አስፈላጊ መዛግብትን በፍጥነት እና በቀላሉ ማግኘት የሚቻልበት መንገድ
በጣም አስፈላጊ ስለሆኑት ሰነዶችዎ የሚያስቡበት ጊዜ ሲፈልጉ ብቻ ነው. እና አስፈላጊ ስለሆኑ አስፈላጊ ሰነዶችን ለማጠራቀም እና / ወይም በሚያስፈልጉዎት የመጨረሻ ጊዜ ለማከማቸት የተደራጀ እና የተወሳሰበ ስርዓት ስላላኖሩ, አብዛኛውን ጊዜ ሊያገኙዋቸው አይችሉም. በቤትዎ ጽሕፈት ቤት ውስጥ ወረቀቶቹን መልሰው ከማስቀመጥ ይልቅ.
Sound familiar?
በጣም አስፈላጊ ከሆኑት ወሳኝ ወረቀቶችዎ በሙሉ በቤትዎ ውስጥ የተዘዋወሩ, ብዙ ጊዜ እና ኃይል እየፈለጉ ያባክናሉ. በተጨማሪም ሙሉ ለሙሉ ሊያጡ ይችላሉ. ግን በጥቂት ቀላል ደረጃዎች በጣም አስፈላጊ የወረቀት ሰነዶችዎን በዚህ ሳምንት ውስጥ በአንድ ሰዓት ውስጥ ማቀናጀትን ይችላሉ!
ትንሽ ሁለት መሣሪፍ ካቢኔ ወይም ተንቀሳቃሽ የተንጠባጠባ ፋይል ሳጥን, ባለብዙ ቀለም የተንጠለጠሉ ፋይሎች (6 የተለያዩ ቀለማት), ማኒላ ሶስተኛውን የከፍተኛ-ትር አቃፊዎች, እና የእሳት መከላከያ ደህንነት (አስገዳጅ ያልሆነ) ያስፈልግዎታል. ወይም ደግሞ ትልቅ ሰቃፊ እና የትር ማስገቢያ መግዛት ይችላሉ. እቃዎችዎን አንዴ ካገኙ በኋላ የወረቀት ስራዎን ለማቀናጀት የሚከተሏቸው ስድስት ደረጃዎች ናቸው.
ደረጃ አንድ; ሁሉንም ሰነዶችዎን ይሰብስቡ
ሁሉንም አስፈላጊ ሰነዶችዎን ከማቀናጀቱ በፊት መፈለግ አለብዎ. ይህ አንዳንድ ጊዜ ቀላል አይደለም.
ልክ እንደ መሳቢያዎች እና በጠረጴዛዎ ወይም በጠረጴዛዎ ላይ በተደረደሩ ወረቀቶች ላይ እንደ የቤትዎን ቢሮ ይመልከቱ. በወጥ ቤት መደርደሪያዎች እና በኩሽና ቁሳቁሶች እና ቅርጫቶች ላይ የሚሰራውን የወረቀት ክምር ይመልከቱ.
የመኝታ መደርደሪያዎን እና የመታጠፊያ ማረፊያዎን ይመልከቱ (በጧት ማለዳ ላይ ትተውዋቸው እና ስለሚረሱዋቸው). መጨረሻ ላይ ግን, በተዘዋዋሪም እርስዎ በአደጋ ላይ ለወደፉ አስፈላጊ ሰነዶች (ተቃራኒ) ያደረጉትን የእጅ ቦርሳዎ ወይም ቦርሳዎን ይፈትሹ.
ደረጃ ሁለት: ዶክመንቶችህን መድብ
በጣም አስፈላጊዎቹ ሰነዶች ከሚከተሉት ስድስት ምድቦች ወደ አንዱ ይይዛሉ.
ሁሉንም የሰበሰብዎትን ሰነዶች እንደሚከተለው እንደሚከተለው ይደምሰስ:
- የቤት እና የንብረት መዝገቦች - ብድር, የንብረት ስራዎች, የቤት ግንባታ ፕሮጀክቶች እና ደረሰኞች, የመገልገያ መሳሪያዎች እና ዋስትናዎች, የንብረት ታክስ መረጃ, የቤት ውስጥ ኢንሹራንስ ፖሊሲዎች እና መማሪያዎች
- ራስ መዝገቦች - ርዕሶች, የጥገና ምዝገባዎች, የኢንሹራንስ ፖሊሲዎች እና መረጃ, የብድር መረጃ እና የክፍያ መዝገቦች
- የጤና ምዝገባዎች - የኢንሹራንስ ፖሊሲዎች, የጤና ኢንሹራንስ ጥቅሞች ማኑዋልዎች, የህክምና ጥቅሞች ማብራሪያ, የዶክተር ወጪዎች, የታዘዘ መድሐኒት ዝርዝር, ተለዋዋጭ ወጪ መረጃ, የሕክምና ደረሰኞች, የህክምና መመሪያዎች, የሕይወት ኢንሹራንስ ፖሊሲዎች
- የፋይናንስ ሪኮርዶች - የባንክ መግለጫዎች, የግብር ተመኖች, የግብር ቅነሳ መዛግብት, የኢንቨስትመንት ሪኮርዶች, የብድር ወዘተ, የብድር ካርድ መግለጫዎች
- ኤሌክትሮኒክስ መዝገቦች - የሞባይል ስልክ ኮንትራቶች እና ማንቂያዎች; የሽያጭ ደረሰኞች እና ዋስትናዎች ለኮምፒውተሮች, ላፕቶፖች እና አፕስቶች; የኬብል እና የበይነመረብ እቅዶች እና ሂሳቦች; ገመድ አልባ የሬዩተር ሽያጭ ደረሰኝ እና ማንቂያ
- የግል መዝገቦች - የልደት ምስክር ወረቀቶች, የጋብቻ የምስክር ወረቀት, የፍቺ የምስክር ወረቀት, የጥበቃ ወረቀቶች, የማኅበራዊ ደህንነት መረጃ, የክትባት መዝገቦች, ፓስፖርቶች, የውትድርና አገልግሎት ምዝገባዎች, የጥምቀት እና የማረጋገጫ መዝገቦች, ፈቃድ, የቀብር እቅድ እና የመቀበር ቦታ መረጃ. የቤት እንስሳት ከሆኑ, በዚህ ምድብ ውስጥ እንደ የእንስሳት እና ክትባትን የመሳሰሉ አስፈላጊ ሰነዶቻቸውን ማካተት ይችላሉ.
ደረጃ ሦስት: አስፈላጊ ሰነዶችንዎን ያግኙ
አብዛኛዎቹ አስፈላጊ ሰነዶችዎ በተለመደው የፋይል ማስቀመጫ ወይም በሚንቀሳቀስ የ hanging ፋይል ሳጥን ውስጥ ሊቀመጡ ይችላሉ. ይሁን እንጂ እንደ የደህንነት ማስቀመጫ ሣጥን ውስጥ በእሳት መከላከያ ወይም ደህንነቱ የተጠበቀ የማከማቻ አማራጭ ውስጥ መቀመጥ ያለባቸው አንዳንድ ጥቂቶች አሉ.
በጣም ወሳኝ የሆኑ ሰነዶች ለመተካት በጣም ከባድ የሆኑ ወይም ብዙ ጊዜ የሚወስዱ ሰነዶች ናቸው. ዕረፍት ወይም ዝርፊያ ቢከሰት ጉዳት ሊያደርስ የሚችል ሚስጥራዊ የሆነ የግል መረጃ ሊይዙ ይችላሉ. ነገር ግን, ቤትዎ በእሳት ወይም በጎርፍ ተደምስሷል, እነዚህ አስፈላጊ ሰነዶች እንዳሉ እንዲቆዩዋቸው ይፈልጋሉ.
ለአብዛኛው ሰው, የሚከተሉት ሰነዶች አስፈላጊ እንደሆኑ ይቆጠራል-ማህበራዊ ደህንነት መረጃ, የልደት ምስክር ወረቀቶች, የኢንሹራንስ ፖሊሲዎች እና የወኪልዎ አድራሻ, ፈቃዶች, የባለቤትነት ስራዎች, የመኪና አርዕሶች, ፓስፖርት እና ዋናው ፊርማዎን የሚጠይቅ ማንኛውም ኮንትራት ወይም ስምምነት.
በአየር ማቆያ ውስጥ ወይም በአጥፊነት ባለው አማራጭ የማከማቻ አማራጮች ውስጥ ያስቀመጧቸውን አስፈላጊ ሰነዶች ዝርዝር ዋና ዝርዝር ያድርጉ.
ደረጃ አራት: ቦርሳዎን ያባዙ
አብዛኞቻችን ወሳኝ መረጃዎቻችንን በየወሩ እንይዛለን. በኪስዎ ውስጥ ያለውን ሁሉ ያውቃሉ? የኪስ ቦርሳዎ ከጠፋ ወይም ቢሰረቅ ምን ታደርጋለህ?
የመንጃ ፍቃድዎን, የለጋሽ ካርድ, የጤና መድን ካርድ (ዶች), የአክስዮን ማህበራት ሱቅ ካርዶች, የኪራይ ክለቦች እና, ከሁሉም በላይ, ሁሉንም የብድር እና የዴቢት ካርዶች (የፊት እና የፊት ቅጂን) ያቅርቡ. እነዚህን ቅጂዎች ከሌሎች አስፈላጊ የወረቀት ሰነዶችዎ ጋር ያስቀምጧቸው:
ደረጃ አምስት: ቀላል የፋይል ስርዓት ይፍጠሩ
የማጣደሻ ዘዴው ቀለል ባለ መጠን በመጠቀምዎ በተደጋጋሚ ሊጠቀሙበት ይችላሉ. እያንዳንዱ አስፈላጊ ሰነድ ምድብ ይውሰዱ እና የተጠጋ ፋይል ቀለም ይስጡ:
- የቤት እና ንብረት ሪኮርዶች
- ራስ-ሰር ማህደሮች
- የጤና መዝገብ
- የፋይናንስ ሪከርድስ
- የኤሌክትሮኒክስ መዛግብቶች
- የግል መዝገቦች
በእያንዳንዱ ምድብ ውስጥ ላሉት ሰነዶች ብዛት ትክክለኛውን የጠባቂዎች ቁጥር ወደ ማመልከቻዎ ስርዓት ያክሉ.
የማኒላ አቃፊዎችን ይጠቀሙ እና በእያንዳንዱ ምድብ ውስጥ ለእያንዳንዱ እቃ በእያንዳንዱ ፋይል ላይ ይፍጠሩ. አግባብ ባለው ቀለም በተንዣብ የፋይል ክፍል ውስጥ አቃፊዎችን ያስቀምጡ.
ትላልቅ ባለ ሶስት-አሻንጉሊን ሰንደቆችን እና የትር ማስገቢያ ከገዙ, ከላይ በተጠቀሱት መዝገቦች ስያሜዎች ላይ ያሉትን ትሮች ይግለጹ, የወረቀት ቀዳዳ ሁሉንም ሰነዶች ያቁሙ እና ያደራጇቸዋል. ወረቀቶቹ የወረቀት ቀዳዳ ካልተመሳሰቡ, ወረቀት ፓምፕ ማንበቡን እና አቃፊ ውስጥ ያስቀምጡ.
አሁን, የወረቀት ስራ ዋጋ ባይሰጥዎ, ይህ ነጻ የማያስፈልግ ጊዜ ሊሆን ይችላል. ሁሉንም እነዚህን ሰነዶች መቃኘት, ወደ ሃርድ ድራይቭ ማስቀመጥ, እና ሁሉንም እቃው መጣል ይችላሉ. ነገር ግን አንዳንድ የወረቀት ስራዎች የተሻለ ሆኖ የተቀመጠው ያህል የራስዎን ውሳኔ ይጠቀሙ. ያንተን ምርጥ ፍርድ ተጠቀም.
ቀጣይነት ያለው ጥገና
አሁን አስፈላጊ የሆኑ ወረቀቶችዎ የተደራጁ ስለሆነ, ተደራጅተው እንዲቆዩ ያድርጉ. የክፍያ ሂሳዎትን በሚከፍሉበት እያንዳንዱ ወር ውስጥ አግባብ ባለው አመራር ስርዎ ውስጥ አዲስ ዶክመንቶችን ያስቀምጡ. በተመሳሳይ ጊዜ, ከፋይንግተን ሲስተም ውስጥ ሊቆዩ በሚችሉት ወር ውስጥ ከሲስተም ውስጥ ያስወገዷቸውን ማንኛቸውም ሰነዶችን ይፈልጉ. ዳግም ያስገቡላቸው. ቢያንስ በዓመት ሁለት ጊዜ ውስጥ በማንቂያዎች ስር የሚገኙትን ሰነዶች ማጽዳትና ማጽዳት መቻሉን ለማጣራት. የምንከተላቸው ጥሩ መርሃ ግብሩ በዓመቱ መጀመሪያ ላይ እና በእያንዳንዱ የትምህርት ዘመን ማብቂያ ላይ ነው.
በትንሽ ጥረት, አስፈላጊ የሆኑ የወረቀት ሰነዶችን በማደራጀት የረጅም ጊዜ ጥቅሞችን ማጠራቀም ይችላሉ.
በኤልዛቤት ማክግራይ የተስተካከለው.