀን ሊኖረው ይችላል. እነዚህ ወሳኝ እድሎች ከእርሳቸው ጋር የተያያዙ ስራዎች አላቸው, ግን እነሱ በቀጥታ ስለ ምርቶች የበለጠ ናቸው.
የእድገት ደረጃ እና ዋናዎቹ የግዜ ገደቦች የግድ ትክክለኛ ቀን መድረስ የለባቸውም, ነገር ግን እነዚህ ቀናቶች የበለጠ ትክክለኛ ናቸው የተሻለ ነው. ከጥቅምት (ኦክቶበር) ቀን ጋር የሆነ አንድ ቀን ከ 1 እስከ 31 ቀን መጓጓዝ ይቻላል, ሆኖም ግን ጥቅምት 15 ላይ የጊዜ ገደብ ኦክቶበር 15 ወይም ከዚያ በፊት ማሟላት አለበት. ትክክለኛ ቀናቶች የፕሮጀክቱ ማኔጀር ትክክለኛውን የስራ ስብስብ አወቃቀር እንዲሠራ ያግዛሉ.
04 የስራ ክፍፍል አወቃቀር
የስራ ክፍፍል መዋቅር (WBS), አንድ ፕሮጀክት በእያንዳንዱ ጫፍ ላይ አንድ ሰው ሃላፊነት እንዲሰጠው በሂደቱ ውስጥ የሚገኙትን ጉልህ ለውጦችን እና ትላልቅ ውጤቶችን ያሰናክላል. የሥራውን መዋቅር በማዘጋጀት ረገድ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እንደ የፕሮጀክት ቡድን አባላት ጠንካራ ጎኖች እና ድክመቶች, በተግባራዊነት ላይ የተጣለባቸው ነገሮች, የሚገኙ ሀብቶች እና አጠቃላይ የፕሮጀክት ገደብ.
የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ለፕሮጀክቱ ስኬት ከፍተኛ ኃላፊነት አለበት, ግን እሱ ወይም እሷ ሥራውን ብቻውን ሊያከናውኑ አይችሉም. WBS ይህ ፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ በፕሮጀክቱ ተጠያቂነትን ለማረጋገጥ የሚጠቀምበት መሣሪያ ነው ምክንያቱም ለፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጪ, የፕሮጀክት ቡድን አባላት እና ለሚመለከታቸው ባለድርሻዎች ስለሚናገር. የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ስለ አንድ ጉዳይ ካሰበ, የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ማን እንደሚመለከት በትክክል ያውቃል.
05 በጀት
የፕሮጀክት በጀት ፕሮጀክት ለማከናወን ምን ያህል ገንዘብ እንደሚመደብ ያሳያል. የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁ እነዚህን ሃብቶች በአግባቡ ለመከፋፈል ሃላፊነት አለበት. ሻጭ ላለው ፕሮጀክት የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ለውኃ አቅርቦት ተቋማት በአጠቃላይ በጥራት ልዩ ትኩረት በመስጠት ውጤቶቹ ይጠናቀቃሉ. አንዳንድ የፕሮጀክት በጀቶች ከሰብአዊ ሀብቶች እቅድ ጋር ይገናኛሉ.
06 የሰብአዊ ሀብት ዕቅድ
የሰው ሃብት ዕቅድ ፕሮጀክት እንዴት እንደሚሠራ ያሳያል. አንዳንድ ጊዜ የእዳ ጠባቂ ፕላን ይባላል. ይህ እቅድ በፕሮጀክቱ ቡድን ውስጥ ማን እንደሚገኝ እና እያንዳንዱ ግለሰብ ምን ያህል ጊዜ እንደሚፈጸም የሚጠበቅበትን ጊዜ ይገልጻል. ይህንን እቅድ በማዘጋጀት, የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ከቡድኑ አባላት እና ከአለቃዎቻቸው ጋር በመተባበር እያንዳንዱ የቡድን አባል ለፕሮጀክቱ ምን ያህል ጊዜ ሊያሳልፍ ይችላል. ሰራተኞቹ ፕሮጀክቱን ለማማከር ቢፈልጉ ነገር ግን የፕሮጀክቱ ቡድን አካል ካልሆኑ, ይህም በሠራተኛ እቅድ ውስጥ ተካቷል. በድጋሚ, አግባብነት ያላቸው ተቆጣጣሪዎች ይመረራሉ.
07 የችግር ማገጃ ዕቅድ
በፕሮጀክት ላይ ብዙ ነገሮች ሊበላሹ ይችላሉ. ሁሉም አደጋዎች ወይም ቀላል ትንበያዎች ሊታሰቡ የማይችሉ ቢሆንም, ብዙዎች ሊተነብዩ ይችላሉ. በመርሃግብር አስተዳደር እቅድ ውስጥ የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ለፕሮጀክቱ ስጋቶች, አደጋዎች ሊከሰቱ እንደሚችሉ እና አደጋዎቹን ለመቀነስ ማስቻል ዘዴዎችን ይለያል. የፕሮጀክቱ አስተዳዳሪ ከፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጭ , ከፕሮጀክቱ ቡድን, ከባለድርሻ አካላት እና ከውስጥ ባለሙያዎችን ግኝት ይፈልጋል.
የማድረጊያ ስትራቴጂዎች ሊከሰቱ ለሚችሉ አደጋዎች ወይም ከእነሱ ጋር የተያያዙ ከፍተኛ ወጪዎች ሊኖሩት ይችላሉ. የማይታወቁ ስጋቶች እና ዝቅተኛ ወጭዎች ያላቸው በፕላኑ ውስጥ የሚታወቁ ናቸው. ይሁን እንጂ, የመከላከያ ስልቶች ላይኖራቸው ይችላል.
08 የኮሚኒቲ ፕላን
የግንኙነት ዕቅድ አንድ ፕሮጀክት ለተለያዩ አድማጮች እንዴት እንደሚሰራ ይገልጻል. ልክ እንደ የስራ ክፍፍል መዋቅር, አንድ የግንኙነት ፕላን እያንዳንዱን አካል ለፕሮጀክት ቡድን አባል ለማጠናቀቅ ሃላፊነቱን ይመድባል.
እያንዳንዱ መልዕክት የታሰበ ተመልካች አለው. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች እያንዳንዱ መልዕክት ለተወሰነው አድማጭዎ የተመቸ ነው. የግንኙነት ፕላኖች የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ትክክለኛውን መረጃ በትክክለኛው ጊዜ ለትክክለኛ ሰዎች እንዲያገኙ ያግዛቸዋል.
09 የባለድርሻ አያያዝ አስተዳደር ዕቅድ
የባለድርሻ አካላት አስተዳደር በፕሮጀክቱ ውስጥ ባለድርሻዎች እንዴት ጥቅም ላይ እንደሚውሉ ይለያል. አንዳንዴ ባለድርሻ አካላት መረጃን መቀበል ብቻ ይጠበቅባቸዋል. ይህም በመመሪያዎች እቅድ ውስጥ ሊንከባከበው ይችላል. ከባለድርሻ አካላት የበለጠ የሚያስፈልግ ከሆነ የባለ ድርሻ አካላት እቅድ እንዴት እንደሚገኝ ያብራራል.
10 የለውጥ አመራር ዕቅድ
የለውጥ አስተዳደር እቅድ ለፕሮጀክቱ ለውጦችን ለማዘጋጀት ማዕቀፍ ያዘጋጃል. የፕሮጀክት ኃላፊዎች የፕሮጀክቱን ለውጦችን ለማስወገድ ይፈልጋሉ. ሆኖም ግን አንዳንድ ጊዜ ለውጦች አይኖሩትም. የለውጥ አመራር እቅድ ለውጦችን ለማድረግ ፕሮቶኮሎች እና ሂደቶችን ያቀርባል. የፕሮጀክት ድጋፍ ሰጪዎች, የፕሮጀክት ማኔጀሮች እና የፕሮጀክት ቡድን አባላት የለውጥ አመራር እቅድን ለመከተል ለተጠያቂነትና ግልጽነት ወሳኝ ነው.