በተለይ ከመልዕክት ይልቅ ለመልዕክቱ ደረቅ ቅጂ ወደ ዋናው አካል መላክ ከቻሉ ተገቢውን ቅርጸት በጣም አስፈላጊ ነው.
የሚከተለው የናሙና ወረቀት ፎርሙን በሚጽፉበት ጊዜ የሚካተቱትን መረጃዎች ያካትታል, አግባብ ባለው ቅርጸ ቁምፊ, ሰላምታ, ክፍተት, መዝጋት, እና ለንግድ ሥራ መልእክቶች ፊርማ.
ናሙና ፊደል ቅርጸት
የእውቅያ መረጃ (የእውቂያ መረጃዎ የእውቂያ መረጃዎን የሚያካትት በደረት ፊደላት ላይ ጽፈው ከሆነ, ከደብዳቤው መጀመሪያ ላይ ማካተት አያስፈልግዎትም.)
የአንተ ስም
አድራሻዎ
የእርስዎ ከተማ, ስቴት, ዚፕ ኮድ
የእርስዎ ስልክ ቁጥር
የኢሜይል አድራሻዎ
ቀን
የእውቂያ መረጃ (እርስዎ ለሚጽፉት ሰው ወይም ኩባንያ)
ስም
ርዕስ
ኩባንያ
አድራሻ
ከተማ, ስቴት, ዚፕ ኮድ
ውድ ወንድም / ሚ. (የመጨረሻው ስም): (የሰውን ጾታ ካላወቁት ሙሉ ስማቸውን ካልፃፉት የመጀመሪያውን ስም ሳይሆን ትክክለኛ ስም ይጠቀሙ.) ለምሳሌ "ውድ ፓድ ክሮዲ" ብለው መጻፍ ይችላሉ. "ውድ አይክሬድ" ወይም "ውድ ዶ / ር ክሬይ" በማለት ፋንታ በንግዴ ፊደል እንጂ በ <ኮው >> ውስጥ አለመሆኑን ልብ ይበሉ. የተቀባዩን ስም የማታውቀው ከሆነ ጥንቃቄ የተሞላበት "ለማን ሊያወራው ይችላል?") የተለመዱ (እና አስተማማኝ) ናቸው.
የሰውነት ደብዳቤ
አላማህ ከመጀመሪያው ጀምሮ ግልጽ እንዲሆንልህ ለምን እንደጻፍህ የደብዳቤ የመጀመሪያ አንቀጽ.
ከዚያ ቀጥሎ በሚከተሉት አንቀጾች ውስጥ ስለ እርስዎ ጥያቄ ወይም ስለሚያቀርቡት መረጃ የበለጠ መረጃ እና ዝርዝር መረጃዎችን ያቅርቡ.
የደብዳቤዎ የመጨረሻው አንቀጽ እርስዎ እየጻፉበት ያለውን ጽሁፍ እንደገና ለማንበብ እና አንባቢዎች የእርስዎን ጥያቄ እንዲገመግሙት ያደርገዋል.
ተገቢ ሆኖ ከተገኘ, በፅሁፍ እንዲደረግልዎ መጠየቅ አለብዎት ወይም ጥያቄዎን ለመወያየት እንዲቻል ስብሰባ ለማመቻቸት እድል መስጠት አለበት.
በመዝጋት ላይ
በጣም ትስስር, ( የፍተሻ ምሳሌዎች )
ፊርማ
በእጅ የተጻፈ ፊርማ (ለህት ቅጂ ወረቀት - ደብዳቤውን ለመፈረም ሰማያዊ ወይም ጥቁር ቀለም ይጠቀሙ)
Typed Signature
የኢሜል ደብዳቤ እየላኩ ከሆነ, ምን እንደሚጨመር እና ፊርማዎን እንደሚያዘጋጁት እነሆ.
ደብዳቤዎን ቅርጸት ለማስቀመጥ ጠቃሚ ምክሮች
- ደብዳቤ ስትጽፍ, ደብዳቤህ ግልጽ እና አተኩሮት መሆን አለበት, ስለዚህም የደብዳቤህ ዓላማ ግልፅ ነው.
- ደብዳቤዎን በአንድ ቦታ ያስቀምጡና በእያንዳንዱ አንቀጽ መካከል ክፍተት ይተዉ . ለደብዳቤዎ ማረጋገጫ ይስጡ.
- እንደ Arial, Times New Roman, Courier New, ወይም Verdana ያሉ መደበኛ የሆኑ ቅርጸ ቁምፊዎችን ይጠቀሙ. የቅርቡ መጠን 10 ወይም 12 ነጥቦች መሆን አለበት.
- ከጠዋቱ በኋላ እና ከመዘጋቱ በፊት ባዶ መስመር ይተው.
- የንግዴ ፊደላት ሁሌም በወረቀት ወረቀት ወይም በግሌ ማተሚያ ከማስተሊሇፍ በሊጭ ብርት ወረቀት ሊይ መታተም አሇባቸው.
ለቅርጸት ስህተቶች እና Typos ይመልከቱ
የንግድዎን ደብዳቤ ከጻፉ በኋላ, በማያ ገጹ ላይ ፊደል ማረም (ፊደል ማረም) ያጠናቅቁት. ከዚያም በማተም እና በማንኛውንም ስህተቶች ወይም ታሪኮችን በመመርመር ቢያንስ ቢያንስ አንድ ተጨማሪ ጊዜ አንብቡት. (ብዙ ጊዜ ስህተቶችን በሃርድ ወረቀት ላይ መሞከር ቀላል ነው.)
እንዲሁም ለቅርጸት ስህተቶች በፍላጎቶች ላይ ይመልከቱ, ማለትም በሁለት መካከል ያሉ ክፍተቶች የሌሉት ወይም በመስመሮች የተተገበሩ መስመሮችን የመሳሰሉ.
ከዚያም ደብዳቤዎን በፖስታ ውስጥ ከማስገባትዎ በፊት ከተለመደው ስምዎ በላይ ሰማያዊ ወይም ጥቁር ቀለም በመጠቀም ለመፈረም አይርሱ.
ደብዳቤዎን ለመጻፍ ማይክሮሶፍት ዎርድ ወይም ሌላ የጽሁፍ ማቀናበጃ ፕሮግራም እየተጠቀሙ ከሆነ, ደብዳቤዎን በትክክል እንዲቀርጹ የሚያግዙ ቅንጅቶችን ማግኘት ይችላሉ. በነፃ የ Microsoft Word ደብዳቤ አብነቶች ላይ ተጨማሪ መረጃ እነሆ.
ተጨማሪ የደብዳቤ ጽሑፍ መረጃ
የንግድ ደብዳቤዎችን እንዴት እንደሚጽፉ ማወቅ በጣም አስፈላጊ ክህሎት ነው, ስለዚህ ለእርስዎ በርካታ ተጨማሪ ጽሁፎች ያሉዎት እዚህ ነው:
በአጠቃላይ ቅርጸት በመጠቀም የንግድ ደብዳቤን እንዴት እንደሚጽፉ እና የተለያዩ የንግድ ደብዳቤ ቅንጥቦችን እንደገና በመገምገም መሰረታዊ ነገሮቹን ይጀምሩ. በተጨማሪም, ከነዚህ ጋር የተያያዙ የንግድ ደብዳቤ ምሳሌዎችን መመልከት ይችላሉ. ስለ ቅርፀት ተጨማሪ ዝርዝሮችን ይገምግሙ እና እንዴት የንግድ ድርጅት ፊርማ ቅርጸት እንደሚሰራ የሚያሳይ ሌላ ምሳሌ ይመልከቱ.
ምሳሌዎችን በመመልከት ለመማር የሚፈልጉ ከሆነ, እንደ የሽፋን ደብዳቤዎች, የቃለ መጠይቅ ደብዳቤዎች, የድግግሞሽ ደብዳቤዎች, የሥራ መቀበያ እና ተቃውሞ ደብዳቤዎች, የመልቀቂያ ደብዳቤዎች, እና የአድናቆት ደብዳቤዎች የመሳሰሉ ለመምረጥ ብዙ ዓይነት የንግድ ደብዳቤዎች አሉ.
በዚህ የንባብ ናሙናዎች ውስጥ እነዚህን ሁሉ እና ተጨማሪ የንግድ ሥራ እና የቅጥር-ነክ የናሙና ናሙናዎችን ያገኛሉ .
ሁሉም የቢዝነስ ደብዳቤዎች አይታተሙም እና አይላክም, ስለሆነም እነዚህን መመሪያዎች ለሙያዊ ኢሜይሎች እና ለደብዳቤ መጻፍ አስፈላጊ ነው .