ይህ ጽሑፍ የፕሮጀክት አስተዳደር አካባቢያዊ እውቀትን መመሪያ (PMBOK® Guide) - አምስተኛ እትም የሚለውን የፕሮጀክት ጊዜ አመራር ዕውቀትን ይመለከታል. የፕሮጀክት መርሃግብርን የሚመለከቱ ሌሎች መንገዶች አሉ ነገር ግን ወደ PMP® ማረጋገጫዎ እየሰሩ ከሆነ የ PMBOK® መመሪያ አቀራረብ ነው, እና ለሁሉም የፕሮጀክት አስተዳዳሪዎች ጥሩ ተሞክሮ ነው.
የፕሮጀክት ጊዜ አስተዳደር ሂደቶች
በ PMBOK® መመሪያ ውስጥ የፕሮጀክት አስተዳደር ጊዜ 7 ሂደቶች አሉት. የፕሮጀክት ጊዜ አስተዳደር ሂደቶች:
- እቅድ የጊዜ መርሃግብር አስተዳደር
- እንቅስቃሴዎችን ይግለጹ
- ተከታታይ እንቅስቃሴዎች
- የእንቅስቃሴ መርጃዎችን ይገምግሙ
- የግምታዊ እንቅስቃሴዎች ጊዜ ግምት
- መርሃ ግብር ይዝጉ
- የጊዜ ሰሌዳን ይቆጣጠሩ.
እስቲ በእያንዳንዳቸው ውስጥ ጠለቅ ብለን እንመርምር.
እቅድ የጊዜ ሰሌዳ አስተዳደር ሂደት
ይህ ደረጃ የፕሮጀክት መርሃግብርዎን ለመጀመሪያዎች እቅድዎ, ቀጣይነት ባለው ግንባታ, አተገባበር እና ከዚያም የጊዜ ሰሌዳውን ለመቆጣጠር የሚያስፈልጉትን ሁሉንም ፖሊሲዎች, ሂደቶችና ሰነዶች የሚሰሩበት ቦታ ነው.
ይህንን እቅድ የማውጣት ውጤት የጊዜ መርሃግብር እቅድ ማዘጋጀት ነው. ይሁን እንጂ በእውነተኛው ህይወት ውስጥ መርሃግብርዎን ለማስተዳደር የተለየ እቅድ አይኖርዎትም. እዚህ የሚሰሩትን አብዛኛዎቹ በፕሮጀክትዎ አስተዳደር ዕቅድ ውስጥ (የፕሮጀክት አስተዳደር እቅድ እንዴት እንደሚጻፍ እዚህ ያገኙ ) እና ሙሉ በሙሉ በቂ ነው.
የእንቅስቃሴዎች ሂደት ይግለጹ
ይህ ሂደት የፕሮጀክቱን አቅርቦቶች ለማዘጋጀት ምን ማድረግ እንዳለብዎት ያውቃሉ. በሌላ አባባል የፕሮጀክት ተግባራትን ይለያል. ስራውን ወደ ግለሰብ ተግባራት ለማከፋፈል በክልሉ የሥራ አመራር እንቅስቃሴዎች ውስጥ የተካተቱትን የቦታ መግለጫውን ይጠቀማሉ.
በዚህ ውስጥ የሚሠራው ዋናው ውጤት አንድ የተዘረዘሩ የፕሮጀክት ተግባራት ዝርዝር ውስጥ መድረስ ነው. ለቀጣዩ ሂደት ዋናው ነገር ጠቃሚ ነው.
ተከታታይ እንቅስቃሴዎች ሂደት
የሥራ ዝርዝርዎን በመጠቀም, አሁን በትክክለኛው ቅደም ተከተል ማስቀመጥ አለብዎት. በዚህ ሂደት መጨረሻ ላይ በፕሮጀክት ተግባሮች መካከል ያለውን ግንኙነት ይመለከታሉ. ይህ ሂደት ፕሮጀክቶችዎን በአግባቡ እንዲጠቀሙ እና በተቻለ ፍጥነት ለማድረስ እንዲችሉ ይህ ፕሮጀክት በትክክለኛ ቅደም ተከተል እንዲሰሩ ያግዝዎታል.
PMBOK® Guide የዚህን ሂደት ውጤት ኔትወርክን ስለማዘጋጀት ያነጋግራል, ነገር ግን ያን ያህል አስፈላጊ እና በእርግጠኝነት በእጃችን ማድረግ ያለብዎት ነገር የለም. በሆነ ምክንያት የአውታረ መረብ ንድፍ ለማውጣት ከፈለጉ የፕሮጄክት ማስተዳደር ሶፍትዌሩን ይህን ለማድረግ ይጠቀሙ. በመጨረሻም, የጥገኛዎች ዝርዝር እና የመጀመርያው እና የመፍጠሪያ ቀናቶች ዝርዝሮች እንዲሁ ጥሩ እና ያነሰ ጊዜን የሚቀንሱ ይሆናሉ.
ግምታዊ የእንቅስቃሴ መርጃ ሂደቶች
ምን ማድረግ እንዳለብዎ ሲያውቁ, ቀጣዩ ደረጃ ያንን ለማግኘት የሚያስፈልጉ ምን ምንጮች ማዘጋጀት ነው. የተገመቱ የእንቅስቃሴ መርጃ ሂደቶች በዚህ ላይ ያግዛሉ. በዚህ ሂደት ውስጥ የሚያስፈልጉትን የሰው ሀብቶች, መሳሪያዎች እና አቅርቦቶች, እና የእያንዳንዳቸውን ብዛት ይጨምራሉ.
ግምታዊ እንቅስቃሴ ርምጃ ሂደት
ይህ እርምጃ እያንዳንዱ ስራ ተወስዶ ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ማስላት ጠንክሮ መስራት ነው. በዚህ ሂደት ውስጥ እርስዎ ለይተው ያውቃቸውን ሀብቶች በመጠቀም ለእያንዳንዱ እንቅስቃሴ ምን ያህል ጊዜ እንደሚፈጀው ይማራሉ.
በእንቅስቃሴዎ ቆይታ ጊዜ ምንጮች ተገኝነት እና የበዓላት ቀኖችን ግምት ውስጥ እንዳያስገቡ መርሳት የለብዎትም. አንድ ስራ ብቻ 8 ሰዓት ብቻ ስለሚወስድ ማለዳ ማለቁ ነው ማለት አይደለም.
የጊዜ ሰሌዳ አዘጋጅ
በመጨረሻም የፕሮጀክት መርሐግብርዎን ማዘጋጀት ይችላሉ. ከላይ ከተሰጡት ሂደቶች የተሰበሰበ መረጃ ሁሉ ቀላል ሊሆን ይገባል.
በፕሮግራሙ ሂደት ውስጥ በሂሳብ ማጎልበት ሂደት ውስጥ በጣም የተወሳሰበ ሂደት ነው. 13 ግብዓቶች አሉ (ከጣቢያው በላይ ያሉ ነገሮች በሙሉ ከፕሮጀክቱ አውደ ጥናት ጋር የተያያዙ አደጋዎች, ወሰን እና አካላት). መርሃግብሩ ራሱ ከውጭዎቹ ውስጥ አንዱ ብቻ ነው, ሌሎቹ ግን (የእኔ እይታ) በጣም አስፈላጊ ናቸው.
ከሁሉም ነገር ውስጥ, የፕሮጀክትዎን ተግባር ለማስተዳደር ወሳኝ ሰነድ የሆነውን የጊዜ መርሃግብር ለማግኘት ይሄን ሁሉ ያቋርጣሉ.
የእርስዎ መርሃግብር የ Gantt ገበታ መሆን የለበትም. የሚያስቡባቸው የቦርት ሰንጠረዦች 5 አማራጮች እነሆ.
የጊዜ ሰሌዳን ይቆጣጠሩ
በመጨረሻም የመቆጣጠሪያ የጊዜ ሂደቱ የፕሮጀክት መርሐግብርዎን ለመከታተል እና ለማዘመን የሚያስፈልጉትን መሳሪያዎች ይሰጥዎታል, ለውጦቹ በተገቢው ሁኔታ እንደተቀናበሩ እና የፕሮጀክትዎን የጊዜ ቅደም ተከተሎች መቆጣጠርዎን ያረጋግጣሉ.
የፕሮጀክት መርሐግብርዎን ማዘጋጀት እና ከዚያ በኋላ መከታተል ትልቅ ሥራ ነው, ነገር ግን በራስ መተማመን ሊያገኙ የሚችሉበት የጊዜ ሰሌዳ መኖሩን ማወቅ በጣም ጠቃሚ ነው.