በሰራተኛ ሰራተኛ ፋይል ውስጥ ምን ማድረግ አለብዎት (እና አይገባም)
በሌሎች ውስጥ, መዳረሻ ለ HR ሰራተኞች ብቻ የተገደበ ሲሆን ሰራተኞችም ወደ መዝገብዎ መዳረሻ ሊጠይቁ ይችላሉ . ጠበቃዎች ለህጋዊ ቅጣቶች እና ለእኩል የቅጥር ዕድሎች ኮሚሽን (EEOC) አቤቱታዎች የሰነድ መዝገብ ይዘቶች ሊቀርቡ ይችላሉ.
ቀዴሞ ሠራተኛ የራሱን የሱ / ሷ መዝገብ ቅጂ መጠየቅ ይችሊሌ.
እነዚህን ሁሉ ጥቅም ላይ ሊውሉ የሚችሉ ሰዎች እና የሰራተኞች መዝገቦችዎን ሊመለከቱ የሚችሉ አሠሪዎች, በሰራተኞች መዝገቦች ውስጥ የሰራተኛ የስራ ታሪክን በተመለከተ እውነታውን ለመጠበቅ አሰሪው በትክክል መያዝ አለበት. ስለሆነም, እነዚህን አጠቃላይ መመሪያዎች በድርጅታዊ ሠራተኞችዎ መዝገብ ውስጥ በሚያቆዩዋቸው ሰነዶች ላይ ይተግብሩ.
ለሠራተኛው ሠራተኛ ፋይል አጠቃላይ መመሪያዎች
- በሠራተኞች መዝገቦች ውስጥ የሚገኙ መረጃዎች በእውነታ ላይ መሆን አለባቸው. የሥራ ተቆጣጣሪ ወይም የሰራተኞች ሃላፊዎች አስተያየቶች; ያልተነካሽ ማስታወሻዎች; ሐሜ መሠረተ ቢስ ወሬ ያልታለፉ ሌሎች ሠራተኞች, ጥያቄዎች ወይም ሪፖርቶች ውንጀላዎች አልተመረመሩም, አልተመረመሩም, እና አልተጠናቀቁም. እና ሌሎች ተጨባጭ ያልሆኑ መረጃዎች, ትችቶች, ወይም ማስታወሻዎች ከሰራተኛ ሰው መዝገብ ውስጥ እንዳይካተቱ ሊደረጉ ይገባል.
አንድ የሰራተኛ ሥራ አስኪያጅ በሠራተኛ መዝገብ ውስጥ ከተሰየመው እጅግ አስቀያሚ ምሳሌዎች ውስጥ አንዱ የቅጥር አሠሪ ቃለመጠይቅ ማስታወሻን ያካትታል. አንደኛው "እንደ አስፈላጊነቱ ደረጃዎችን ከፍ ለማድረግ እና ለመውረድ በጣም ስብ ሊሆን ይችላል" ብለዋል. ሰራተኞችን, ጠበቆችን እና ወደፊት ለሚገኙ ሰራተኞች እና ተቆጣጣሪዎች እንደነዚህ ያሉ አስተያየቶችን ሲያነቡ አስቡት.
በሌላ ኩባንያ ውስጥ ሥራ አስኪያጅ አስተዳዳሪዎች እና ሌሎች በሠራተኛዎቹ ፋይሎች ውስጥ እንዳስቀመጧቸው ያልተነገሩ ማስታወሻዎች አግኝተዋል, "ሜሪ መትረፍ ሳትችል ስላበሳጨች, ከሥራ አስኪያጁ ጋር እንኳን ደህና መጣች." ችግሩን ይመልከቱ?
- የሰራተኛ ማህደሮች አግባብ ባለው የፋይል ቦታ በአስተማማኝ ሁኔታ መመደብ አለባቸው. በስቴትና በፌደራል ሕጎች መሠረት በኩባንያ የሰው ኃይል መዝገቦች ላይ የተመሰረተ ፕሮቶኮል, እንደ የጤና ዋስትና መጓጓዣ እና የሂሳብ ተከባሪነት አዋጅ (ኤችአይአአአአአኤ) የ 1996 (HIPAA) የስራ ስምምነቶች እና የአሰሪ ምርጥ ልምዶችን በመከተል .
ከዚያም በፕሮቶኮሉ መሰረት ይያዙት. በሕክምና ፋይል ውስጥ ሲሆኑ በሀይል ሐኪም ሰበብ የተፈጠረውን ሰበብ መፈለግ አይፈልጉም. እንዲሁም በሰራተኛ መዝገብ ውስጥ ለሰራተኛ ማስተዋወቂያ ምክንያቶች እና በቂ ምክንያት እንዲኖርዎ ይፈልጋሉ.
የኋላ ታሪክን የሚያካሂዱ የመዝጋዘን ውሳኔዎችን መዝገቦች ወይም በባለሙያ ፋይል ውስጥ ከነበሩ የቀጣሪ ቀጣሪዎች ጋር የተነጋገሩ ማስታወሻዎችን አይፈልጉም.
- በሰነድ መዛግብት ውስጥ በሰነድ ውስጥ የተካተቱ ተቆጣጣሪዎች, አስተዳዳሪዎች እና ሌሎች ሰራተኞች ሰነዶቹን በደንብ ለመፃፍ ስልጠና ማግኘት አለባቸው. በሰራተኛ ሠራተኛ ላይ እንደሚገመገም እና ሠራተኛው ሙሉ ለሙሉ መሞቱን እንደማይገልጽ , ሰራተኞችዎ ምንም ሽልማት አይመዘገቡም, ነገር ግን ያልሰለጠኑ ተቆጣጣሪዎች ተመሳሳይ መግለጫዎች እንደነበሩ ይታወቃሉ.
በተሻለ ሁኔታ ለመዝገብዎ ኃላፊነት ለሚሰጠው ለ HR ሰራተኛዎ ፋይሎችን መድረሻን ይገድቡ እና በሰነድ ፋይል ውስጥ ምን መቅረብ እንዳለባቸው እና ምን መደረግ እንደሌለባቸው ያውቃል. - የሰራተኛውን የስራ ሁኔታ አወንታዊ እና አሉታዊ ገፅታዎችን ለማካተት በሠራተኛ መዝገቦች ውስጥ ያስቀመጡትን መረጃ ሚዛን ይሙሉ . አብዛኛውን ጊዜ የሰራተኞች መዝገብ ሁሉንም አሉታዊ ጎኖች ያጎላል እና አወንታዊ ክፍሎችን ያመልጣሉ.
- በሱፐርቫይዘር የግል ማስታወሻ ላይ ስለ ሪፓርት ባለሙሉ እና ኦፊሴላዊ ኩባንያ የሰራተኞች መዝገቦች መካከል ያለውን ልዩነት ይገንዘቡ. የአፈፃፀም ማስታወሻዎች ለፕሮጀክቶች መሻሻል , ፕሮጀክቶችን እና የግብ ማጠናቀቅን ለመከታተል, እና በእውነታዎች ላይ በትክክል ለመወሰን እና የአፈፃፀም እቅዶችን ለማቀድ , ለምሳሌ በድርጅቱ ባለሥልጣን መዝገቦች ውስጥ አይደለም.
በተጨማሪም ማስታወሻዎችን እንዴት እንደሚይዙ እና በአስተዳደሩ ፋይል ውስጥ ሰነዶችን ይዘው እንዴት እንደሚቆጣጠሩ ለሱፐርቫይዘሮች ስልጠና የመስጠትን አስፈላጊነት ይገንዘቡ. ለእውነታዎች, አስተያየቶችን እና የተወሰኑ ምሳሌዎች, ተመሳሳይ አይደለም, ለቃለ ምልልሶች አይሆንም.
ተቆጣጣሪው የግል ማስታወሻዎች በክስ ሂደት ውስጥ ሊቀርቡ ይችላሉ, ስለዚህ ለግል ማስታወሻዎች ጭምር ማስጠንቀቅ ይመከራል. በአስተዳዳሪው ፋይል ውስጥ በአስፈሊጊው የሠራተኛ የሠራተኛ ፊይሌ ውስጥ የሚገኙትን መዝገቦች ጠብቆ ማቆየት አይመከርም.
- ቅጥር ሰነዶች እና የቃለመጠይቅ ማስታወሻዎች ትንሽ ውዝግብ ያቀርባሉ. በጣም ጥሩው ልምምድ በእያንዳንዱ የየራሱን ቦታ ወደ ማመሳከሪያ ቼኮች ከተለጠፈበት ቦታ ጋር የተያያዙ ሁሉንም ሰነዶች ያካትታል. የተቀጣሪውን ማመልከቻ ከሠራተኛ ሠራተኛ ፋይል ላይ ከቀየሩ በስተቀር በዚህ ፋይል ውስጥ ያሉት የአመልካቾች መግለጫዎች, የሽፋን ደብዳቤዎች እና ማመልከቻዎች ናቸው.
ይህ ፋይል ብቃት ያለው የሰራተኛን ብቃት ለመወከል የሚጣጣሙ ኦፊሴላዊ የማረጋገጫ ዝርዝሮች እና ቅጾች አሉት, እና በጣም ብቃት ያለውን እጩ ለመቅጠር ውሳኔዎን ይደግፋሉ. በቀጠሮው ሂደት ውስጥ የተካተቱት የአመልካች አስተያየትና ማስታወሻዎች በዚህ ፋይል ውስጥ አይካተቱም. በሰነድ የሥራ ውሳኔ ላይ ሙሉ መረጃዎችን ለመያዝ የሰዎችን ሀብት እነዚህን ማስታወሻዎች ሊሰበስብ ይችላል.
- እንደ ማስተዋወቅ , ወደ ዘመናዊ እድሎች ሽግግር , እና የደሞዝ ጭማሪዎች የመሳሰሉ የቅጥር ውሳኔዎችን በተመለከተ ሰነዶች በሰራተኞች መዝገቦች ውስጥ ናቸው. ስለ ሰራተኛው የስራ ሱፐርቫይዝ ወይም ሃውስ አስተያየት አይሰጥም. እንደ ቅፅ ማስጠንቀቂያ በጽሑፍ የተመለከቱት የቅጣት እርምጃዎች በሰራተኛው የሰራተኛ መዝገብ ውስጥ ናቸው.
በሰራተኞች መዝገቦች ውስጥ መሆን የሌለባቸው ልዩ የሰነዶች ምሳሌዎች
የሚከተለው መረጃ በሠራተኛ መዝገቦች ውስጥ መቀመጥ የለበትም. ሰነዱ የተለየ ፋይል ሊፈልግ ይችላል, እንደ የበላይ ተቆጣጣሪ ወይም የ አስተዳደር ማስታወሻዎች ሊመደብ ይችላል ወይም በአሰሪው ፈጽሞ እንዳይቀመጥ ሊደረግ ይችላል.
- በህክምና ፋይል ውስጥ ማንኛውም የህክምና መረጃ ይገኛል .
- የደመወዝ መረጃ በመደወያ ፋይል ውስጥ ነው .
- የሰራተኛ ማህበራዊ የደህንነት ቁጥሮች ወይም ሰራተኛ የተከለከሉ ምድቦች ለምሳሌ ዕድሜ, ዘር, ጾታ, ብሔራዊ ማንነት, አካል ጉዳተኝነት, የጋብቻ ሁኔታ, የኃይማኖት እምነት እና የመሳሰሉት ስለ ሰራተኛ ፋይሎች መቀመጥ የለባቸውም.
- የሰራተኛን ሥራ ለማስተዳደር, ግቦች, ግብረመልስ, ወዘተ የመሳሰሉትን ለመቆጣጠር ሲባል የሚቆጣጠራቸው የመቆጣጠሪያ ሰነዶች በግለሰብ, በበላይ ተቆጣጣሪ ወይም በአስተዳዳሪ በኩባንያዎ ውስጥ ሊመዘገቡ ይገባል.
- የሰራተኛ ቅሬታዎችን, የምስክር ቃለመጠይቆችን, የሰራተኛ ቃለ-መጠይቁን, ግኝቶችን, ጠበቆችን እና መፍትሄዎችን እና መፍትሄዎችን ለመከታተል ተጨማሪ ክትትል, ከሠራተኛ መዝገቦች በተለየ የምርመራ ፋይል ውስጥ መኖር አለበት.
- የሰራተኛ I-9 ቅጾችን በ " I-9" ፋይል ወይም ሥፍራ , ከሰራተኞች መዝገብ ላይ ይጥቀሱ.
- የአደገኛ ምርመራ ታሪክን, የብድር ሪፖርትዎችን እና የመሳሰሉትን ጨምሮ የአደገኛ መድሃኒት ውጤቶች የፍተሻ ውጤቶችን , ተቆጣጣሪዎች, አስተዳዳሪዎች እና ሰራተኛ መድረስ አይችሉም. SHRM ይህንን የተለየ ፋይል ወይንም ይህንን መረጃ በሰራተኛው የሕክምና ፋይል ውስጥ እንዲገባ / እንዲቀርብ /
- እንደ የራስ መታወቂያ ቅፆችን እና የመንግስት ሪፖርቶችን እንደ ሰራተኛ ፋይል ወይም በሰራተኛው ቦታ ማግኘት ያለባቸው ተቀጣሪዎች ለሁሉም እኩል ዕድል ያላቸው መዝገቦች .
እነዚህን መመሪያዎች የሚከተሉ ከሆነ, ድርጅትዎ ትክክለኛ, ተመጣጣኝ የቅጥር ታሪክ እና የሰራተኞች መዝገቦች በተገቢው ቦታ ላይ በማከማቸት ላይ ናቸው.
የኃላፊነት ማስተማሪያ- እባክዎን ያቀረቡት መረጃ ትክክለኛነት እና ሕጋዊነት እንደማይሰጥ እባክዎ ልብ ይበሉ. ጣቢያው በዓለም አቀፍ ደረጃ ታዳሚዎች እና የሥራ ህጎች እና ደንቦች ከአንዱ ክፍለ ሃገር የሚለያዩ እና ከስቴት እና ከሀገር ወደ ሌላ ይለያያሉ. እባክዎ የህግ ትርጓሜዎና ውሳኔዎ ለአካባቢዎ ትክክለኛነት ለማረጋገጥ የህግ ድጋፍ, ወይም ከስቴት, ከፌደራል, ወይም ከዓለም አቀፍ የመንግስት መርጃዎች እርዳታ ይፈልጉ. ይህ መረጃ መመሪያ, ሃሳብ እና ድጋፍ ነው.