የመንግሥት ተቋማት የሕዝቡን ሥራ ለማከናወን የሚያስፈልጉ አንዳንድ ነገሮች ሲለወጡ ፕሮጀክቶችን ያከናውናሉ. እንደፕሮጀክት ማኔጅመንት ተቋም አንድ ፕሮጀክት "አንድ ልዩ ምርት, አገልግሎት ወይም ውጤትን ለማምረት የተነደፈ ጊዜያዊ የቡድን እንቅስቃሴ ነው." አንድ ፕሮጀክት አንድ ድርጅት እንዴት እንደሚሰራ ሲቀየር የፕሮጀክቱ የመጨረሻ ምርቶች በዕለት ተዕለት ሥራቸው ውስጥ የተካተቱ ናቸው. የድርጅቱ ሥራ ዘላቂነት ነው.
ቀላል ይመስላል, ግን አይደለም. ለውጥ በጣም አስቸጋሪ ነው, እናም ፕሮጀክቶች በጣም ሩጫዎችን በቀላሉ ሊያቋርጡ ይችላሉ. በየቀኑ የፕሮጀክቱ እድገትን እና በመጨረሻም ስኬታማነትን የሚያስከትሉ ተግዳሮቶችን ያመጣል. ይህንን አደጋ ለመከላከል ፕሮጀክቶች የተወሰኑ ቁልፍ ክፍሎችን ይፈልጋሉ. ከዚህ በታች በተዘረዘሩት እቃዎች ላይ አንድ ፕሮጀክት ትልቅ የስኬት ዕድል አለው.
01 የተሰራ ፕሮጀክት ስፖንሰር
የፕሮጀክት ስፖንሰር አድራጊ ከፕሮጀክቱ ጋር የተያያዙ አራት ዋና ሃላፊነቶች አሉት. በመጀመሪያ, ስፖንሰር አድራጊው ፕሮጀክቱን ይደግፋል. እሱ ወይም እሷ በፕሮጀክቱ ቡድን በይፋ እና በግል ያበረታታሉ. ሁለተኛ, ስፖንሰር አድራጊው የፕሮጀክቱን ሥራ አስኪያጅ ይደግፋል. የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ እንቅፋቶችን ማስወገድ ሲፈልጉ, ድጋፍ ሰጭው ስፖንሰር አድራጊውን በመደወል ስፖንሰር አድራጊው ነገሮች እንዲከሰቱ የሚያደርጉ ድርጅታዊ ብቃቶች አሉት. ሦስተኛ, ስፖንሰር አድራጊው ሀብቶችን ለማግኘትና በቀጥታ ከሌሎች ሃይለኛ ሰዎች ጋር በመስራት ሀብቶችን ያቀናጃል. ስፖንሰር አድራጊው ለአንድ ፕሮጀክት ጠንካራ አሸናፊ ሲሆን, የስፖንሰር አድራጊው እኩያ የሆኑት ጠቃሚ ሀብቶች አስተዋፅኦ ይኖራቸዋል. አራተኛ, ስፖንሰር አድራጊው የውሳኔ አሰጣጥን ያመቻቻል. የፕሮጀክቱ ቡድኖች ሲሳሳቱ ስፖንሰር አድራጊው ውሳኔውን ሊያስተካክለው ወይም ስፋት ያለው ውሳኔውን ሊያደርግ ይችላል.
ስፖንሰር አድራጊው ከፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ጋር የማያቋርጥ ግንኙነት በማድረግ ያሳውቃል. ስፖንሰር አድራጊው የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጁን በመደገፍ የስፖንሰር ኃላፊነቶቹን በተገቢው መንገድ በድርጊት እንዴት መወጣት እንዳለበት ለመወሰን ሁለቱም አብረው ይሠራሉ. ለምሳሌ, የፕሮጄክት ሥራ አስኪያጅ ከድርጅቱ የፋይናንስ ክፍል መረጃ ማግኘት ላይ ችግር ሊፈጥር ይችላል. የፕሮጀክቱ ስፖንሰር ወደ ሁኔታው ዋናው የፋይናንስ ኃላፊ ለመቅረብ እና መረጃውን የማግኘት ሥራ ተቀጣጣይ ስራዎች ላይ ከተቀመጠው በላይ መሆን አለበት.
02 ግልጽ ግቦች እና ስፋት
በፕሮጀክቱ ላይ ስራ ከመሠሩ ወይም ዝግጅቱ ከመደረጉ በፊት, የፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጪው የፕሮጀክቱን ግቦች እና ስፋት ያቀርባል. ግቤዎች ፕሮጀክቱ ማከናወን ያለባቸው ትልቅ ነገሮች ናቸው. ለምሳሌ, የሶፍትዌር ማሻሻያ ፕሮጀክት ይውሰዱ. የሰው ሃብት ክፍፍል የደመወዝ ወረቀት ለማስተዳደር የታወቀ የንግድ ሶፍትዌር ይጠቀማል. ድርጅቱ ለመማር ማስተማር ሞጁል መጨመር ይፈልጋል. የፕሮጀክቱ ግቦች የመማር ማስተዳደሪያ ሶፍትዌርን ከድርጅቱ የንግድ ፍላጎቶች ጋር ለማጣመር እና አሁን ካለው የደመወዝ ሥርዓት ጋር ለማጣመር ነው.
ወሰኖው የፕሮጀክቱን መለኪያዎች ይገልፃል. ከሶፍትዌር ፕሮጀክቱ ምሳሌ በመቀጠል; ይህ የፕሮጀክቱ ወሰን የትምህርት አሰጣጥ ስርዓትን ለማምጣት እና ከደሞዝ ስርዓቱ ጋር በማዋሃድ ብቻ የተወሰነ ነው. ብዙ ጊዜ, ወሰን ያለውን መጠን ለመረዳት ወሰን የሌለው ነገር መለየት ይረዳል. ለዚህ ፕሮጀክት, ሌሎች ሞጁሎች ከመጠን በላይ ናቸው. የሂሳብ ክፍል ወደ ፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ መምጣት አይችልም, የክፍያ አከፋፈል ሂሳቦችን, ሂሳቦችን ለመቀበል ወይም ሂሳብ የሚከፍሉ ሞጁሎችን መጠየቅ ይችላል.
ፕሮጀክቱ አንዴ ከተተወ ሞዱል ማከል ወሰን አስቀምጧል . መልካም የፕሮጀክት ስፖንሰሮች እና የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ከሽፋኑ የሚጠብቁትን መከላከያዎች ይከላከላሉ, እንዲሁም በመካከለኛ ፕሮጀክትን ለመጨመር አይፈልጉም. የፕሮጀክት ወሰን መጨመር የፕሮጀክቱ አስፈላጊ ጊዜ እንደ ገንዘብ እና ገንዘብ የመሳሰሉ ነገሮችን ይጨምራል. በተጨማሪም በተጨማሪ የስምምነት መስራት የስራ ጥራት ውጤቶችን አደጋ ላይ ይጥላል.
03 የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ
የፕሮጀክት ማኔጀሮች አብዛኛውን ጊዜ ፕሮጀክቱን እንዲንቀሳቀሱ የሚረዱትን የሚከተሉትን ባህሪያት አሏቸው. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች እቅዶች ናቸው. ስለ የሥራ ቅደም ተከተል ያስባሉ, እና ቡድኑ ስራውን ከጨረሰ በኋላ ምን እንደሚፈለግ ያውቃሉ. ጥሩ ዕቅዶች ይሠራሉ, ነገር ግን መቼ ከችግሮች መለዋወጥ እንዳለባቸው እና ከእቅዱ ውስጥ መለዋወጥ እንዳለባቸው ያውቃሉ. የፕሮጀክት ኃላፊዎች እምነት የሚጣልባቸው ናቸው. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በተሳካላቸው ስራ ላይ በመሞርታቸው ሰዎች መልካም ምኞታቸውንና ችሎታቸውን እንዲያምኑ ይፈልጋሉ. በተለይ በፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እና በፕሮጀክት ድጋፍ ሰጪ መካከል ባለው ግንኙነት መካከል መተማመን በጣም አስፈላጊ ነው. የፕሮጀክት ስራ አስኪያጆች አብዛኛው ስራቸው መግባባት ስለሚኖርባቸው የመነጣጠል ስራ ይሠራሉ.
ሰዎች ለሚያደርጉት ግዴታ ሰዎች ተጠያቂ ይሆናሉ. አንድ ምሳሌ ይኸውልዎት. የፕሮጀክት ቡድን አባል ተቆጣጣሪ ለፕሮጀክት ኃላፊው የቡድኑ አባል በሳምንት ውስጥ አራት ሰዓቶች በፕሮጀክቱ ላይ ሊያደርግ ይችላል ብሎ ነበር. ይህ የቡድን አባል በተከታታይ ሁለት ሳምንታዊ ስብሰባዎች ያመለጠ ሲሆን በመሰሩ የስራ ክፍፍል ውስጥ በተሰጠው ሥራ ላይ ምንም መሻሻል አላሳየም. ከመጀመሪያው ያመለጣችሁት ስብሰባ በኋላ የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ ከቀረቡበት ቡድን ጋር ይነጋገራል. የቡድኑ አባል ይበልጥ አስፈላጊ የሆኑ ቅድሚያ የሚሰጣቸው ጉዳዮች እንዳሉት ተናግረዋል. የፕሮጀክቱ አስተዳዳሪ ይህ እውነት ያልሆነ እንደሆነ ስለተጠረጠረ በሁለተኛ ስብሰባው ከተካሄዱ በኋላ የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ከቡድኑ አባል ተቆጣጣሪ ጋር ተገናኘ. ተቆጣጣሪው ለፕሮጀክት ኃላፊው የቡድን አባል ባህሪ እንዴት እንደሚዞር ነግረዋታል.
04 የተሳተፉ ባለድርሻዎች
በፕሮጀክቱ ውስጥ ያሉ ባለድርሻ አካላት የፕሮጀክቱን ስኬት የሚያጎለብቱ ግለሰቦች እንጂ የፕሮጀክቱ ቡድን አባላት አይደሉም. እንደ ፕሮጀክት ስራ አስኪያጅ ወይም የፕሮጀክት ቡድን አባላት በየዕለቱ ስለ ፕሮጀክቱ አያስቡም, ነገር ግን ቁልፍ በሆኑ ውሳኔዎች እና በፕሮጀክቱ ግቦች ላይ አጠቃላይ መሻሻል ላይ ለመድረስ ይፈልጋሉ.
ባለድርሻዎች በፕሮጀክት እንቅስቃሴዎች ላይ ለመቆየት የራሳቸው ተነሳሽነት አላቸው, ነገር ግን የፕሮጀክቱን ግቦች ወደ ሥራው በሚወስዱ መንገዶች ወደ ፕሮጀክቱ ማምጣት የፕሮጀክት ኃላፊው ኃላፊነት ነው. ብዙውን ጊዜ, ይህንን ማድረግ ብዙ ግብዓቶችን ከማግኘትና በጣም ትንሽ ግብዓት በማግኘት መካከል ያለውን ሚዛናዊ ሚዛን ያካትታል. ባለድርሻ አካላት በእያንዳንዱ ውሳኔ ላይ ማመዛዘን አይችሉም. ይህ ፕሮጀክቱ ሥራውን ያወድምና እያንዳንዱን ውዝግብ ትግል ያደርግ ነበር. በተቃራኒው, እያንዳንዱ ፕሮጀክት ትልቅ ገፅታ ባለድርሻ አካላትን የሚያረካ በመሆኑ ባለድርሻዎች ሊዘገዩ አይችሉም.
05 የፕሮጀክት ቡድን አባላት አባላት
የፕሮጀክት ቡድን አባላት የፕሮጀክቱን ሥራ ያከናውናሉ. ብዙ ጊዜ የፕሮጀክት ቡድን አባላት በመደበኛ ሥራዎቻቸው ላይ ለፕሮጀክቶች የተመደቡ ሲሆን ፕሮጀክቱ ተጨማሪ ስራዎችን ለማካካስ ሌላ ሥራ አይቀንሰውም ማለት ነው. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በዚህ ጉዳይ ላይ ከቡድኖቻቸው ጋር ከአለቃዎቻቸው ጋር ለመደራደር ሊያግዙ ይችላሉ, ነገር ግን የፕሮጀክቱ ስራ አስኪያጅ የፕሮጀክቱ አባላት ከፕሮጀክቱ ውጪ ያላቸውን ኃላፊነቶች መቆጣጠር አይችሉም.
የቡድን አባላትን ወደ ፕሮጀክቱ መወሰድ በጣም ጠቃሚ ነው. ያለገደብ, ቀነ-ገደቦች ሊንሸራተቱ, እና የስራ ምርቶች ጥራት ያላቸው አይደሉም. የቡድን አባላትን የፕሮጀክቱን ግቦች በወቅቱ በጀት ውስጥ እና ከጥራት ደረጃዎች ለማሟላት ተነሳስተዋል.