የፕሮጀክት ስራ እና መደበኛ ስራን ለመለየት የሚረዱ መንገዶች
ሰዎችን ለቡድን በቡድን ስናገር እነሱ በፕሮጀክት ላይ እየሰሩ እንደሆነ ወይም እንደ መደበኛ ሁኔታ ሥራን እየሠሩ ስለመሆኑ እርግጠኛ አይደሉም. ሁለቱም ሚናዎች በአንድ ድርጅት ውስጥ አስፈላጊ እና እኩል ነው, ነገር ግን በአጠቃላይ በድርጅቱ ውስጥ የትኛው እንደሚስማማ በተሻለ ለመመልከት እንዲችሉ ምን እየሰሩ እንደሆነ ለመረዳት ይረዳል.
ልዩነቱን እንገልፃለን, በፕሮጀክቱ ምን እንደሆነ እና እንደማንኛውም የተለመደ ስራ ምን እንደሆንዎት እርግጠኛ ይሁኑ. በተለመደው ሥራ መካከል በፕሮጀክት ስራ እና በንግድ መካከል አምስት ዋና ዋና ልዩነቶች አሉ. ብዙውን ጊዜ 'ንግድ እንደወትሮው' የሚመለከቱት እንደ BAU ነው.
ፕሮጀክቶች ለንግድ ስራ ይቀይሩ; BAU ለውጦችን ይለያል
በመጀመሪያ, እንዴት ለውጥ እንደሚደረግ ላይ ልዩነት አለ.
እንደ የተለመዱ ተግባራት ንግድን ያስተዳድራል. መብራቶቹን ያበራሉ. ደንበኞችን ያገለግላሉ, እና ዒላማዎችን ይጎዳሉ. በተጨማሪም የቡድን ቡድኖች አሁን ያሉበት የንግድ ሥራ ሂደቱ የማይሰራ ሲሆን ከአሁን በኋላ ለክፍለ አግባብ አይሆንም. ይህ በሚሆንበት ጊዜ የቡድን ቡድኖች የለውጥ ፍላጎትን የሚያመለክቱ ናቸው.
አንድ አስተዳዳሪ እንደ ስልታዊ ግምገማ እንደ አንድ አካል ወይም ለቢዝነስ ክፍሎቹ ምን ግብ ላይ ለመድረስ ምን ለውጦች መደረግ እንዳለባቸው ሊጠቁም ይችላል. ወይም, በመምሪያው ውስጥ አንድ ብልጭ ብልጭታ በተቀባዩ የሰራተኛ የመፍትሄ አሰራር ዘዴ አማካይነት ለለውጥ ሃሳብ ማቅረብ ይችላል.
በሌላኛው ጫፍ, አንድ ከፍተኛ የሥራ አስኪያጅ ያዘጋጀውን ለውጥ ለዓመቱ ዒላማቸውን እንዲያሳካ ለማድረግ የሚያስፈልገውን ለውጥ ለማቅረብ የሚያስችል ሙሉ የንግድ ጉዳይ ሊኖርዎት ይችላል.
የንግድ ሥራ ሂደቶችን ማቀላጠፍ ብቻ አይደለም. በ BAU ሚና ውስጥ የሚሠሩ ሰዎች በተለዋጭነት ማዕቀፍ ወይም የድርጅቱ ተፎካካሪ ሁኔታ አንድ አካል በመሆናቸው ለውጥን አስፈላጊ ማድረግን ሊገነዘቡ ይችላሉ.
የ Frontline ሰራተኞች ስትራቴጂዎችን ለማቅረብ ይሰራሉ, እና እዚያ ለመድረስ ምን እንደሚፈልጉ ያውቃሉ.
ፕሮጀክቶች ይህንን ለውጥ ተግባራዊ ለማድረግ የሚያስችል ዘዴ ናቸው. ፕሮጀክቶች የፕሮጀክት አስተዳደርን በመጠቀም በ BAU ተግባራት ላይ ለውጥን ያደርሳሉ. የፕሮጀክት ማኔጅመንት ምን እንደሚቀጥል እናብራራለን. የፕሮጀክቱ ዴርጅቱ የቡራ ቡዴኖቹ ያሊቸውን ሇውጥ ሇማሳዯፍ እየሠራ ይገኛሌ. ይህ የሚሆነው በአጠቃላይ የንግድ ሥራ ጉዳይ እና የከፍተኛ አስተዳደር አመራር በተፈቀደ የፕሮጀክት ማጽደቂያ ሂደትን ካሳለፈ በኋላ ነው.
ያ ማለት, በፕሮጀክት ሚና ውስጥ ያሉ ሰዎች ለንግድ ስራ መሻሻል ማሻሻያ ማቅረብ አይችሉም, ነገር ግን እንደ የፕሮጀክቱ ሚና አካል ሆነው በተቀጠሩበት ቦታ እንደ ሰራተኛ ሆነው ይሠራሉ.
ይህ የንግድ ክፍፍል እንደ "ሥራን መቀየር, ንግዱን ማካሄድ" የሚል የተጠቃለለ, በፕሮጀክቶቹ መጨረሻ ላይም የሚታይ ይሆናል. አንድ ፕሮጀክት የሚያከናውነው ለውጥ ለውጤት ማድረስ ነው. ይሄ አዲስ ሶፍትዌር, ሕንፃ, አዲስ አገልግሎት ወይም ሌላ ነገር ሊሆን ይችላል. የ BAU ቡድን ለንግድ ስራ ጥቅማጥቅሞችን ለማቅረብ እና በጥሩ ሁኔታ ጥቅም ላይ መዋሉ ነው. በሌላ አነጋገር ፕሮጀክቱ ጥቅሞችን ለመቀበል ያለውን ችሎታ ያቀርባል, እናም የ BAU ክወና ጥቅማ ጥቅም ለማግኘት ጥቅም ላይ ይውላል.
ፕሮጀክቶች አደጋን አደራጅ; BAU አደጋን ይቀንሳል
በተለምዶ ተግባራት ውጤታማ ሆነው ለንግድ ስራ, የ BAU ቡድኖች ሁሉንም ስጋቶች ለክንቻዎች ለማስታገስ ይጥራሉ. ለተሻለ ድርጅታዊ መረጋጋት እና ለተደጋጋሚ ሂደቶች በንግድ ስራ አለመረጋጋት መወሰድ ጥሩ ነገር ነው.
ልዩ እና እርግጠኛ ባልሆኑበት ሁኔታ ምክንያት ፕሮጀክቶች ለአደጋ የተጋለጡ ነገሮች ናቸው. ኩባንያው ለውጥን ሲያስተዋውቅ እና ከዚህ በፊት ያልተጠቀሰ ነገርን ስለሚያመጣ ፕሮጀክቱ በመሥራት ብቻ ወደማይታወቅ እየጨመረ ነው.
ስለሆነም የፕሮጀክት ቡድኖች ለድርጅቱ በ BAU ጎን ለጎን ተጋላጭ ናቸው. የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ጥሩ ውጤቶችን ለማግኘት, አዎንታዊ እና አሉታዊ ተፅእኖዎችን ለመቆጣጠር ይሞክራሉ. ይህ የሚከሰተውን የመከሰቱን እድል ለመገደብ ለመሞከር አደጋን መቀነስ, ነገር ግን ሌሎች የብዝበዛ አስተዳደር ስትራቴጂዎችን ያካትታል.
በፕሮጀክቱ ላይ አደጋን መቼም ሊያጠፋብዎት አይችልም, ነገር ግን ለ BAU ስራዎ መልካም ስራዎችን ለማከናወን ይችሉ ይሆናል.
ፕሮጀክቶች ጊዜ-ተጣብተዋል; BAU በመካሄድ ላይ ያለ ነው
ፕሮጀክቶች መጀመርያ, መካከለኛ እና መጨረሻ አላቸው. ይህ የፕሮጀክት የሕይወት ዑደት ነው . እንዲያውም, የፕሮጀክቱ ዋነኛው ባህርያት ማብቃቱ ነው. የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ እና የፕሮጀክቱ ቡድን በዚህ ጊዜ ውስጥ በፕሮጀክቱ ላይ ይሠራል. ከዚያ ደግሞ ቡድኑ በመረከቡ እና በመጨረሻም ዝግጅቱ ይቋረጣል.
BAU አይቆምም. እርግጥ ለንግድ ስራ የማይፈለግ ከሆነ ተግባርዎን ይዘጋሉ ወይም ከሂደቱ ማቆም ይችላሉ - ምንም እንኳ እንደ ፕሮጀክት ቢቆምም! አንድ የ BAU ተግባር ከማለቁ የመጨረሻ ቀን ጋር የማያቋርጥ ሥራ ያከናውናል.
ፕሮጀክቶች በጋራ ይወጣሉ. BAU በተደጋጋሚ መሆን አይቻልም
ፕሮጀክቶች በንብረት ተመስርተው ሊሠሩ ይችላሉ እና ብዙውን ጊዜ BAU ሊሆን አይችልም - ለሚቀጥለው የሥራዎ የሥራ ማስኬጃ ወጪዎች ላይ መሰረትዎ ነው. በሌላ አገላለጽ ለፕሮጀክቶች እና ለሌሎች ተግባራት የሂሳብ አያያዝዎች የተለያዩ ናቸው.
የፕሮጀክት ገንዘብ ማካካሻ አንድን እሴት ወደ አገልግሎት ከማምጣት ጋር ይዛመዳል, ይህም ወጪዎች በካፒታል ሊተኩ ይችላሉ ማለት ነው. በአንዳንድ ሁኔታዎች, እርስዎ በዓለም ውስጥ እንዳሉ እና በአካባቢያዊ የሂሳብ አያያዝ ደንቦችዎ ላይ በመመስረት የፕሮጀክት ወጪዎችን ከመስመር በታች ማድረግ ይችላሉ.
የባቡር ወጪዎች በአጠቃላይ ኦፒክስ (የሥራ ማስኬጃ ወጪዎች) ሲሆኑ እና በኩባንያው ትርፍ እና ኪሳራ በሂደት ላይ ናቸው.
የፕሮጀክት ፋይናንስ እና የንግድ ድርጅቶች የገንዘብ ድጋፍ በአጠቃላይ በጣም ልዩ የሆነ አካባቢ በመሆኑ በድርጅትዎ ውስጥ ምን መደረግ እንዳለበት እና ማን መሆን እንደሌለብዎት ፍርዶችዎን ከማየትዎ በፊት ሁልጊዜ ከርስዎ የፋይናንስ ባለሙያዎች ምክር መቀበል ሁልጊዜ ጥሩ ነው. የሂሳብ አወጣጥ ደንቦች ከአገር ወደ አገር ይለያያሉ, እና ከድርጅቶች እስከ ድርጅት ድረስ እያንዳንዱ ግለሰቦች የተወሰኑ ሂደቶች እና ነገሮችን የሚያከናውኑበት መንገድ አላቸው.
ጥርጣሬ ካለ ሁልጊዜ ሁልጊዜ ይፈትሹ!
ፕሮጀክቶች የተግባር ቡድኖችን ያካትታሉ; BAU የተግባር ቡድኖችን ያቅፋል
በመጨረሻም በፕሮጀክቱ ቡድኖች መገልገያ ላይ ትልቅ ልዩነት አለ. የፕሮጀክቱ ፕሮጄክቶች አንድ ልዩ የሆነ ውጤት ለማምጣትና ለማሰባሰብ በርካታ የልዩ ባለሙያ ባለሙያዎችን ያካትታል. የፕሮጀክት ቡድን እንዴት ማነሳሳት እንዳለበት ማወቁ ወሳኝ ነው, ምክንያቱም አንዳንድ ጊዜ ፕሮጀክቶች ለሁሉም ሰው እንዲያውቁት አይፈልጉም. ሰዎች ምን እየሰሩ እንደሆነ ግልጽ ግንዛቤ ከሌላቸው, ጥሩ ስራቸውን ላለማካተት ይታመማሉ.
የፕሮጀክት ቡድኖች የተለያዩ ሚናዎችን የሚያሟሉ ሰዎችን ያቀፈሉ ናቸው. እነዚህ የሥራ ምድቦች አይደሉም ነገር ግን የተለያዩ ፕሮጀክቶች ውስጥ ያሉ የሥራ ኃላፊነቶች ናቸው. በፕሮጀክቱ ቡድን ውስጥ ዋና ሚናዎች-
- ፕሮጀክት ድጋፍ ሰጭ
- ፕሮጀክት አስተዳዳሪ
- ከፍተኛ የሥራ አቅራቢ (ስራውን ሊያከናውን የሚችል ሃላፊ, እንደ IT ወይም የውጭ ኮንትራክተር ወይም አቅራቢዎች ሊሆን ይችላል)
- ደንበኛው (እንደ ሌላ የውጭ ጉዳይ መሥሪያ ቤት ወይም እንደ ደንበኛ አገልግሎት ድርጅት ውስጥ, እርስዎ ፕሮጀክቱን ለሚያቀርቡለት ደንበኛ የውስጥ ደንበኛ ሊሆን ይችላል)
- ርዕሰ ጉዳይ ባለሙያዎች (ለፕሮጀክቱ ስኬት አስተዋጽኦ ላደረጉት ፕሮጀክቶች ወይም ለፕሮጀክቱ በተወሰነ ጊዜ ውስጥ ለቡድኑ ያቀረቡ ሰዎች).
በፕሮጀክቱ ቡድን ውስጥ ስለሚኖራቸው ሚና ተጨማሪ ይወቁ.
በሌላ በኩል የባቡር ሥራ በተግባራዊ ቡድኖች ቁጥጥር ይደረጋል. በራሳቸው መብት ባለሙያዎች ናቸው, ነገር ግን እንደ ክፍፍል ሆነው በቡድን ተከፋፍለው በተለምዶ ከፕሮጀክት ቡድኖች ይልቅ ለሌላ ዲፓርትመንት ከበቂ በላይ የሆነ መስተጋብር ሲፈጥሩ ነው.
በተለምዶ የሚሠራቸው እና ለቡድኑ ዓላማዎች በጣም ግልጽ ናቸው. መምሪያው በድርጅቱ ውስጥ ለሚጫወተው ሚና ግልጽ ግልጽ ዒላማዎች እና ራዕይ ይኖራቸዋል. ምሳሌ አንድ ትልቅ የደንበኞች አገልግሎት ክፍል እንደአስተጓጎል እና እንደ ምርቶች ደንበኝዎች ኢሜል አካል ሆኖ የሚያገለግል የደንበኛ አገልግሎት ቡድን ነው.
በጣም የተወሳሰበ ነው-መደራረብ አለ. ለምሳሌ, በዚያ የደንበኞች የጥሪ ማዕከል ውስጥ የቡድን መሪ በክልላቸው ውስጥ ስፔሻሊስት ነው. የሥራውን ጥቅል እና ከደንበኛ ግንኙነት ጋር የሚገናኝ የፕሮጀክቱ አንድ ክፍል ለማቅረብ የሚረዱ ሃብቶችን ለማስተዳደር ከአንድ የፕሮጀክት ቡድን ሊፈቀድላቸው ይችላል. ነገር ግን በፕሮጀክቱ ስራ ውስጥ የቡድን አገልግሎት ቡድን መሪ ሳይሆን የ Subject Matter Expert ናቸው. እንደ የፕሮጀክት ቡድን አባል ለፕሮጀክት በጀቱ ተጠያቂነታቸው እና የመጨረሻው ግብ ላይ ለመድረስ ስራው እንዴት እንደሚሰራ ከፍተኛ ጥንቃቄ ይኖራቸዋል. ይህ በ BAU ሚናቸው ውስጥ ላይኖራቸው ይችላል.
በ BAU እና በፕሮጀክቶች መካከል ያለው ግጭት
የፕሮጀክት ስራ እና የቡድን ስራዎች እርስ በእርስ ጎን ለጎን ተቀምጠው ሊኖሩ ይችላሉ, ነገር ግን በተደጋጋሚ አለመግባባት አለ. ይህ የሚከሰተው ፕሮጀክቶች የሁኔታውን ለውጥ ለመለወጥ ስለሚሞክሩ ነው. አሁን ያለው ሁኔታ በጣም ጥሩ ነው, ሰዎች ብዙውን ጊዜ እንደ ለውጥ አይመለከቱም, ስለዚህ ሁልጊዜም እዚያ ውስጥ እዛ የሆነ ውጥረት ይኖራል.
ሁለተኛ, ሰዎች የፕሮጀክት ቡድንዎን እንዲቀላቀሉ ሲጠየቁ, በታማኝነት ግጭት ሊሰቃዩ ይችላሉ. ለቀን ስራያቸው ወይም ለፕሮጀክቱ የመጀመሪያ ሀላፊነታቸው ነው? ዓላማዎችን ግልጽ ማድረግ እና ከድርጅቱ ፕሮጀክት ጋር ቁርጠኛ ቁርኝት ሊረዳ ይችላል, እንዲሁም የኩባንያውን እና የቡድን ቅድሚያዎች ምን መሆን እንዳለበት ለማወቅ እንዲችሉ መስመሮችን ክፍት ማድረግ ያስችላል.
ሦስተኛ, በንግድ ሥራ ላይ ማስኬድ ሁልጊዜ ቅድሚያ የሚሰጠው ጉዳይ ነው. የድርጅቱ የዕለት ተእለት እንቅስቃሴዎች ትኩረታቸውን የሚስብ በማድረግ ለሥራ ተቋዳሾች የተጋለጡትን ገንዘብ ለመቁረጥ, ቁልፍ ሀብቶች ወደ BAU ሚና እና ጊዜያቶች ሊዘገዩ ይችላሉ.
የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች በዚህ ቢበሳጩ ሊሰማሩ ይችላሉ ነገር ግን ሁልጊዜ እንደዚያ መሆን ይጀምራል, እና መሆን አለበት. ኩባንያው እስከዚያ ድረስ ግዜ ከተዋጠ ድንቅ ፕሮጀክት ለማምጣት ምንም ነገር የለም, እና እርስዎ የገነቧቸውን ስራዎች የሚጠቀሙበት ማንም የለም.
እነዚህን መመሪያዎች በአዕምሯችን ይዘን, በፕሮጄክቶች ወይም በ BAU ወይም በሁለቱም ላይ እየሰሩ መሆንዎን ማየት ቀላል ነው.