ለመጀመር ናሙና ኩባንያ የስብሰባ ፕላን ፕሮጀክት ዕቅድ
ፕሮጀክቱን ቀድመው እቅድ አውጡ
የመጀመሪያው እርምጃዎ እቅዱን ፕላን ማቀድ ነው.
በመጀመሪያ ስለ ክስተቱ ከባለድርሻ አካላት ጋር በመነጋገር ነው. ይህ ባለፈው ዓመት ተካሂሞ ከሆነ, በትክክል ምንድን ነው? ችግሩ ምን ነበር? ፕሮጀክቱን ማን ይቆጣጠራል እና በዚህ አመት ወጥመድ እንዳይገቡ ይረዱዎታል? የፕሮጀክቱ ኃላፊ ፕሮጀክቱን ለእርስዎ እንዲሰጥ ስለፈለገ ከክስተቱ / ሷ ምን ይፈልጉ ነበር? ክስተቱ መቼ ነው? የት ነው? በጀት ምን ማለት ነው?
በተቻለ መጠን ብዙ መረጃ ያሰባስቡ. ይህ የፕሮጀክቱን እቅድ የሚገነቡበት አጽም ይሆናል.
ቡድኑን ገንቡ
ይህንን ፕሮጀክት ስኬታማ ለማድረግ ሌሎች ምን ምን ነገሮች ያስፈልጋሉ? ይህ ክስተት ተሳታፊ እንዲሆኑ ከሌሎች ዲፓርትመንቶች ውስጥ ሰዎች ሊኖሩ ይችላሉን? እዚያ ለመድረስ ምን ማድረግ ይጠበቅብዎታል? እርስዎ ብቻ መጠየቅ ይችላሉ ወይንም ከስራ አለቃዎ ህጋዊ ማረጋገጫ ማግኘት አለብዎት? ምን ያህል ጊዜ ይፈልጋሉ? ምን ዓይነት ሙያዊ ክህሎት እንዲያቀርቡ ያስፈልጓቸዋል? እርስዎ የሚፈልጉትን ሰው ማግኘት ካልቻሉ ሌላ ችሎታውን ሌላ ሰው ሊሰጥ ይችላል?
ይህ በድርጅታዊ ስብሰባ ላይ ስለሆነ, HR እንዴት መርዳት ይችላል?
ከመቋቋሚያ መምሪያው እርዳታ ይፈልጋሉ? ስለ ገበያ ዲፓርትመንትስ ምን ለማለት ይቻላል? በዚህ አካባቢ እርዳታ ትፈልጋለህ?
አጀንዳውን እቅድ አውጣ
ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ ካወቁ በኋላ የጊዜ ገደቦችን መሙላት ይጀምራሉ. ክፍት ተናጋሪ ያስፈልግዎታል? ማን ይሆን? ተሰብሳቢዎቹን አንድ ላይ እያስተናገዱ ነው ወይስ በፕሮግራሙ አንድ ክፍል ውስጥ በትንሽ ቡድን ይሰብሯቸዋልን?
ምን ያህል ሌሎች ተናጋሪዎች ይፈልጋሉ? ብታቋቁሙ አነስተኛውን ክፍለ ጊዜ ያዘጋጃል?
ክስተቱ ከአንድ ቀን በላይ ይወስዳል? Day One ን እንዴት ትዘጉ ይሆን? እንዴት ነው በሁለት ቀን እንዴት ዳግም ይከፍቱ?
መጨረሻ ላይ እንዴት ያጠቃለለ? የመዝጊያ ንግግርን ይፈልጋሉ? አንድ ቦታ ካስቀመጥክ ወደ ሆቴል የሚመለሱ ሰዎች ሎጅስቲክን እንዴት ይቆጣጠራል?
ቦታውን ያግኙ
ምን ያህል ሰዎች እየመጡ እንደሆነ ይወቁ. ከዚያ ምን ያህል ቦታ እንደሚፈልጉ ይገንዘቡ. ክስተቱ የት ይካሄድ ይሆን? በኮርፖሬት ጽ / ቤት ቦታ አለ ወይስ ትልቅ ቦታ ያስፈልግዎታል? ዋና ሥራ አስፈፃሚው ስብሰባው ከቦታ ቦታ ውጭ እንዲኖር ለማድረግ ሰዎችን ይፈልጋሉ, ወይም ወጪውን ለመቀነስ በቢሮ ውስጥ እንዲቀመጥ ይፈልጋሉ?
በአካባቢዎ ውስጥ የትኞቹን ባህሪዎች እርስዎ የሚፈልጉትን ቦታ ሊሰጡ ይችላሉ? ከአውሮፕላን ማረፊያ አቅራቢያ ያለው ሆቴል ከተማ ውስጥ ለሚመጡ ሰዎች የጉዞ ጊዜን ለመቀነስ ጥሩ ምርጫ ነው ወይስ ከከተማው ውጪ የሆነ ነገር ፈልጎ ማግኘት አለብዎት?
የተለያዩ ቦታዎች መከፈል ለቢሮዎቻቸው ምን ክፍያ ያስከፍላሉ? ምንን ይጨምራሉ እና ምን መግዛት እና መምጣት አለብዎት? አንተ አብሮ ለመሥራት አንድ ግለሰብ ይሰጣቸዋል? ከውጭ እና ቁስ አካላትን በተመለከተ መመሪያቸው ምንድነው?
ይጎትቱ
ቢያንስ ከእነዚህ ጥያቄዎች ለአብዛኞቹ ጥያቄዎች መልሶችን በመሰብሰብ የፕሮጀክት ዕቅፉን ማዘጋጀት መጀመር ይችላሉ.
እዚህ የምናሳየው ነገር የፕሮጀክት ተግባሮች ዝርዝር, የሥራ ስብጥር አወቃቀር (WBS) ብቻ ነው. በድርጊቶች ወይም በጊዜ ሰንጠረዦች መካከል ያሉ ጥገኛዎችን አያካትትም. እነዚህ በኋላ ይታከላሉ.
ናሙና ኩባንያ የፕሮጀክት ዕቅድ
መርሃግብሩን እንዴት እቅድ ማውጣት በፕሮጀክት ማኔጅመንት መሰረታዊ መሳሪያዎች በመጠቀም , በፕሮጀክት ዕቅድ ውስጥ ስለሚሰጡት ሀሳቦች እና በመርሃግብር ሂደቱ ውስጥ የፕሮጀክት ቁጥጥር ክህሎቶችን በመጠቀም ተወያየን. የፕሮጀክት ዕቅድ ስራን የማቋረጥ አወቃቀር (WBS) የኩባንያውን ስብሰባ ለማቀድ ፕሮጀክት ሊፈልግ ይችላል-
1. ፕሮጀክቱን በቅድሚያ ፕላን ያድርጉ
- በጀቱን ይወስኑ
- የፕሮጀክቱን ግብ ለመምታት ከሲኢሲ ጋር ይወያዩ
- ጠቃሚ ምክሮችን ለማግኘት የቀዳሚ ፕሮጀክት አስተዳዳሪን (PM) ያነጋግሩ
- የባለድርሻ አካላትን ዝርዝር ይለዩ
- የግብዓት ድርሻዎችን ያነጋግሩ.
- ለድርጊቱ የተመረጠውን ቀን ይምረጡ
- ምን ያህል ድምጽ ማጉያዎች / አስፋፊዎች እንደሚፈልጉ ይግለጹ
- ምን ያህል የድጋፍ ሰጪ ሠራተኞች እንደሚያስፈልጉ ወስን
- ምን ያህል ሰራተኞች እንደሚካፈሉ ይወቁ
- ለክስተቱ ሊገኙ የሚችሉ ቦታዎችን ይዘርዝሩ
2. የፕሮጀክቱ ቡድን ይገንቡ
- ከትርጉም ያግኙ
- ከኤች አርቢ ያግኙ
- ግዥን ለመርዳት አንድ ሰው ይመደባል
- የሱንስ ተናጋሪዎች ዝርዝሮችን እንዲይዝ ይጠይቋት
- ከመሣሪያዎች ውስጥ የአቀማመጥ ምላሽ ያግኙ
- የፕሮጀክት ቡድን ቡደን ስብሰባ ጊዜ ይስጡ
3. አጀንዳውን ማዘጋጀት
3a ዕቅድ አንድ ቀን
- የመጀመሪያ ሰዓት ያዘጋጁ
- ጊዜን ያዘጋጁ, የምዝገባ ቦታን እና ሰራተኞችን ያዘጋጁ
- የጠዋቱ ክፍለ ጊዜ ርዝመት ያዘጋጁ
- የንግግሮች ርዝመት ይግለጹ
- ለጠዋቱ ክፍለ ጊዜ የሚያስፈልጉ ድምጽ ማጉያዎች ቁጥር አስሉ
- የድምጽ ማጉያዎችን ይፍጠሩ
- እኩለ ሌሊት እረፍት ዕቅድ (ጊዜ እና ርዝመት) እቅድ ያውጡ
- በእረኛው ወቅት የስብሰባ ክፍሉን ማደስ (ውሃ, ቆሻሻ, ወዘተ)
- የዕዳ ዕረፍት (ጊዜ, ርዝመት, ቦታ, ምናሌ, የሚከፍለው)
- የክረምት ክፍለ ጊዜ (ርዝመት, የድምጽ ማጉያዎች ብዛት)
- ከሰዓት በኋላ ስሞችን ይፍጠሩ
- ዕቅድ ቀን አንድ መዝጋት (ሰዓት, ማን, ርዝመት)
3b ዕቅድ ሁለት ቀን
- የመጀመሪያ ሰዓት ያዘጋጁ
- የጠዋቱ ክፍለ ጊዜ ርዝመት ያዘጋጁ
- ለጠዋቱ ክፍለ ጊዜ የሚያስፈልጉ ድምጽ ማጉያዎች ቁጥር አስሉ
- የድምጽ ማጉያዎችን ይፍጠሩ
- እኩለ ሌሊት እረፍት ዕቅድ (ጊዜ እና ርዝመት) እቅድ ያውጡ
- በእረኛው ወቅት የስብሰባ ክፍሉን ማደስ (ውሃ, ቆሻሻ, ወዘተ)
- የዕዳ ዕረፍት (ጊዜ, ርዝመት, ቦታ, ምናሌ, የሚከፍለው)
- የክረምት ክፍለ ጊዜ (ርዝመት, የድምጽ ማጉያዎች ብዛት)
- ከሰዓት በኋላ ስሞችን ይፍጠሩ
- እቅድ ማቆም (ጊዜ, ማን, ርዝመት)
- ከሆቴሉ ጋር የቼክ ሰዓት ማውጅ ያዘጋጁ
4. ቦታውን እቅድ አውጣ
- የተሰብሳቢዎችን ቁጥር ይወስኑ
- የዕቅድ ማስቀመጫ ዝግጅት (ረድፎች እና ሰንጠረዦች)
- አስፈላጊ ቦታ አስሉ
- በዚህ ቦታ ብዛት ላይ ያሉ ቦታዎችን (ዋጋዎች, ቦታ, አገልግሎቶቹ ተካትተዋል)
- በየቀኑ እና በአጠቃላይ የንግግሮች ቁጥር ብዛት ይቁጠሩ
- አስፈላጊውን ቁጥርና የችግሩን የሚደግፉ ሰራተኞች ቁጥር ይወስኑ
- ምን ያህል ተሳታፊዎች / ተናጋሪዎች / ሰራተኞች ክፍሎች እንደሚፈልጉ ይወቁ
- ወጪዎችን እና ቀናት ካሉባቸው ቦታዎች ጋር ይዋቀሩ
- ከተመረጠው ስፍራ ጋር ኮንትራት ይፈርሙ
5. ዝግጅቱን አውርድ
- በዝግጅቱ ቦታ ላይ ሁሉንም ዝርዝሮች ያጠናቅቁ
- ተሳታፊዎች እንዲያውቁት ማድረግዎን ያረጋግጡ
- ለሁሉም የንግግር እና የዝግጅት አቀራረብ ጊዜ / ቀን ያሳውቁ
- የሁሉንም የድጎማትና የአሠራር ደውሎች ማሳወቅ
- ከተሳታፊዎች RSVPs ያግኙ
- እንደአስፈላጊነቱ ተተኪዎቹን ያሳውቁ
6. መከታተል
- በሁሉም የድምጽ ማጉያዎችን ረቂቅ ንግግሮችን ያግኙ
- የመጨረሻ ንግግሮችን ይገምግሙ
- የስም መለያዎችን ለሁሉም ተሳታፊዎች, ተናጋሪዎች, ሰራተኞች ያግኙ
- ለተሳታፊዎች ማንኛውንም ማቴሪያል እና ስጦታ ይግዙ
- የክስተት አካባቢን ዳግም ያረጋግጡ
7. ግምገማ እና ደረጃ አሰጣጥ
- ለሁሉም ተሳታፊዎች እርካታ የዳሰሳ ጥናት ይላኩ
- የግምገማ ዳሰሳ ለሁሉም ድምጽ ማጉያዎች ይላኩ
- ለሁሉም ተናጋሪዎች እና ሰራተኞች እናመሰግናለን
- ከፕሮጀክት ቡድን ጋር የጠበቀ ግንኙነትን ይያዙ
ተጨማሪ እቅድ
የፕሮጀክቱ እቅድ ስራ አወቃቀር አወቃቀር (WBS) ከላይ የቡድን ስብሰባ ለማቀድ ናሙና ነው. እሱ ግን ንድፍ ነው. የፕሮጀክቱ ቡድን አሁንም በእነዚህ ነገሮች ላይ መስራት እና በእነርሱ ላይ ማስፋፋት ያስፈልገዋል. በተጨማሪም ለያንዳንዱ ሥራ በሚያስፈልግበት ጊዜ መሥራት, የሥራው አስፈላጊነት እና በድርጊቶች መካከል ያሉ ግንኙነቶች / ጥብቅ ግንኙነቶች.