ሰዎች ተጠያቂ ማድረግ, መግባባትና መግባባት እንዲኖር ያድርጉ
ያ ጥሩ የአካዳሚክ ማብራሪያ ነው, ግን የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ምን ያደርጋሉ?
በአጭር አነጋገር, ፕሮጀክቶችን ያስተዳድራሉ. ምናልባትም ይህ በቀላሉ እንዲጫወት ቢደረግ, ነገር ግን ያደርጉታል. በሥነምግባር ወሰኖች ውስጥ የፕሮጀክቱን ግቦች ለማሳካት አስፈላጊ የሆነውን ሁሉ ያደርጋሉ.
PMI ፕሮጀክቱ አንድን ፕሮጀክት "የተለየ ምርት, አገልግሎት ወይም ውጤትን ለማዘጋጀት የተነደፈ ጊዜያዊ የቡድን እንቅስቃሴ" በማለት ያስቀምጣል. ልዩ ትርጉም የሚለው በዚህ ፍቺ ውስጥ ቁልፍ ተግባር ነው. የዕለት ተዕለት ሥራዎች ፕሮጀክቶችን አያካትቱም. አንድ ፕሮጀክት የሚያካሂዱ እንቅስቃሴዎች አንዴ ከተጠናቀቀ በኋላ አይከናወንም.
የፕሮጀክት ማኔጀሮች ፕሮጀክቶችን ውጤታማ ለማድረግ እንደ ጊዜ, ገንዘብ እና ሰዎች ያሉ ሀብት ያሰባስባሉ. አንድ ፕሮጀክት አንዴ ከተጠናቀቀ, የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ወደ ሌላ ፕሮጄክት ይሄዳሉ.
ምን ፕሮጀክት ማናጀሮች
የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ፕሮጀክቶች ውጤታማ እንዲሆኑ ለማድረግ ሀብቶችን ለማደራጀት ከሆነ ይህ እንዴት ሊሆን ይችላል?
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ፕሮጀክቶችን ያቅዱ የፕሮጀክቱን ግቦች ለመመዘን ከፕሮጄክት ስፖንሰሮች ጋር ተቀምጠዋል. እነሱ እነዚህን ግቦች ይወስዳሉ, በፕሮጀክት ቻርተር ውስጥ ያስቀምጧቸዋል.
የፕሮጀክት መርሃግብሩ ፕሮጀክቱ የሚጀምርበት ሰነድ ነው. የፕሮጀክት መርሃ ግብር እንደ የሂደቱ, የበጀት እና የጊዜ ወሰን የመሳሰሉ የከፍተኛ ደረጃ ጥበቃን ፕሮጀክቶች ያቀርባል. የፕሮጀክት ቻርቶች ትክክለኛ ክፍሎች በድርጅቶች ይለያያሉ.
የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ እና የፕሮጄክት ድጋፍ ሰጪ ፕሮጀክቱ በፕሮጀክቱ ቡድን ውስጥ ማን እንደሚፈልጉ ይወያያሉ.
የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እና ስፖንሰር እነዚህን ሰዎች እንዴት በፕሮጀክቱ ላይ እንደሚያገኙት ስልት ስልት. የፕሮጀክቱ ስፖንሰር አድራጊ ለድርጅቱ የሃብት ምንጮችን ለማግኘት ከፍተኛ ደረጃ ባለሥልጣኖችን ለማቅረብ ድርጅታዊ አቋም እና ክህሎት ሊኖረው ይገባል.
እነዚህ የሥራ ባልደረቦች ለፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ስለአስተናገዱ ሪፖርት አያደርጉም, ነገር ግን የፕሮጀክት ተግባራትን ለማጠናቀቅ ለፕሮጀክቱ ኃላፊው ተጠያቂ ይሆናሉ. ይህ ፕሮጀክትን ለማስተዳደር በጣም አስቸጋሪ ጉዳይ ነው. የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ በፕሮጀክት ቡድን አባላት ላይ ሙሉ የአመራር ስልጣን የለውም. እነዚህ ሰዎች ከፕሮጀክቱ ውጭ ሌሎች የቤት ስራዎች እና ቅድሚያ የሚሰጣቸው ናቸው. የግል ችግሮችን ካጋጠሙ የመርሃግብር አስተዳዳሪዎች ከፕሮጀክቱ ቡድን አባላት ጋር ለመተባበር ይሞክራሉ, ነገር ግን ችግሮቹ ከቀጠሉ, የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ መፍትሄ ለማግኘት የቡድን አባል ወደ ሥራ አስኪያጅ ሊሄድ ይችላል.
አንድ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ለፕሮጀክቱ ያለውን ንብረቱን ከተገነዘበ የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ የፕሮጀክቱን እቅድ እና የስራ ክፍፍል አወቃቀር ( WBS) ያዘጋጃል. WBS የፕሮጀክቱን ወሳኝ ነገሮች ለአንድ ሰው ሊመደቡ የሚችሉ ተቆጣጣሪዎች ይከፋፍላቸዋል. አንድ ሥራ በአንድ ግለሰብ ብቻ መፈጸም አይጠበቅበትም, ግን አንድ ሰው ለስራው ሃላፊነት ነው.
የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ የ WBS ን እያዳበረ ሲሄድ, የትኛው ሥራቸው እርስ በርስ እንደሚተማመን ይወስናል. ሥራዎችን በአግባቡ ይከተላል. በተጨማሪም የፕሮጀክት ቡድን አባላት ጠንካራ ጎኖችን, ደካማዎችን እና ሌሎች ግዴታዎችን ይመለከታል.
አብዛኛው የፕሮጀክት አስተዳዳሪ ስራ ግንኙነት ነው. በመርሃግብር ደረጃ, የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እና ስፖንሰር አድራጊው በመደበኛ የሐሳብ ልውውጥ ውስጥ ናቸው. በክርክር ስብሰባ የፕሮጀክት ኃላፊው ለጠቅላላው ፕሮጀክቱ ድምፅ ያስተላልፋል. አንዴ ፕሮጀክቱ ከተጀመረ በኋላ የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ከፕሮጀክት ቡድኖች አባላት, ከፕሮጀክቶች ስፖንሰር አድራጊዎች እና ከባለድርሻ አካላት ጋር ግንኙነት ያደርጋል. ባለድርሻ አካላት በድርጅቱ ውስጥም ሆነ ከአካላት ውጭ ሊሆኑ ይችላሉ. የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ከፕሮጀክቱ ቡድን ጋር መደበኛ ስብሰባዎችን ያካሂዳል እና አስፈላጊ ከሆነ ከቡድን አባላት ጋር ይገናኛል. የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ የፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጪው እንደሚጠበቀው ለማረጋገጥ ፕሮጀክቱ ብዙ ጊዜ ከፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጪ ጋር ይገናኛል.
ፕሮጀክቱ ወደ ማብቃቱ ሲቃረብ, የፕሮጀክት ሃላፊው ሁሉም ነገር አንድ ላይ መሆኑን ለማረጋገጥ መረጃን መለዋወጥ አለበት. ዝግ ከሆነ በኋላ, የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ሰነዶች እና ከፕሮጀክቱ የተማሩትን ያስተላልፋል.
የመንግሥት ተቋማት እንደ ዋና ዋና ሶፍትዌሮች ማሻሻያዎች እና የሃርድዌር ማሻሻያዎችን በመሳሰሉ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ ክፍሎች ውስጥ የፕሮጀክት ማኔጀን በትልልቅ ስራዎች እንዲጠቀሙበት ያደርጋሉ. አነስተኛ የኢንፎርሜሽን ቴክኖልጂ ፕሮጀክቶች የቴክኖሎጂ መሳካት ሳያስፈልጋቸው ከትላልቅ ፕሮጀክቶች ይልቅ ዋናው የፕሮጀክት ማኔጅመንት መዋቅር ይኖራቸዋል. ለእነዚህ አነስተኛ, ቴክኒካዊ ያልሆኑ ፕሮጀክቶች የፕሮጀክቱ ኃላፊዎች በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ሥልጠና ለሌላቸው እና በሥራው ላይ የሚሰነዘሩበት ሁኔታ ሊኖራቸው ይችላል.
ብዙ ሰዎች በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ከመታለል እስከ ጫካ ውስጥ ይወድቃሉ. የተለያየ አስተዳደግ ያላቸው ሰዎች ናቸው. የፖሊስ መኮንኖች , የኮንትራት አስተዳዳሪዎች, የስርአተ ትምህርት ባለሙያዎች , የህዝብ መረጃ ባለስልጣናት ወይም ሌላ ነገር, እንደ የድርጊት አስተዳዳሪዎች እና የድርጅቶች ችሎታ ያላቸው እና እንደ የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ናቸው. ጥቂቱን ልምድ እና ስልጠና ካገኙ በኋላ ፕሮጀክቶችን ማቀናበር ያስደስታቸዋል. ፕሮጀክቶችን ለማቀናበር, ተጨማሪ እውቀቶችን እና የሥራ ዕድሎችን ለማመቻቸት ክህሎቶቻቸውን እና እውቅናአቸውን ለማጠናከር ተጨማሪ እድሎችን ይፈልጋሉ.
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ባህሪያት
በደንብ የቡድን አስተዳዳሪዎች መካከል በርካታ የተለመዱ ባህሪያት አሉ. በእነዚህ ባህሪያት, የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች የፕሮጀክቱን ግቦች ለማሳካት በሂደት ላይ ናቸው.
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች አስተማማኝ መሆን አለባቸው. ባለድርሻ አካላት እና የፕሮጀክት ቡድን አባላት በፕሮጀክቱ ላይ እምነት እንዲጥሉ ለማድረግ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁን ማመን አለባቸው. ነገሮች ጥሩ እና ደህና እየሆኑ ያሉት የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ በፕሮጀክቱ ላይ ምን እንደሚደረግ ግልጽ እና ታማኝ መሆን አለበት. እንዲህ ዓይነቱ ፍቺ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እምነት የሚጣልበት ነው. ሰዎች በፕሮጀክቱ ውስጥ ምንም አይነት ችግር ቢከሰት አስተማማኝ መረጃ እንደሚያገኙ አውቀዋል.
የፕሮጀክት ኃላፊዎች የመነጣጠል ዕድል አላቸው. የፕሮጀክት አስተዳደሮች ሊኖራቸው የሚገባው ብሌጭነት በቋሚነት በመግባባት ምክንያት ነው. ከፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጪ, ከባለድርሻ አካላት ወይም ከቡድን አባላት ጋር ግንኙነት ሲኖራቸው, የፕሮጀክት አስተዳደሮች መረጃን ለማሰራጨት እና መረጃን ለመሰብሰብ ጥሩ አጋጣሚዎችን መጠቀም አለባቸው. የፕሮጀክት ኃላፊዎች ስኬታማ ሊሆኑ ይችላሉ. ይሁን እንጂ, ራሳቸውን ከአካባቢያቸው ዞን እራሳቸውን ማገድ አለባቸው.
በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ ስኬታማ ለመሆን እቅድ ማዘጋጀት ወሳኝ ነው. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች እቅዱን ማቀድ እንጂ እቅዱን ለመከተል ሳይሆን ዕቅድን ለመከተል እና እቅዱ መቼ እንደሚለወጥ ማወቅ. የፕሮጀክት ኃላፊዎች የፕሮጀክቱን ፍላጎቶች እስከማሟላታቸው ድረስ እቅድ ውስጥ ይጣላሉ. ከዚያም የፕሮጀክቱ ግቦች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ በአየር ላይ ማስተካከያዎችን ያደርጋሉ. ለውጦችን ከተገቢው ተመልካች ጋር ያስተላልፋሉ.
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በፕሮጀክቱ ርዕሰ ጉዳይ ላይ ሁልጊዜ ባለሙያዎች አይደሉም. በትልልቅ ፕሮጀክቶች ላይ የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ በሁሉም የፕሮጀክቱ ገጽታዎች ላይ ባለሙያ መሆን አይችልም. ለዚህ ነው ቡድኖች በጣም አስፈላጊዎች ናቸው. የፕሮጀክት ሥራ አስፈፃሚው የችግሮች ባለሙያ አለመኖርን ለመከላከል የፕሮጀክት ኃላፊዎች ተጠያቂነት አለባቸው. ፕሮጀክቶች እንደሚጠቀሙበት ለማረጋገጥ ፕሮጀክቶቻቸውን በቡድን አባላት ላይ መጫን አለባቸው. የጊዜ መርሃግብር አስፈፃሚዎች ስለ ጊዜ, ጥራትና ወሰን በሚነሳበት ጊዜ ምን መደረግ እንዳለባቸው ለመወሰን የውሂብ ዕቅዶች ያስፈልጋቸዋል.
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ውሂብ ስለሚፈልጉ, ትንታኔ ሊሰጣቸው ይገባል. ጠቃሚ መረጃዎችን ለማግኘትና ውሳኔ የማድረግ ሂደቱን በተግባር ለማዋል መሞከር መቻል አለባቸው.
ማረጋገጫዎች የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ሊያገኙ ይችላሉ
የፕሮጀክት አስተዳደር በተለየ ልዩ የስነስርዓት እርምጃው ላይ ሲወጣ, የእውቅና ማረጋገጫ ዋጋም ጨምሯል. በመሠረቱ, በመንግስት እና በግሉ ሴክተር ውስጥ በርካታ የሥራ ማስታወቂያዎች አሠሪዎች ቀጣሪዎች ለመመሥረት አዲስ ተከራይ እንዲሆኑ ይፈልጋሉ ወይም ይመርጣሉ. በፕሮጀክት አስተዳደር ውስጥ የረዥም ጊዜ የሥራ ልምድ ያላቸው ሰዎች የእውቅና ማረጋገጫ አያስፈልጋቸውም, ነገር ግን ለእነዚህ የመስሪያው መስመሮች አዲስ መሆን አለባቸው. ብዙ ሰዎች የፕሮጀክት ማኔጅመንት መስክ ውስጥ ሲገቡ, ብዙ ሰዎች እራሳቸውን እንደ ብቃታቸው መለየት ያስፈልጋቸዋል.
በአሜሪካ ውስጥ ለፕሮጀክት ስራ አስፈፃሚዎች በጣም የተለመደው የምስክር ወረቀት በ PMI የቀረበው የፕሮጀክት ማኔጅመንት ፕሮፌሽናል ወይም PMP® ነው. የ PMP® ምስክርነት ለማግኘት, የፕሮጀክት አስተዳዳሪ የትምህርት, የሙያ እና የሥልጠና መስፈርቶችን ያሟላል. እነዚህ መስፈርቶች በሁለት መንገዶች ሊሟሉ ይችላሉ. በመጀመሪያ, የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ የሁለተኛ ደረጃ ትምህርት ዲግሪ, 7,500 ሰዓት የማስተባበር ፕሮጀክቶች እና የ 35 ሰዓታት ተገቢ ስልጠና ሊኖረው ይገባል. ሁለተኛ, የፕሮጀክት ሥራ አስፈፃሚ የዲግሪ ዲግሪ, የሦስት ዓመት ልምድ እና 4,500 ሰዓቶች በፕሮጀክቶች እና 35 ሰዓታት ተያያዥ ሥልጠናዎች ሊኖራቸው ይገባል.
እነዚህን መስፈርቶች ካሟላን, የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ ከ PMI ጋር ማመልከት እና ፈተና መውሰድ ይኖርበታል. ይህ ፈተና በፕሮጀክት የማኔጅመንት አካለቲካል አካል (Knowledge Management Project) ወይም PMBOK® ላይ የተመሰረተ ነው.
በአጠቃላይ PMI ዘጠኝ የፕሮጄክት ማስተዳደር ማረጋገጫዎችን ያቀርባል. PMP® እና በፕሮጀክት አስተዳደር ወይም በ CAPM® የተረጋገጠ የዲሲ ማኔጅመንት ፕሮጄክት ለማግኘት በጣም ቀላል ነው. ሌሎች ሰባት ማረጋገጫዎቻቸው እንደ የቢዝነስ ትንተና, የጊዜ መርሐግብር እና አደጋ አስተዳደር - ወይም እንደ Agile እና OPM3 የመሳሰሉ የፕሮጀክት አያያዝ ዘዴዎችን ለምሳሌ የተወሰኑ የፕሮጀክት አስተዳደርን ይመለከታል.
ደመወዞች የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ያግኙ
በመንግስት እና በመንግስት ዘርፎች ውስጥ ከሚገኙ ማናቸውንም ሥራዎች ጋር ተመሳሳይነት እንደሚያሳየው ለመንግስት የሚሰሩ ሰዎች ከግሉ ዘርፍ አካላት ያነሱ እንደሚሆኑ ይጠበቃሉ. የመንግስት ድርጅት ከግል ኩባንያዎች የተሻለ ጥቅማጥቅሞች አሉት.
የፕሮጀክት ኃላፊዎች በስራቸው መጀመሪያ ላይ የበለጠ ልምድ ካላቸው ሰዎች ያነሱ ናቸው. የፕሮጀክት ማኔጀሮች ተሞክሮ ሲያገኙ ከፍተኛ ደመወዝ ሊያዝዙ ይችላሉ.