የመጀመሪያ ፕሮጀክትዎን በተሳካ ሁኔታ ማቀናበር

እንኳን ደስ አለዎ! በቅርቡ በጣም አስፈላጊ የሆነ አዲስ ፕሮጀክት ተቆጣጣሪ ሆናችኋል. በግልጽ ማየት እንደሚቻለው, አለቃዎ በዚህ ሙያ ላይ በራስ የመተማመን ድምጽ እንዲሰጥዎት ይህንን እድል እየሰጡት ነው. እና በሚገርምዎት ጊዜ, ይህ ለጠቅላላው ፕሮጀክት ተጠያቂዎ የመጀመሪያዎ ነው, እና በጣም ትንሽ የሚያስፈራ ነው

ብዙ ጥያቄዎች በአዕምሮዎ ውስጥ ይሠራሉ:

• እንዴት ነው መጀመር የምችለው?
• ፕሮጀክቱን ከመጀመር ጅነሳ ወደ መዘጋት ለማውጣት የሚያስፈልጉት ደረጃዎች ምንድን ናቸው?

• ከፍተኛ አፈፃፀም የፕሮጀክት ቡድን እንዴት መሥራት እችላለሁ ?
• በዚህ ሂደት ውስጥ እገዛን ማን እጠይቃለሁ? የስራ አመራር ድጋፍ አለን?

ይህ ልኡክ ጽሁፍ አዲሱ ፕሮጀክት , ኮሚቴ ወይም የቡድን ተነሳሽነት ለድርጅቱ ልዩ ተግባር እንዲመራው በመርዳት ላይ ያተኩራል. የእረፍት ፓርቲን እያስተዋወቁም ሆነ አዳዲስ የምርት ልማት ጥረቶችን የሚያቀናበሩ ወይም የፕሮጀክት ማኔጅመንቶችዎ እና ሂደቶችዎ የእድልነት ዕድልዎን ከፍ ያደርገዋል.

በመጀመሪያ, የፕሮጀክቱን 5 ደረጃዎች ተረዱ:

ስለ እያንዳንዱ የ 5 ደረጃዎች ዝርዝር በዝርዝር እንዲያስነብቡ ባበረታታዎኝ እነርሱ እንደሚሉት ይወቁ.

1. ማነሳሳት- ፕሮጀክቱን መጀመር.
2. እቅድ ማውጣት - ሁሉንም የፕሮጀክቱን ስራ ማቀድ.
3. ማስፈጸም: በእርግጥ ስራውን ማከናወን.
4. ተቆጣጣሪ እና ተቆጣጣሪ- በፕሮጀክቱ ጊዜ ውስጥ እርስዎ የሚያከናውኗቸውን ሥራዎች በሙሉ ለመከታተል.
5. መዝጋት - ፕሮጀክቱን መሙላት እና ማጠናቀቅ እና ቡድኑን መቀጠል.

እነዚህ እርምጃዎች ለእያንዳንዱ ፕሮጀክት አንድ ናቸው.

ለፕሮጀክቱ መሰረታዊ እርከኖች Novice:

1. የርዕዮተ ክፍሉን መለየት የመጀመሪያው እና ከሁሉም ወሳኝ የሆነ ማናቸውም ፕሮጀክት የፕሮጀክቱን ወሰን እየለየ ነው . ምን ማድረግ አለብዎት? የፕሮጀክቱ አላማ ምንድን ነው? እንደዚሁም በፕሮጀክቱ ወሰን ውስጥ የማይካተቱትን ማለት እኩል ነው. በአለቃህ ላይ በቂ ትርጉም ካላገኙ የራስህን ወሰን ግለፅ እና ለማረጋገጫ ወደ ላይ ወደ መድረክ ላከው. ምሳሌው ከንግዱ ርዕሱ ትንሽ ቢወጣ, ሁላችንም ከሠርግ ግብዣ ጋር ሊዛመድ ይችላል. የሠርግ አቀባበል ዝግጅት ለማድረግ እንደ ወሰንዎ መጠን የጋብቻ ምደባ ለ 100 እንግዶች ማዘጋጀት, የእራት, የተከፈተ አሞሌ, የሠርግ ኬክ እና የ $ 20,000 ዶላር ባልሆነ ዋጋ በአንድ የተወሰነ ቀን ውስጥ ለሽርሽር ያዘጋጁ.

1. የሚገኙትን ምንጮች ለይተው ይወቁ: የፕሮጀክቱን ግቦች ለማሳካት ምን ሰዎች, መሣሪያዎች እና ገንዘቦች ለርስዎ ያገኛሉ? እንደ የፕሮጀክት ሥራ አስኪያጅ, አብዛኛውን ጊዜ እነዚህን ንብረቶች በቀጥታ መቆጣጠር አይችሉም, ነገር ግን በማትሪክስ ማኔጅመንት በኩል ማስተዳደር አለባቸው .
2. የጊዜ ሰሌዳን ይረዱ: ፕሮጀክቱ ማጠናቀቅ ያለበት መቼ ነው? የፕሮጀክት ፕላንዎን ሲጨርሱ በፕሮጀክቱ ጊዜ ውስጥ ጊዜዎን እንዴት እንደሚጠቀሙበት ሁኔታዎችን ሊያመቻቹ ይችላሉ, ነገር ግን የጋብቻው የመመለሻ ሁኔታ ሲከበር የግዜ ገደቦች የተለመዱ ናቸው. መርሃግብሩን ለማሟላት ተጨማሪ ሰዓት ለመመደብ ከወሰኑ, በጀትዎን ገደቦች ላይ መመዘን አለብዎት.
3. የፕሮጀክት ቡድንዎን ያሰባስቡ : በቡድንዎ ውስጥ ያሉትን ሰዎች ያግኙ እና ውይይት ይጀምሩ. እነሱ የቴክኒክ ባለሙያዎች ናቸው. ለዚህም ነው የእነሱ ተቆጣጣሪ ለፕሮጀክቱ የሰጣቸው. የእርስዎ ሥራ ቡድኑን ማስተዳደር ነው.
4. ስራውን ዝርዝር, ክፍል 1: ፕሮጀክቱን ለማጠናቀቅ የሚፈጠሩ ትልልቅ ምንባቦች ወይም አካላት ምንድን ናቸው? ለምሳሌ, የሠርግ ድግስ በከፍተኛ ደረጃ ማለት ነው-የመቀበያ አዳራሽ, ምግብ, መጠጥ, ኬክ, እንግዶች እና መዝናኛዎች. እርግጥ ነው, እያንዳንዳቸው ትላልቅ እቃዎች ወደ ብዙ ተጨማሪ እቃዎች ሊከፋፈሉ ይችላሉ. ይህ ቀጣዩ እርምጃ ነው.
5. ስራውን ዝርዝር, ክፍል 2: ከላይ በተቀመጠው የሠርግ ግብዣችን ላይ, የተለያዩ ክፍሎች ላይ ኃላፊ ወይም ቡድን አለዎት. እያንዳንዱን ዋና ንጥረ ነገር ለማምጣት አስፈላጊ የሆኑትን ዝርዝሮች ለማስቀመጥ ከቡድን አባላትዎ ጋር ይስራሉ. የምግብ ሃላፊው / ዋ የምቾት አማራጮችን, ዋጋዎችን ገደብ, እና ወሰን / ማሳደግን የሚደግፉ ምርጫዎች መምረጥ አለበት . በእያንዳንዱ በትልቁ ደረጃዎች ውስጥ ያሉትን አነስ ያሉ እርምጃዎች ዘርዝሩ. በዝርዝርና በዝርዝር የተቀመጡ ደረጃዎች ምን ያህል ደረጃዎች እንደሚሄዱ በፕሮጀክትዎ መጠን እና ውስብስብነት ላይ ይወሰናል.

1. የመጀመሪያ እቅድ ያዘጋጁ: ሁሉንም ደረጃዎችዎን ወደ እቅድ ያሰባስቡ. ይህን ለማድረግ ጥሩ መንገድ ቅድመ-እሴት ሠንጠረዥ ሌላ ምን መሆን እንዳለበት ለይቶ ማወቅ ነው. መደበኛ የፕሮጀክት ማኔጅመንት ልምዶች የኔትወርክ ሥዕላዊ መግለጫ (ኔትወርክ) ተብሎ የሚጠራውን እና እጅግ ወሳኝ የሆነውን መንስኤ ለመለየት ይጠራሉ. ይህ ምናልባት ከእርስዎ ፍላጎት ወይም ከእውቀት ደረጃ ውጭ ሊሆን ቢችልም ዋነኛው ጉዳይ እንቅስቃሴዎቹን በቅደም ተከተል ቅደም ተከተል ማስያዝ እና ሃብቶችን ለድርጊቶቹ ይመደባል. ለጥያቄዎች የሚቀርቡ ጥያቄዎች-በመጀመሪያ ምን ይሆናል? ቀጣዩ ደረጃ ምንድን ነው? ከተለያየ ሀብቶች ጋር በአንድ ጊዜ ሊሄዱ የሚችሉ ደረጃዎች የትኞቹ ናቸው? እያንዳንዱን እርምጃ የሚሠራው ማነው? ምን ያህል ጊዜ ይወስዳል? በጣም ብዙ የሆኑ ይህን ዝርዝር ለእርስዎ ሊያመቻቹ የሚችሉ ብዙ ጥሩ የሶፍትዌር ጥቅሎች አሉ. በተመሳሳይ ደረጃ ላይ ሌሎች ምን እንደሚጠቀሙ ጠይቃቸው.
2. የመሠረትዎ ዕቅድዎን ይፍጠሩ: ከቅድመ ዕቅድዎ ከቡድንዎ እና ከማንኛውም ማናቸውም ባለድርሻዎች ግብረመልስ ያግኙ. የጊዜ ሰሌዳዎችን እና መርሃግብሩን ከፕሮጀክቱ ጋር በተስማማበት ሰዓት ለማመቻቸት መርሐግብር ያስተካክሉ. የመነሻ መርሃግብር ለማዘጋጀት ከመደበኛ እቅድ ጋር አስፈላጊውን ማስተካከያ ያድርጉ.

1. የፕሮጀክት ማስተካከያዎችን ለመጠየቅ-አንድ ፕሮጀክት የተመደበ ጊዜ, ገንዘብ, ወይም ችሎታ በጣም ትንሽ ነው. ሥራዎ ከሚጠበቀው በላይ በሆኑት ነገሮች ላይ የበለጠ መጨመር ነው. ይሁን እንጂ ብዙውን ጊዜ በፕሮጀክቱ ላይ ገደቦች እምብዛም የማይታወቁ ናቸው. ጉዳይዎን ማዘጋጀት እና ለጀማሪዎ ማቅረብ እና እነዚህን እውነታዊ ያልሆኑ ወሰኖች እንዲለወጡ ይጠይቁ. በፕሮጀክቱ መጀመሪያ ላይ ለውጦችን ይጠይቁ. የሚያስፈልጓቸውን ለውጦች መጠየቅ ላይ ችግር ሲያጋጥምዎ አይጠብቁ. ሆኖም ግን, የፕሮጀክቱ ሠርግ በሠርግ ላይ ከሆነ, በርካታ ለውጦችን በመጠየቅ ስኬታማ ለመሆን መጠበቅ አለብዎት!
2. ዕቅድዎን ይስሩ, ነገር ግን ለሱ አይሙት: እቅድ ማውጣት አስፈላጊ ነው ነገር ግን ዕቅዱ ሊለወጥ ይችላል. በየዕለቱ ጠዋት ወደ ሥራ ለመሄድ እቅድ አለዎት. አንዱ የመስቀለኛ መንገድ በአደጋ ምክንያት ከታገደ, እቅድዎን ይለውጡ እና በተለየ መንገድ ይለወጣሉ. በፕሮጀክት እቅዶችዎ ላይም ተመሳሳይ ያድርጉት. እንደአስፈላጊነቱ ይቀይሩ, ግን ሁልጊዜ ክፍተቱን እና ሀብቶቹን በልቡ ይያዙት.
3. የቡድንዎን ሂደት ይቆጣጠሩ: በፕሮጀክቱ መጀመሪያ ላይ ትንሽ ዕቅድ ይሰጣሉ, ሆኖም ግን ሁሉም ሰው ምን እያደረገ እንደሆነ ለመከታተል ይጀምሩ. ይህ ችግር ከመከሰታቸው በፊት ችግሮችን ለማምጣት ቀላል ያደርገዋል.
4. ሰነዱ ነገር ሁሉ: መዝገቦችን አቆይ. የመነሻ መስመርዎን ሲቀይሩ, ለውጡ ምን እንደ ሆነ ለምን አስፈላጊ እንደሆነ ይጻፉ. አዲስ መስፈርት ለፕሮጀክቱ በሚታከልበት ጊዜ መስፈርቱ የት እንደመጣ እና የጊዜ ገደቡ ወይም በጀት በእሱ ምክንያት ሲስተካከል. ሁሉንም ነገር ማስታወስ አይችሉም, ስለዚህ በፕሮጀክት መጨረሻ-መጨረሻ ላይ ለመመልከት እና ከእነሱ ለመማር እንዲችሉ ጻፍዋቸው.
5. ሁሉም ሰው እንዲያውቅ አድርጉ : የፕሮጀክቱ ባለድርሻ አካላት ስለ ሂደቱ ሁሉ ያዉቁአቸው. ሁሉንም የእድሜ ደረጃዎን ሲሞሉ ስኬታማ መሆናችሁን ያሳውቁ, ነገር ግን እንደመጡ ችግሮቻቸውን ያሳውቁታል. በተጨማሪ, ለቡድኑ እንዲያውቁት ያድርጉ. ለውጦች እየተገበሩ ከሆነ, በተቻለ መጠን ለቡድን ስለእሱ ይንገሯቸው. በቡድኑ ውስጥ ያሉ ሁሉም ሰዎች ምን እያደረጉ እንደሆነ በደንብ ያረጋግጡ.

The Bottom Line

የፕሮጀክት ተነሳሽነት ለመምራት መደበኛ የህዝብ ስራ አስኪያጅ መሆን የለብዎትም. ይሁን እንጂ የፕሮጀክት አስተዳደርን መሳሪያዎች እና ሎጂክ ለዓላማዎችዎ ለማብራራት, ስራውን በዝርዝር, ለቡድን መገንባት እና ስራውን መቆጣጠር እና መቆጣጠርን ስራ ላይ ማዋል አለብዎት. ለስኬታማነት ምርጥ!