እንደ ድርጅትዎ ተወካይ ደብዳቤን እየጻፉ ከሆነ, አንዳንድ ኩባንያዎች ሰራተኞቻቸው የራሳቸውን የጽሑፍ ደብዳቤ እንዲጽፉ የሚፈቅዱ ቢሆንም ሌሎች ደግሞ ሳንሱር ማድረግ ወይም ማገድ ይችላሉ.
ስለዚህ, ከመስማማቱ በፊት የአሠሪዎ ፖሊሲዎች ምን እንደሆኑ ማወቅዎን እርግጠኛ ይሁኑ.
ብዙ ድርጅቶች በሰብአዊ ሀብቶች (HR) በኩል ማጣቀሻዎች አላቸው. ከመቀጠልዎ በፊት የኩባንያዎ መመሪያዎችን ያረጋግጡ.
የቢዝነስ ባለቤት ከሆኑ እና አንድ የአሁኑ ወይም ቀዳሚ ኮንትራክተር ከርስዎ የተላከ ደብዳቤ ከጠየቀዎት, የእርስዎን ጥንቃቄ ለመጠቀም የሚከተለውን መመሪያ ያንብቡ.
የፈተና ደብዳቤ መጻፍ ሲኖርብዎት
እጩዎ በደንብ የሚያውቁት እና በቅርብ ያሰሩት ሰው መሆን አለበት. ለምሳሌ, ከአሥር አመት በፊት ለሠራህ ወይም ለአንድ ወር ብቻ ከምትሠራው ሰው ጋር ምክሩን ላያቀርብልህ ይችላል. ፈታኝ ሊሆን ቢችልም, አሮጌ ወይም በቂ አይደለም, መረጃ, ሁለቱም አሳሳች ሊሆኑ ይችላሉ. ማወቅ የሚቻልበት መንገድ የለም. ስለዚህ, የአንድን ሰው ክህሎቶች በትክክል መናገር ካልቻሉ, በትህትና ጥያቄዎን ዝቅ ያደርጋሉ.
እጩው ትርጉም ያለው ማጣቀሻ እንዲጽፉ የሚያስችልዎ ሚና ውስጥ ሊያውቁት ይገባል. ለምሳሌ, ከግለሰቡ እንደ ቋሚ ጸሀፊ ሆኖ ሠርተው ከሆነ ግን አሁን የውሻን ንግድ እንቅስቃሴን ጀምሯል, በሌላ ሙያ የእሱ ክህሎት ምስክርነቱን ማረጋገጥ አይችሉም.
በእንደዚህ ዓይነት ሁኔታዎች ውስጥ, የተሻለውን እጩ ማን እንደሚሾም ምክርን አለመቀበል እና ምናልባትም ምክር ሊሰጥ ይችላል. የውሻን መራመድ የንግድ ሥራ መጀመር ከፈለገ, ለችሎታው ትክክለኛውን የገንዘብ ድጋፍ የሚያቀርብ ቋሚ ደንበኛ ሊኖረው ይገባል.
በሐቀኝነት አዎንታዊ ማጣቀሻን ማቅረብ የሚችሉ ከሆነ ብቻ ደብዳቤውን ይጻፉ. ስለ አፈፃፀማቸው ምንም የሚያበረታታ ነገር ከሌለ, ሀቀኛ ነገር ያድርጉ እና መዋጮ ማድረግ እንደማትችሉ ይናገሩ.
ምክንያቱን ለማቅረብ ግዴታ እንዳለብዎ ከተሰማዎት:
- ሙሉ በሙሉ ሐቀኛ ይሁኑ እና ለእነሱ ብለው ለመጻፍ ምንም ዓይነት ስሜት እንደማይሰማዎት ይናገሩ.
- "እንደ የድጋፍ ደብዳቤዎች ለመጻፍ አቅም ላይ አይደለሁም.
ምንም አይነት ስሜት የጎደለው ወይም የጥፋተኝነት ስሜት ቢሰማዎትም, የእናንተን ሀሳብ ይተማመኑ. በተጨማሪም, ያልተረጋገጠ ደብዳቤም አመልካቹን እና ቀጣሪዎንም በደንብ አይገልጽም.
ከእውነታው ጋር አዛምደው
ደብዳቤውን ለመጻፍ ከተስማሙ, ትኩረትን በትክክለኛ እና በእውነቱ ላይ ብቻ ያካትቱ . በተጨባጭ አስተያየት የሚባል ነገር ከመናገር ይቆጠቡ - ለወደፊቱ ሥራ ሊቆጠር የሚችል ሰው ላይ ሊሠራ ይችላል እና ለርስዎ እና ለድርጅትዎ የሕግ ችግር ሊያደርስ ይችላል. "ሉዊስ ብሩህ ደራሲ ነው" በማለት እንደ አንድ ከፍተኛ ሃሳብ ማቅረብ, በራሱም አደገኛ ነው. በውጫዊው እውቅና መስራት ወይም ለስራዋ የተሰጠውን ሽልማት መደገፍ መቻል አለብዎት. ይህን ማድረግ ካልቻላችሁ "ሉአላ ሁልጊዜ ለእኛ ታላቅ ይዘትን ታመርናለች" ማለት ትችላላችሁ.
በተመሳሳይ መልኩ የተጋነኑ እና ከመጠን በላይ የተሻሉ መግለጫዎችን አስወግዱ. አንድን ሰው ብዙ ከመሠረትዎ, ደብዳቤው ለወደፊቱ ደንበኞች ወይም አሠሪዎች ክብደት ሊወስድ አይችልም.
የማጣቀሻ ደብዳቤ እንዴት እንደሚሰራ
1. የራስዎን አቋም እና ከእጩው ጋር ያለዎትን ግንኙነት ለማጠናከር በመጀመሪያው አንቀጽ ውስጥ እራስዎን ያስተዋውቁ.
አንባቢው እንደዚህ አይነት ደብዳቤ ለማዘጋጀት ለምን ብቁ እንደሆኑ እንዲያውቅ ያድርጉ.
2. ስለ እጩው እና አሁን በሥራ ላይ ስለመሆኑ እውነታውን ያረጋግጡ (ካሉ)-
- የሰውዬው የሥራ መጠሪያ እና ኩባንያ
- ከሰውዬው ጋር ምን ያህል ጊዜ ሠርተውታል?
- ከሰዎች ጋር ሲሰሩ, በአሁኑ ጊዜ ካልሰሩ
- የንግድ ግንኙነትዎ ወይም ከእጩው ጋር አብሮዎት የተሠራበት አቅም.
- በእጩነት ችሎታቸው እና በሙያቸው በሙያዊ አገልግሎትዎቻቸው ላይ ያላቸውን የጥናት ውሳኔ ይስጡ. እንደ መጻፍ ክህሎቶች, ችግሮችን መፍታት ወይም የጊዜ ማኔጅትን የመሳሰሉ በጣም ጠቃሚ የሆኑ ባህርያቸውን ጎላ አድርገህ ግለጽ. በጣም ልዩ የሆኑትን ችሎታዎች ማውጣት ይችላሉ, በደስታ እነሱን በድጋሚ እንዲያገኟቸው ማድረግ, እና የእራሳቸውን የሙያ አገልግሎቶች እንዴት ለእርስዎ እና ለድርጅቱ እንዴት እንደጠቀሟቸው በማስታወስ ይችላሉ.
4. ማናቸውንም ተጨማሪ ምሳሌዎች ወይም ገለጻዎችን ለማከል የመጨረሻውን አንቀጽ ይጠቀሙ.
በመጨረሻም, ማንኛውንም ተጨማሪ ጥያቄዎች ለመመለስ ወይም ክትትል መረጃን ለማቅረብ በማቅረብ የቅርብ ጊዜ.
የንግድ ሪፈረንስ ደብዳቤዎች አግባብነት ያለው ባለሙያ አገልግሎቶች
የባለሙያ አገልግሎቶችን የሚመለከቱ የሚከተሉትን የንግድ ማጣቀሻ ደብዳቤዎችን ይከልሱ.
ምሳሌ ቁጥር 1
ውድ ወንድም ኤድከልስተን,
የዲንኤሌ ብርሃኑን, ሲ ፒኤ (ዳንኤል ብርሃዮን) አገልግሎቶችን ለመጠቆም ደብዳቤ እጽፍላለሁ. ዳንኤል የሂሳብ ባለሞያ እና የሂሳብ ሹማችን በመሆን ለህግ ተቋሜ ላለፉት 15 ዓመታት ሲሰራ ቆይቷል. በቅርብ በተያዘው የኢኮኖሚ ድቀት ወቅት እና በከፍተኛ ዋናው መዋቅር ውስጥ ኩባንያችን በችሎታችን ላይ መኖራችንን ለማረጋገጥ የእርሱ እውቀትና ትኩረት ወደ ዝርዝር ጉዳዮች ይሸጋገራል.
የዳንኤልን የሂሳብ አያያዙን በማመቻቸት እተማመናለሁ.
እሱ ጥልቅ አይደለም, ግን ከስራው ጋር አብሮ ለመሥራት, እና ጊዜዬን ለመወያየት እና ስለ ጥያቄዎቼን ለመወያየት ሁልጊዜ ፈቃደኛ ነው.
ማንኛውም ተጨማሪ ጥያቄዎች ካሉዎት, እባክዎ እኔን በነፃነት ያግኙን.
ከሰላምታ ጋር,
አናንያ ሴባስትያን
አጋር, ሴባስቲያን እና ተባባሪዎች
ቢሮ: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
ምሳሌ # 2
ውድ ካስሊ,
እኔ የቢቢሲኬቶች ምክትል ፕሬዝዳንት ሚካኤል ብራውን የግብይት አገልግሎቶችን ለመምከር ደብዳቤ እየጻፍኩ ነው. ሚካኤል ከጁላይ 2012 እስከ ጃንዋሪ 2016 ድረስ በርካታ ስኬታማ ዘመቻዎችን ፈጥሯል እና ተፈጻሚ አድርጓል.
የእርሷ የፕሮግራም ሶፍትዌር የሙያ እና የፈጠራ ችሎታዋ የፈጠራ ችሎታዋ በጣም አስፈላጊ ለሆኑ ፕሮጀክቶቻችን ጠለቅ ያለ ባለሙያ እንድትሆን አድርጓታል. ባለ 3 ተከታታይ ጊዜያትን ብቻ ወደ ሚያስተላልፍ አስተባባሪነት በመሄድ ከ 1 ሺ ወደ 52,000 በመሄድ ታዳሚዎቻችንን ትወስዳለች. እሷም በዝርዝር የተደራጀች, የተደራጀችና ሁልጊዜም ገንቢ የሆነ ግብረመልስ እሰፋ ነበር, ይህም የቢዝነስ ግንኙነታችንን ለማያስቀምጥ እና ለማረም.
ሚካኤልን አስገራሚ የፈጠራ ችሎታዋን እና ራስን መወሰንዋን እንድትሳተፍ ለሚያስችላት ሚና ማበረታታት እፈልጋለሁ. ከኪራይ ቀጣሪዎ የማሻሻጥ ሙከራዎን ወደ አዲስ ደረጃዎች እንደሚወስድ እርግጠኛ ነኝ.
ማንኛውም ተጨማሪ ጥያቄዎች ካሉዎት, እባክዎ እኔን በነፃነት ያግኙን.
ከሰላምታ ጋር,
ሊዛ ሙር
ምክትል ፕሬዚዳንት, ABC ሰዓቶች
ቢሮ: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
ማንኛውም ተከታይ ጥያቄዎችን ይመልሱ
የአመልካች ደብዳቤ መላክ ለሥራ እጩ ወይም ለአገልግሎት አቅራቢ በጣም አስፈላጊ ነው, እና ይህን ቅርፀት በመከተል ለወደፊቱ ደንበኛ ወይም ቀጣሪ ጠቃሚ መረጃዎችን ያቀርባሉ. ቀላል "የምስጋና" ምላሽ ሊሰጡዎት ወይም ስለ አመልካቹ ተጨማሪ ዝርዝር ጥያቄዎችን ሊጠይቁ ይችላሉ. ለማንኛውም ሁኔታ ወዲያውኑ ምላሽ መስጠትዎን ያረጋግጡ.