የስብሰባ አመራር ቁልፍ - የተከበረ PAT
አንዳንድ አስተዳዳሪዎች PAT ይቀጥራሉ
የአሳታሚ ቅደም ተከተል, የ A ንድ ት E ዛዝ, እና የ I ንተርሴክሽን ማመቻቸት. ከስብሰባው በፊት እነዚህ ወሳኝ ነጥቦች ከአሳታፊዎቹ መወንጀል ለመሳተፍ ዝግጁ ሆነው ለመሳተፍ ዝግጁ መሆናቸውን እና ስብሰባውን አጠቃላይ ዓላማ ለመደገፍ ዝግጁ መሆናቸውን ያረጋግጣል. ግልጽ የሆነ የ PAT ዝርዝር ውጤታማ ምርታማነት እንዲኖር ያግዛል.
የስብሰባውን ዓላማ በ 1 ወይም 2 ዐረፍተ-ነገሮች በከፍተኛ ሁኔታ መግለጽ መቻል አለብዎት. «ይህ ስብሰባ አዲሱን የግብይት ዘመቻ እቅድ ማቀድ ነው» ወይም «ይህ ስብሰባ ተመላሽዎችን ለመመለስ የመላኪያ መመሪያን እንደገና መገምገም ነው.» ዓላማው ለምን እንደሆነ እወቁ, ምን መደረግ እንዳለበት እና እንዴት ወደ መደምደሚያ እንደሚመራ እና እንዴት እንደሚመራው ሁሉም ሰው መኖራቸውን ያረጋግጣል.
አጀንዳ አዘጋጅ. ለመገምገም / ለመወያየት / ለመመርመር የምትፈልጋቸውን እቃዎች ዘርዝር. ለእያንዳንዱን አጀንዳ የጊዜ ገደብ መክፈል እፈልጋለሁ (ከዚህ በታች ይመልከቱ) እና ውይይቱን ለማስተካከል ኃላፊነት ያለው ግለሰብን መለየት እፈልጋለሁ. የጊዜ ሰሌዳን ያዘጋጁ ቢያንስ ቢያንስ የመግቢያ እና የማለቂያ ጊዜ ተዘጋጅቷል.
በአጀንዳው ውስጥ ላሉት እያንዳንዱ ንጥል የተወሰነ ጊዜ እንዲያቀናብሩ እጋብዛለሁ. እነዚህ በአጠቃላይ አጠቃላይ ስብሰባ ጊዜ መሆን አለባቸው.
ስብሰባዎችዎን በሰዓቱ ይጀምሩ
ሰዎች ወደ ስብሰባዎች በሚጓዙበት ጊዜ ውስጥ ከአንዱ አምስት ወይም አስር ደቂቃዎች እስከሚቀጥሉበት ጊዜ ድረስ አንድ አዲስ አዝማሚያ ለመጀመር ጊዜው አሁን ነው.
አንድ ኩባንያ በድርጅቱ ሥራ አስኪያጁ በቢሮው ወቅት እንዲዘጋ ያበረታታል, ዘግይተው የሚመጡትም አይገኙም. ምንም እንኳን እርምጃ ለመውሰድ ካስፈለገዎት ይበልጥ አስፈሪ ሊሆን ቢችልም, ስብሰባውን ወደ ስብሰባ ማምጣት, ዓላማውን ለመገምገም እና የሚጠብቁትን እና የጊዜ ገደቦችን ማፅደቅ የለብዎትም.
ተንሸራታቾች ለማሰማት አይጠብቁ. አንድ ሰው ዘግይቶ ሲመጣ, ተመልሰው ሄደው የተሸፈነውን ነገር አይመልከቱ. በስብሰባዎችዎ ላይ ይቀጥሉ. ይህ ለእንደዚህ ዓይነቶቹ እንግዶች ግራ መጋባቱ እና በሚቀጥለው ስብሰባ ላይ በጊዜ የመድረሻውን ዕድል እንዲያሻሽሉ ይደረጋል.
የስብሰባው አደራጅ / ስፖንሰር በወቅቱ ሳይቀርብ ከተሰበሰበ ስብሰባው እንደተሰረዘ እና ተመልሶ ወደ ሥራው መመለስ. ከአምስት እስከ ሰባት ደቂቃ የጥበቃ ጊዜ ምክንያታዊ ነው. እደላዎች, የስብሰባው አደራጅ ያልተጠበቀ ችግር አጋጥሞታል, እና ጊዜዎን እስኪጠብቁ ድረስ አይፈልጉም.
በስብሰባ ላይ ስብሰባውን ያዙ
ጥሩ ልምምድ አንድ ሰው በስብሰባው ወቅት ሁሉንም ሰው የመከታተል ሃላፊነት መመደብ ነው. ብዙውን ጊዜ ውይይቶች ከእውነታዎች, ከሀሳቦች, ከአካባቢያዊ ስሜቶች እና ከስሜት ጋር አዛምደው ወደ ውስጡ ይቀነጫሉ. ይልቁንም ተሰብሳቢውን ይመድቡ እና ይህ ግለሰብ ከአጀንዳው እና ከተወሰኑ የውይይት መድረክዎች ርቀቱ መቼ እና ውስጣዊ እርምጃዎች ውስጥ ሲገባ ጣልቃ ገብቷል.
በአንዳንድ ኩባንያዎች ይህ ሚና "ትራፊክ ኮፕቲቭ", በሌሎችም, "ርእሰ ጉዳይ ተቆጣጣሪ" ተብሎ ይጠራል. ምንም እንኳን መለያው ምንም ይሁን ምን, ሚናዎ ስብሰባዎትን ውጤታማነት እና ምርታማነት ለማሻሻል በጣም ጠቃሚ ነው.
ለመወያየት አጀንዳዎች (አጀንዳዎች) እና ለመወያየት አስፈላጊ የሆኑ ተጨማሪ ርዕሰ ጉዳዮች ቢኖሩ, በግልጽ እንዲታዩ እና ለወደፊት አሳታቢ እና ውይይት ወይም ልዩ ለሆነ ውይይት በ "የመኪና ማቆሚያ" ውስጥ መቀመጥ አለባቸው. የስብሰባው ባለቤት ሁሉንም የአጠቃላይ ስብሰባ ዓላማ የሚደግፍ ከሆነ ጥቃቅን የተጋላጭነት ውይይቶችን የመፍቀድ መብቱ የተጠበቀ ነው.
የስብሰባ ማስታወሻዎች / ደቂቃዎች ያክብሩ እና ያሰራጩ
ከመድረክ አዘጋጅ ውጪ የሆነ, የሆነ ሰው ስብሰባውን ማክበር አለበት. የደወሉ ደቂቃዎች ጥሩ መዝገብ የሚከተሉትን ያካትታል:
- የስብሰባ ጊዜ, ቀን, ሥፍራ
- የጉዳዩ ማብራሪያ
- የአጀንዳው ቅጂ
- ተካፋዮች ዝርዝር እና ያልተገኙ ሰዎች ዝርዝር
- መደምደሚያዎች, የድርጊት ቁሳቁሶች, ሃላፊነቶች እና ለማጠናቀቅ የተዘረዘሩ ዝርዝር መግለጫዎች. ብዙ ማስታወሻ ሰጭዎች መደምደሚያዎቹን እና ድርጊቶቻቸውን ለመዘርዘር አጀንዳ እንደ መመሪያ ይጠቀማሉ.
- በእርግጥ የሚያስፈልግ ከሆነ የታሰበ ክትትል ስብሰባ.
በአጠቃሊይ የስብሰባ ማስታወሻዎችን ከስብሰባው ማጠቃሇሌ በኋሊ በተቻሇ መጠን በዴጋሚ በአንዴ የስራ ቀናት ውስጥ መሰጠት አሇበት. ደቂቃዎች እና ማስታወሻዎች ለተሳታፊዎች አስፈላጊ ማሳሰቢያ እንዲሁም መረጃ ለሌላ ባለድርሻ አካላት ወይም ስብሰባውን ለሚያመልጡት ሰዎች ጠቃሚ ማሳሰቢያ ሆነው ያገለግላሉ. ደቂቃዎች ለሰዎች እና ለተደረጉ የክትትል እርምጃዎች ሰዎችን እና ቡድኖች ለማስታወስ ደቂቃዎቹ አግባብነት ያለው መሣሪያ ናቸው.
ለጊዜው የሚጠቁሙት:
አንድ ስብሰባ ጥሩ ውጤቶችን ያስገኛል, ፕሮጀክቶችን እና ሰዎችን ወደ ፊት ለማጓጓትና ለመቆየት ይረዳል. የተወሰኑ ትጋዛቶችን እና የቡድን ስልት አያያዝ ቴክኒኮችን ማጠናከር የአንተን የመንዳት ዕድል ከፍተኛ ውጤት ያመጣል.
-
በኦርት ስፒት የዘመነ