የማጣቀሻ ደብዳቤ እንዲጽፉ ከተጠየቁ ግቡ ግለሰቡ ለሥራው ጠንካራ ተነሳሽነት መሆኑን ማረጋገጥ ነው.
የአንተን አድናቆት መግለጽ ብቻ በቂ አይሆንም. ደብዳቤው ሠራተኛው ከፍተኛ አፈፃፀም እንዳለው የሚያሳዩ በተወሰኑ ምሳሌዎች ላይ ማተኮር አለበት. ደብዳቤውም በመድገም ባለሙያ መሆን, እና በንግድ ቅርፀት መጻፍ እና በሚገባ የተስተካከለ መሆን አለበት.
የሥራ ስምሪት ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ የበለጠ ለማወቅ, ከዚህ በታች ያሉትን ጠቃሚ ምክሮች እና ናሙና ማጣቀሻዎችን ይመልከቱ.
የማጣቀሻ ደብዳቤ ለመጻፍ ምክር
- አዎ ብለው ከመናገርዎ በፊት በጥንቃቄ ያስቡበት. ለዚያ ሰው አዎንታዊ ደብዳቤ መጻፍ ከቻሉ የማጣቀሻ ደብዳቤ ለመጻፍ "አዎ" ብቻ ይል. ግለሰቡን በደንብ የማታውቀው ከሆነ ወይም ለሥራው በልበ ሙሉነት ምክር ሊሰጥዎት ስለማይችል "አይ" ማለት የለብዎትም . ያንን የማጣቀሻ ደብዳቤ የማቅረብ ግዴታ የለብዎትም እንዲሁም ይህንን በዘዴ ለማቅረብ አማራጮች እንዳሉ ያስታውሱ. ለምሳሌ ያህል, ግለሰቡ ሥራውን ለማቃለል በቂ አይደለም, ለምሳሌ ማጣቀሻ ስለማቅረብ የአሠሪውን ፖሊሲ ይጠቁሙ . (አንድ እውነታ ካለ, አይዋሽ, ወይም ከሥራ ባልደረባዎት ፊት ለመያዝ እና ለእፍረት የመጋለጥ አደጋን ይፈጽማሉ.)
- የንግድ ደብዳቤ ፊደል ይጠቀሙ. ለደብዳቤዎ የንግድ ደብዳቤ ፊርማን ይከተሉ. የዕውቂያ መረጃዎን, ቀኑን እና የአሠሪዎን የእውቂያ መረጃ ያካትቱ. ሥራውን ለአሠሪው ይንገሩ, ወይም ደብዳቤውን ለማንኳኳት የማታውቁት ከሆነ, "ለሚያስብላቸው ነገር" ማለት ወይም በአንቀጽ የመጀመሪያውን አንቀጽዎ ይጀምሩ.
- የሥራው መግለጫ ላይ ያተኩሩ. ከሚመክሩት ሰው የሥራ ማስታወቂያ ቅጅን ይጠይቁ. በዚህ መንገድ በቦታው ላይ በተጠቀሱት መስፈርቶች ላይ ማተኮር ይችላሉ. በደብዳቤዎ ውስጥ ካለው የሥራ መግለጫ ውስጥ ቁልፍ ቃላትን ለማካተት ይሞክሩ. የበለጠ አጠቃላይ ምክር ቢጽፉም, ለሠራተኛው ስለሚሰጡት የስራ ዓይነቶች መጠየቅ ይችላሉ.
- የተወሰኑ ምሳሌዎችን አካት. በጋዜጠኛ ደብዳቤ ሰራተኛው ለሥራው የሚያስፈልጉ የተለያዩ ባህሪያትን ወይም ችሎታዎችን ያሳዩበትን የተወሰኑ ምሳሌዎችን ይግለፁ. ከተቻለ ስኬቶቻቸውን ለመለካት ቁጥሮችን ይጠቀሙ . ለምሳሌ, ለግለሰብዎ ምን ያህል ገንዘብ እንደፈጠረ ወይም ሰውየው በየቀኑ ምን ያህል ደንበኞች ጋር መስተጋብር እንደሚፈጥሩ መግለፅ ይችላሉ.
- አዎንታዊ ይሁን. ይህ ሰው ጥሩ እጩ ነው ብለህ ታስባለህ. ለምሳሌ "ይህ ሰው ያላንዳች መፍትሄ ለመያዝ እመክራለሁ" ወይም "ይህን ካደረግሁ ይህን ሰው እንደገና እቀጠዋለሁ" ልትሉት ትችላላችሁ. አስታውሱ, ይህ እጩ ተለይቶ እንዲታገል ለመርዳት ይፈልጋሉ.
- የእውቂያ መረጃዎን ያጋሩ. አሠሪ ተጨማሪ ጥያቄዎች ካሉዎት እርስዎን እንዲያነጋግሩ መንገድ ይፍጠሩ. የኢሜይል አድራሻዎን, የስልክ ቁጥርዎን ወይም በደብዳቤው ውስጥ ሁለቱንም ያካትቱ.
- የማስረከብ መመሪያዎችን ይከተሉ. ደብዳቤውን እንዴት እንደሚያቀርቡ ይጠይቁ. ማናቸውንም መስፈርቶች, በተለይ መቼ እና መቼ እንደሚላኩ, እንዲሁም ቅርጸት (ለምሳሌ, ፒ ዲ ኤፍ, አካላዊ ወዘተ, ወዘተ.)
የማጣቀሻ ደብዳቤ አጠቃቀም
ደብዳቤዎን ከመፃፉ በፊት የምክር ናሙናዎችን እና የመምሪት ቅፅዎችን መከለስ ጥሩ ሀሳብ ነው. ምሳሌዎች ምን ዓይነት ይዘቶች በሰነድዎ ውስጥ ማካተት እንዳለብዎት ይረዳሉ, አብነቶችም በጣም ጥሩውን አቀማመጥ እንዲረዱ እና የትኛውን ክፍል (እንደ መግቢያዎች እና የአካል አንቀጾች) ይረዱዎታል.
ያቀረብካቸውን ደብዳቤዎች ቅርጸት በሚሰሩበት ጊዜ, በነጠላ ርቀት የተቀመጠው ዓይነት በእያንዳንዱ አንቀጽ መካከል ባለው ክፍተት ተጠቀም. ጽሑፍዎን ወደ ግራ አሰልፍ, እና የ 1-ኢንች ጠርዞቹን ሁሉ ዙሪያ ይጠቀሙ. እንደ ታይም ኒውረስ ወይም አሪፍ የመሳሰሉ የተለመዱ ቅርጸ ቁምፊዎችን ምረጥ. ቢያንስ ለገጣይ ገጽ ያስወግዳል; ደብዳቤዎ በጣም አጭር ከሆነ, ተመራጭዎትን ለመምረጥ ስለ እጩው በቂ የሚያውቁ አይመስሉም.
ምሳሌዎች, ናሙናዎች እና መመሪያዎች ለደብዳቤዎ ጥሩ ጅምር ሲሆኑ, የእጩውን የስራ ታሪክ እና እሱ / እሷ ለሚያመለክቱበት ሥራ ጋር ለማጣመር ሁልጊዜ የእራስዎን ምሳሌ ያበጁ.
የሥራ ስምሪት ደብዳቤ ማጣቀሻ
ለሚመለከተው ሁሉ:
በድርጅትዎ ውስጥ ላሉት የሥራ ቦታ እጩ ተወዳዳሪን ሾሮደር አፔን እንዲመክሩት እመክራለሁ. የቦርድ ረዳት ሃላፊ በመሆን ያገለገችው ሻሮን በ 20XX-20XX ውስጥ ቢሮ ውስጥ ተቀጠረን. ሻሮን በዚህ ረገድ ጥሩ ሥራ ያከናወነች ሲሆን ከቢሮው ጋር በሚያከናውናቸውበት ወቅት ለድርጅታችን ጠቃሚ ነገር ነበር. ጥሩ የጽሑፍ እና የንግግር ግንኙነት ችሎታ ያላት, በጣም የተደራጀች, እራሷን ችላ ብሎ መሥራት እና ስራው መከናወኑን ለማረጋገጥ መከታተል ይችላል.
ከኩባንያችን ጋር በነበረችበት ወቅት ሻሮን የመምሪያ ቢሮው ረዳቶችን የማስተዳደር ሃላፊነት ነበረው. በ Sharon አስተዳደር ስር ያሉት እነዚህ ረዳቶች ለአብዛኞቹ የቢሮው መሰረታዊ አስተዳደራዊና የመሳሪያ አገልግሎቶች ኃላፊነት ነበራቸው.
ሻሮን ውጤታማ የሆኑ የቢሮ ስራዎችን እንዲቀጥሉ ለማድረግ በርካታ ረዳት ሰራተኞችን በቁጥጥር ስር አውሏል.
ለእነዚህ ረዳቶች ለግላቸው የቢሮ ስራዎች በግማሽ ሰዓት ውስጥ በደንብ እንዲተገበሩ የሚያስችል የሥልጠና መርሃ ግብር አዘጋጀች.
ሻሮን እርሷን ለመርዳት ሁልጊዜ ፈቃደኛ ነበረች እና ከቢሮዎቻችን, ከአሠሪዎቻቸው እና ከሌሎች ሙያዊ ድርጅቶች ጋር ከሚያገለግሉ ብዙ የንብረት ተወካዮች ጋር ጥሩ ግንኙነት ነበረው. በኢ-ሜይል, በስልክ እና በአካል ተገናኝተው ከነዚህ ሁሉ ሰዎች ጋር ውጤታማነት የመረዳት ችሎታዋን ለቢሮዎ እንዲቀጥል አደረጓት.
ለማንኛውም ኩባንያ እሴት ትጨምርላታለች, እናም ለመከተል የምትመርጣትን ማንኛውንም ስራ እንድትሰራ አበረታታለሁ. እባክህ ሌሎች ጥያቄዎች ካጠገብህ አሳውቀኝ.
ያንተው በግልጽ,
ፊርማ ( ጠንካራ ፅሁፍ ደብዳቤ )
ጄን ስሚዝ
ተጨማሪ ያንብቡ- የመጻሕፍት ደብዳቤ እንዴት እንደሚጻፍ ተጨማሪ የማጣቀሻ ደብዳቤዎች ምሳሌዎች