ፕሮጀክቱ ወደፊት በመራመድ ላይ ያቆዩት
እርስዎ ሊጠቀሙባቸው የሚችሉትን የአስተዳደር መሣሪያዎች እና የፕሮጀክት ክፍተቶች አስተዳደር እንዴት እንደሚገባ እንመለከታለን.
ስለአመለካከትዎ መወያየት ስለ ሂደቶችዎ ወይም ስለ መሣሪያዎቻችን እንኳን ከመወያየትዎ በፊት.
ለውጦችን ተቀበል
ለውጦች በፕሮጀክት አስተዳዳሪው ዑደት ውስጥ በማንኛውም ጊዜ ሊከሰቱ ይችላሉ.
አንድ ራስ ምታት ከቁጥጥር ውጪ በሆኑ ፕሮጀክቶች ላይ ለውጥ ለማምጣት በጣም ቀላሉ መንገድ መከሰቱን እና ለማቀድ እቅድ ነው.
ለውጦችን ለመወጣት የሚያስችላቸው ስልቶች ከመቀጠላቸው በፊት ለየት ያሉ ነገሮችን በማምጣት ሁሉም ተሳፋሪዎች ላይ ለመድረስ ፈጣኑ መንገድ ነው.
ግልጽ የሆነ, የተደራጀ የለውጥ አስተዳደር ሂደት ለመጀመር በጣም ጥሩ ቦታ ነው. አንድ ሰው ፕሮጀክቱ ቀደም ሲል የታቀደውንና ሌላ የፕሮጀክት ውድቀትን ለማስወገድ ጥሩ መንገድ መሆኑን እያቀረበ ከሆነ ምን እንደሚሆን የአጫዋች ዝርዝርዎ ነው.
የለውጥ አመራር ሂደት
የለውጥ አስተዳደር ሂደቱ እንዲህ ይመስላል
- ስለ ለውጡ መረጃ ይቀበሉ
- ምን ያህል ስራ እንደሚሰራ ማቀድም ለውጡን ይገምግሙ
- ለወደፊቱ ዋጋ ያለው ስለመሆኑ ምክር አዘጋጅ.
- በመቀጠልም ለውጡን ማካተት እንዳለብዎ ወይም አለመሆኑን በተመለከተ ከፕሮጀክቱ ድጋፍ ሰጪ ውሳኔ ያገኛሉ.
እስቲ በተራ ቁጥር እነዚህን እርምጃዎች እንመልከታቸው.
ስለለውጥ መረጃ ይቀበሉ
ፕሮጀክቱን ለመቀየር ጥያቄን ይቀበላሉ. መረጃዎን በመቶዎች በሚቆጠሩ መንገዶች መረጃ ማግኘት ይችላሉ-በስብሰባ ላይ, በኢሜል, በስልክ, በአገናኝ መንገዱ ከቢሮው ሲወጡ. በመሰረቱ, መረጃውን በተለዋጭ ቅፅ ቅፅ ላይ ያገኛሉ, ነገር ግን በእውነተኛ ህይወት ውስጥ ብዙ ጠቃሚ ባለድርሻ አካላት እንዲህ ዓይነቱን የወረቀት ሥራ ማጠናቀቅ የፕሮጀክቱ ሥራ አስኪያጅ ስራ መሆኑን ያውቃሉ. እና በርስዎ ኩባንያ ውስጥ ሊሆን ይችላል.
የፕሮጀክት ለውጥ ጥያቄ ንድፍዎን (ተጨማሪ በኣንድ ደቂቃ ውስጥ) የጠየቁትን ሁሉንም ዝርዝሮች ለመያዝ ይጠቀሙ, ነገር ግን መደበኛ ባልሆነ መንገድ ከእርስዎ ጋር ይመጣሉ. ከዚያም የሚፈልጉትን ምንነት በትክክል እንዳነሱ እንዲያውቁ በቅጹ ላይ ያለውን አቀማመጥ ይሮጡ.
እንዲሁም ለውጦች ስራን ስለማስወጣት እንደሚችሉ ያስታውሱ. ለውጦቹ ስራ ከማስቀመጥ ጋር የተዛመደ እንደሆነ ሁልጊዜ አያስቡ. እርስዎ የፕሮጀክት ወሰን እየጨመሩ ወይም እየቀነሱ ቢሆኑም ሂደቱ ተመሳሳይ ነው.
የለውጥ ለውጥ ያካሂዱ
የለውጥ ጥያቄን በዝርዝር ይመልከቱ. በሚከተሉት ላይ ያለውን ተጽእኖ እየገመገሙ ነው:
- መርሐግብር
- ሰነድ
- ሥራ ላይ እስከሚሠራበት እና ሥራው እስከሚቀጥል ድረስ
- ባጀት
- የጥራት መለኪያዎች
- ወሰን
- የንብረት ተገኝነት.
ለምሳሌ, የሶፍትዌር ለውጥ በ 5 ቀናት ውስጥ ሊገመት ይችላል.
ይህ ለስራ መርሃ ግብሩ 5 ቀናት ብቻ አይጨምርም ምክንያቱም ሌላ ስራ ለመስራት እና ቁልፍ የእርዳታ ምንጭ በበዓላት ላይ በሚሆንበት ጊዜ. ይህ ስራ መንቀሳቀስም ያስፈልገዋል, ስለዚህ በአጠቃላይ ይሄ ለውጥ በጊዜ ሰሌዳው ላይ 8 ቀን እንዲጨምር ይደረጋል. ዋጋውን $ 5 ኪሎ ይወጣል, እና ተጨማሪ 8 ቀናት ወደ ሌላ ወር ውሰዱን ከአቅራቢው ኮንትራት ጋር ይገፋፋናል, ስለዚህ እዚያም ሊያስብ ይችላል. ጥራት ልክ እንደነበረ ይቆያል, አዲሱን ለውጥ ለማካተት ለውጥን ያመዛዝናል. ሁሉም አስፈላጊ ሰነዶች የፕሮጀክት ዕቅድን እና ስልጠናዎችን ጨምሮ , ወቅታዊ ማድረግ አለባቸው.
እንደሚታየው ቀላል 5-ቀን ለውጥ አንድ ሰፊ ተጽእኖ ሊኖረው ይችላል. ለውጡን ለመወሰን ወይም ላለመወሰን ከመወሰንዎ በፊት እነዚህን ሁሉ ነገሮች ማወቅ አስፈላጊ ነው, ሙሉ ስዕሉ ውጤቱን ሊለውጠው ይችላል.
የምክር ሃሳብ ያዘጋጁ እና ያቅርቡ
አሁን ለውጡ ሙሉውን ተጽእኖ እየወሰዱ እንደሆነ, ወደፊት የሚቀጥል ስለመሆኑ አስተያየት መስጠጥ ይችላሉ.
በአንዳንድ ሁኔታዎች ግን አይሆንም ምክንያቱም የተጎዱት ጥቅሞች ዋጋው ከሚያስከፍለው ዋጋ ያነሰ ስለሆነ ነው. በሌሎች ሁኔታዎች ደግሞ ተጨማሪ ሥራን ለማካካስ የሚያስፈልገውን ወጪ ለመቀነስ የሚያስችል በቂ ጥቅም ሊኖር ይችላል. በሌሎች ሁኔታዎች ላይ ለውጡ በወጪው ላይ አሉታዊ ተፅእኖ ይኖረዋል, ነገር ግን ሊሠራዎት የሚችል ምንም ነገር የለም, ምክንያቱም የቁጥራዊ ወይም የአፈጻጸም ችግር ወይም ለተጨማሪ ውስጣዊ ምክንያቶች እንደ ድርጅታዊ ማሻሻያ ምክንያት ስለሆነ.
ውሳኔ ያግኙ
በእርስዎ የፈቀዳ ገደብ ውስጥ ለሚገቡ ትናንሽ ለውጦች, ለውጡን መቀበል ወይም ራስዎን አለመቀበል (ከቡድኑ ትክክለኛ ግብዓት) መቀበል ይችላሉ. ማንኛውም ትልቅ በፕሮጀክት ድጋፍ ወይም በፕሮጀክት ቦርድ መፅደቅ ያስፈልጋል.
ለውጡን ከተቀበለ ተመልሰው ለመንገር አንድ ሰው አስታውሱ. ከቻሉ የፕሮጀክት ባለጉዳዮች እንዳይረብሹ ማድረግ ይፈልጋሉ!
የማሻሻያ መሳሪያዎች
ይህን ሂደት ቀላል እና ይበልጥ አቀጣጠር ለማካሄድ የተለያዩ የለውጥ የማኔጅል መሳሪያዎች አሉ. እኔ እመክራለሁ:
- ሰዎች በፕሮጀክት ወሰንዎ ላይ ለውጥ ለማምጣት ምን መደረግ እንዳለባቸው በትክክል የሚያራምድ ቼክ ዝርዝር ወይም ሂደት.
- የአብነት ቅጽ ለውጥ ጥያቄ ቅፅ. ይሄ በራስ-ሰር የስራ ፍሰት በኩል በመስመር ላይ ሊገኝ ይችላል.
በሚቀጥለው የፕሮጀክት ለውጥ ጥያቄ ላይ ምን እንደሚል እንይ.
ወደ ፕሮጀክት ጥያቄ ለመቀየር ምን ይደረጋል?
የፕሮጀክቱ ለውጦ ቅየም ቅፅ የሚከተሉትን ማካተት አለበት:
- ለውጡን የሚጠይቀው ግለሰብ ስም ('ጥየቃ').
- ልዩ መለያ, ልክ እንደ ተለዋዋጭ ቁጥር (በኋላ ላይ ጥያቄውን ሲያነቡ እና ማመልከቻው የሚጠቀሙት ማንኛውም ሰው በዛ ሳጥን ውስጥ ምን እንደሚቀመጥ ያውቃሉ ተብሎ ሊታሰብ የማይችል ይመስለኛል).
- ሊተላለፉ የሚችለውን ያህል ዝርዝር በተመለከተ የቀረበው ለውጥ መግለጫ.
- የለውጡ ምድብ. በዋናነት, ይህንን ክፍል ቀድመው ይሻገራሉ, ስለዚህ በሳጥን ላይ ብቻ ምልክት ማድረግ አለባቸው. አንድ ለውጥ ከደንብ ወይም የውስጥ አከባበር ጋር የተገናኘ መሆኑን (እንደ እውነቱ ከሆነ) ጋር የተገናኘ መሆኑን ለመወሰን ጥሩ ቦታ ነው, ከዚያም ብዙ የእቅድና የግምገማ ደረጃዎችን በማለፍ በቀላሉ ለመግባት.
- ለውጡ 'ለምን' ለሚያደርጉበት ምክንያት ምክንያት ምንድን ነው? ለምንድን ነው የጠየቁት / የምትፈልገው?
- የለውጡ ተፅእኖ በተለያዩ የፕሮጀክቱ የተለያዩ ነገሮች, ጊዜ, ዋጋ, ጥራት, ወሰን. በዝርዝሩ ውስጥ በዝርዝሮች ለመሙላት በሂደቱ ላይ ከነሱ ጋር መስራት እንዲችሉ ሁሉም ዝርዝሮች ላይኖራቸው ይችላል. በተቻለ መጠን ማጠናቀቅ አለባቸው. እዚህ ላይ የምትፈልጉት ትንሹ ቦታ አሁን ያለውን የፕሮጀክት መመዘኛዎች መጨመር, መቀነስ ወይም መለወጥ ማረጋገጥ ነው.
ለውጡ ቅደም ተከተል ቅፅ ላይ ለውጡን የበለጠ በሚብራራበት ጊዜ እርስዎ እንዲሞሉልዎት ዝርዝሮች ይኖሩዎታል. አብነትዎ ለሚከተለው ቦታ ማካተት አለበት:
- ውሳኔ ይቀይሩ: ተቀበል, ውድቅ አድርግ ወይም ውድቅ አድርግ
- የውሳኔውን (ወይም የቡድን) ሰው ስምና ውሳኔው የተሰጠበትን ቀን እንዲሁም ማንኛውም ተጨማሪ አስተያየቶችን.
ጥያቄውን ያቀረበው ሰው እስከመጨረሻው አያውቅም - ማንም ሊኖር አይችልም - ስለዚህ ትክክለኛዎቹ ቡድኖች ተገኝተው ለመወያየት እና ውሳኔ ላይ ለመነጋገር እነዚህ ሳጥኖች ባዶ ሆነው ይቆያሉ.
ለውጦች እና የፕሮጀክት ወሰን ማስተዳደር
የፕሮጀክቱ ወሰን ማስተዳደር በፕሮጀክቱ ውስጥ ያለውን ነገር መቆጣጠር እና አለማየት የሚያስፈልግዎ ዋና መንገድ ነው. በፕሮጀክቱ ወሰን ላይ ለውጥ ሲቀበሉ ፕሮጀክቱ በአጠቃላይ እንዴት እንደሚነካው ማሰብ አለብዎት. የእርስዎ የለውጥ አስተዳደር ሂደቱ ይህንን እንዲያደርጉ ይረዳል, እና እንደ አውድ ውስጥ ለማቀናጀት, ለውጥን ማስተዳደር የጥቃቅን ወሰን አነስተኛ ክፍል ነው.
ለፕሮጀክት አስተዳደር የእውቀት አካል (PMBOK® Guide) መመሪያን እንዴት እንደሚያብራሩ እዚህ ላይ መነጋገር ይችላሉ-አምስተኛው እትም የፕሮጀክት ለውጥን አያያዝን የሚሸፍነው እርስዎ ሊገምቱት ከሚችሉት በላይ የተሳሳተ ነው. የ PMBOK® መመሪያ በፕሮጀክት ወሰን ማኔጅመንት ክፍል ውስጥ 'የቁጥጥር ወሰን' ('Control Scope') የሚባል ሂደትን ያካትታል እና ይህ ለመጀመር ጥሩ ቦታ ነው. ይሁን እንጂ በፕሮጀክቶች ላይ የለውጥ ለውጥ ሂደት ይበልጥ የተቀናጀ በሆነ መንገድ መከናወን አለበት. የ PMBOK® መመሪያ ተጠቃሚዎች የተቀናጀ የለውጥ መቆጣጠሪያ ሂደትን ማካተት አለባቸው ምክንያቱም ይሄ ሁሉም ነገሮች እንዴት እንደሚዛመዱ ያብራራል.
ለፒፒፒ ( PMP) ዓላማ ሲባል የ PMBOK® መመሪያ የለውጥ አመራርን እንዴት እንደሚሸፍን ማወቅ አለብዎት. ይሁን እንጂ በፕሮጀክቶችዎ ላይ የሚጠቀሙበት የለውጥ የማኔጅመንት ሂደት ተጣማሪ መሆን, በቀላሉ ለመከተል እና ተግባራዊ መሆን እንዳለበት መዘንጋት የለብዎትም.
5 በለውጥ ሂደቱ በኩል የእርስዎ ቡድን መርዳት የሚችሉ መንገዶች
የፕሮጀክት ቡድንዎ ለፕሮጀክቱ ስኬት ወሳኝ ስለሆነ በፕሮጀክቱ ላይ ለውጦችን በሚያቀናብሩበት ጊዜ እንዲረዳቸው ይረዳል.
በፕሮጀክቱ የለውጥ አስተዳደር ሂደቶች በፍጥነት እንዲመጡ መርዳት የሚችሉባቸው 5 መንገዶች አሉ.
1. ስለ ለውጦች ተነጋገሩ. በፕሮጀክቶች ላይ የሚደረግ ለውጥ የተለመደና ሊጠብቁት እንደሚችሉ ያሳውቋቸው.
2. ሂደቱን ያካፍሉ. ከላይ ስለ ተለዋዋጭ አስተዳደር ሂደት ተወያይተናል, ነገር ግን ይሄ ለሁሉም በተፈጥሮ አይመጣም. የቡድን አባላትዎ ምን እንዳደረጉ እና ምን እንደሚሉ አያውቁም, ካልነገርኳቸው. ከእነርሱ ጋር ሂደቱን ለማለፍ የሚያስችል አጭር መግለጫ ያዘጋጁ, እና በሱ ውስጥ ያላቸውን ሚና ያሳውቁ.
3. ቀላል ያድርጉት. አንድ ፕሮጀክት በተለዋዋጭ ለውጦችን ሲያልፍ በጣም ግራ የተጋባ ሊሆን ይችላል. የጊዜ ሰሌዳው የተሳሳተ ነው, በጀቱ ምናልባት የተለየ ሊሆን ይችላል, ግዴታዎቹ የተሻሉ ናቸው. ቡድኑ, አስገራሚ ለውጥ, በተለይም አንድ ትልቅ ወይም አንድ ሰው ቀደም ሲል በአስተሳሰባቸው ላይ የተቀመጠውን (በተጨባጭ የሚከሰት) ውሳኔን የሚያስተካክል ነው. ሂደቱን ለእነሱ ቀላል ማድረግ.
4. ለማገዝ እዚያ ይሁኑ. አዲስ የሥራ መንገድ ብዙ ጊዜ ለመተኛት ጊዜ ይወስዳል ቀደም ሲል መደበኛ ባልሆነ መንገድ (ወይም ሙሉ በሙሉ) የመተዳደር ፕሮጀክት ለውጥ ካደረግን, በመደበኛ ሂደቱ ላይ የሚደረግ ለውጥ <እኛ እዚህ ያሉትን ነገሮች የምናከናውንበት መንገድ ላይ ሊውል ይችላል. '. ያለፈውን ነገር ለማከናወን ከፈለጉ እነሱን ለማገዝ እርስዎ እዚያ መደረጋቸውን ለቡድኑ ያሳውቁ.
5. አይሆንም ለማለት መፍራት የለብዎትም. ሁሉም ለውጦች ተስማሚ ናቸው. ለውጡን በተመለከተ ትክክለኛውን ነገር አለመሆኑን በጥሞና ካመኑ ከዝውውር አጥኚው ጋር በሚወያዩበት ጊዜ ለእነሱ ይቆማሉ.
ለውጡን በተሳካ መንገድ ማስተዳደር እርስዎ ፕሮጀክትዎን ሊያሳጡ ከሚችሉባቸው መንገዶች አንዱ ነው, ስለዚህ በጥንቃቄ ይጠብቁ . ከዚህ መረጃ ጋር በመተባበር በቁጥጥር ስር ባሉ የፕሮጀክት ለውጦች ላይ ማካሄድ መጀመር ይችላሉ.